Escribir correos electrónicos que la gente no ignorará
Sus clientes y colegas no tienen tiempo para interactuar completamente con cada correo electrónico que reciben. Algunos de ellos reciben cientos de mensajes por día. Es por eso que empiezan con los que pueden lidiar rápidamente. Puede que nunca lleguen a responder —o incluso leer— al resto.
Entonces, ¿cómo te ganas su atención? Pruebe estos consejos:
Se adhieren a mayúsculas y signos de puntuación estándar. Las convenciones de buena escritura pueden parecer una pérdida de tiempo para el correo electrónico, especialmente cuando está tocando mensajes en un dispositivo de mano. Pero es cuestión de hacer las cosas bien... las pequeñas cosas. Incluso si las personas de tu grupo no sacan mayúsculas o puntuan en sus mensajes, destacan como alguien que lo hace. Corrieron correos electrónicos que violan las normas básicas del lenguaje escrito descuidado. Y su estilo abreviado puede ser confuso. Lleva menos tiempo escribir un mensaje claro la primera vez que hacer un seguimiento para explicar lo que querías decir.
Llegar directamente al grano (cortésmente, por supuesto). Sea directo al hacer una solicitud. No pongas mantequilla al destinatario primero, aunque un breve cumplido puede ayudar («Gran entrevista. Gracias por enviarlo. ¿Puedo pedirle un favor?»). Deletrea los plazos y otros detalles que el destinatario necesitará para hacer el trabajo bien y a tiempo.
Sé breve, pero no demasiado breve. La gente encuentra los correos electrónicos largos irritantes y que consumen energía. Cuanto más tengan que desplazarse o deslizar, menos receptivos serán a tu mensaje. Probablemente simplemente lo descarten y se perderán detalles importantes, o se lo salten por completo. Así que rara vez componen más de una sola pantalla de lectura. Enfoque su contenido y apriete el idioma.
Pero mientras recortas la grasa de tu mensaje, mantén la carne intacta. Al proporcionar una actualización de proyecto, por ejemplo, proporcione suficiente información de fondo para orientar a sus lectores. Considere su mensaje desde su perspectiva. No están tan inmersos en tu proyecto como tú, y probablemente tengan muchas otras cosas sucediendo. Así que recuérdeles dónde estaban las cosas la última vez que enviaste una actualización, y describe lo que ha sucedido desde entonces.
Traza lo que pasó y cuándo. Cuando surge una disputa grave en una empresa, los abogados suelen pedir a sus clientes que produzcan una «cronología de eventos relevantes», detallando los incidentes más importantes que condujeron a la disputa. Este documento ayuda a todos los involucrados a pensar con más claridad sobre cómo se desarrollarán las cosas. Intente adoptar un enfoque similar al escribir sus correos electrónicos. Te ayudará a organizar tus pensamientos en una narrativa coherente. Una historia con un claro comienzo, medio y fin mantendrá el interés de sus lectores de manera más efectiva que los hechos mezclados intercalados con opiniones.
Añada una línea de asunto breve pero descriptiva. Antes de pulsar «Enviar», comprueba su línea de asunto. Si es genérico o en blanco, el mensaje se perderá en la bandeja de entrada sobrerellenada del destinatario. ¿Le estás pidiendo a alguien que actúe? Resalte eso en la línea de asunto. Haga que su solicitud sea fácil de encontrar y satisfacer.
Copia a la gente juiciosamente. Incluya solo a aquellos que comprenderán inmediatamente por qué están en el hilo; no haga clic automáticamente en «Responder a todos». Es posible que su corresponsal haya sido más inclusivo con la lista «Copiar», y si repite ese error, continuará molestando a los destinatarios que no deberían estar allí. Y evite usar BCC a menos que esté seguro de que es necesario. Podría conseguirte una mala reputación de ser indiscreto.
Este es el tercer post de la serie de blogs de Bryan A. Garner sobre escritura de negocios. La serie se basa en los consejos del nuevo libro de Garner, el Guía de HBR para una mejor redacción empresarial.
Puesto 1: No anestesie a sus colegas con mala escritura
Puesto 2: Una carta bien elaborada todavía hace el trabajo
— Escrito por Bryan A. Garner
