Equilibrio híbrido entre la vida laboral y personal. Así es como Microsoft intenta solucionarlo.

Después de que los empleados de Microsoft pasaran a ser virtuales durante la pandemia de la COVID-19, un estudio empresarial reveló que la satisfacción de los empleados con la conciliación de la vida laboral y personal se redujo 13 puntos porcentuales. ¿Por qué? Prácticas laborales insostenibles que los mantenían atados a la tecnología. Para mejorar el bienestar, la empresa descubrió las causas fundamentales (la colaboración constante, la falta de tiempo de concentración y las vacaciones y el tiempo fuera no utilizados) y se puso manos a la obra. Otras empresas que se enfrenten a desafíos laborales similares pueden implementar sus acciones (priorizar el trabajo, establecer límites y reevaluar las reuniones).

••• Si hubiera una palabra que definiera el año 2021, sería «abrumado». Tras un año y medio de pandemia, con bandejas de entrada desbordadas y reuniones consecutivas, la gente está cansada. La gente también busca una respuesta a este agotamiento digital, incluido yo. Como director de la función de análisis de personas de Microsoft, dedico mucho tiempo a explorar este problema analizando los datos. Cuando mis colegas[estudió](https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work) las tendencias anónimas de productividad de millones de clientes de Microsoft en todo el mundo, las vieron un año después de la pandemia, el tiempo semanal dedicado a las reuniones de Teams se duplicó con creces y la persona media enviaba un 42% más de charlas fuera del horario laboral. Si bien al principio esta parecía la mejor manera de que los equipos se mantuvieran conectados, desde entonces nos hemos dado cuenta de que estas videollamadas, correos electrónicos y chats sin parar se han convertido en una sobrecarga digital, y vemos el impacto en el bienestar en nuestras encuestas a los empleados de Microsoft. Entre abril y noviembre de 2020, la satisfacción de los empleados con la conciliación de la vida laboral y personal se redujo 13 puntos porcentuales. Por eso, mi equipo y yo nos propusimos descubrir los motivos de la caída e identificar las medidas basadas en los datos que los gerentes y los empleados podrían tomar para cambiar las cifras en este entorno de trabajo híbrido. Nos preguntamos qué podemos aprender de los patrones de actividad de nuestros empleados, del tiempo de vacaciones que se toman y de las encuestas. ¿Y qué pueden hacer los directivos para crear una cultura en la que exista un equilibrio entre la vida laboral y personal y los empleados prosperen? ¿Uno en el que terminar su lista de tareas pendientes o evitar trabajar fuera del horario laboral no requiera un esfuerzo sobrehumano ni una autodisciplina poco realista? ## Las prácticas laborales virtuales que afectan al bienestar de los empleados Para responder a estas preguntas, estudiamos la actividad de colaboración agregada y anónima y los datos de encuestas de miles de empleados de Microsoft a lo largo de muchos meses, la mayoría de los cuales trabajaban desde casa debido a la pandemia. En general, descubrimos que la colaboración excesiva, la falta de concentración ininterrumpida y la omisión del tiempo libre eran los principales impulsores de la disminución de la conciliación entre la vida laboral y personal que estábamos investigando. ### A medida que aumentaba el tiempo de colaboración, el bienestar disminuía. La primera parte de nuestro análisis, basada en los datos de actividad laboral y opiniones de abril de 2020, confirmó lo que creíamos cierto: los empleados que dedican más tiempo a colaborar (asistir a reuniones, escribir correos electrónicos y enviar charlas) tienen menos satisfacción con la conciliación de la vida laboral y personal que sus colegas con menos horas de colaboración. Los empleados satisfechos con la conciliación de su vida laboral y personal asisten a un 25% menos de reuniones y dedican una media de 6 horas menos a la semana a colaborar en comparación con los empleados con una opinión neutral o desfavorable sobre la conciliación de la vida laboral y personal. Además, los empleados satisfechos con la conciliación de su vida laboral y personal suelen enviar un 29% menos de correos electrónicos en general y un 36% menos de correos electrónicos fuera del horario laboral. ### A medida que las personas dedican más tiempo a concentrarse, el bienestar mejora. Por otro lado, vimos que los empleados satisfechos con su equilibrio entre la vida laboral y personal tenían 1,3 veces más horas de concentración y 1,3 veces más bloques de concentración de dos horas en comparación con los empleados menos satisfechos con su conciliación. ### A medida que aumentaba el tiempo de vacaciones, también lo hacía el bienestar. Luego, analizamos los patrones del tiempo de vacaciones. Descubrimos que, a principios de la pandemia, muchos empleados de Microsoft dejaron de tomarse sus vacaciones por completo porque se refugiaron en un lugar, evitaron viajar y se quedaron en casa. De hecho, hemos visto que la cantidad media de vacaciones registrada por los empleados estadounidenses de Microsoft se redujo hasta un 83%. Esa caída provocó un efecto dominó y pudimos ver en las cifras que tomarse vacaciones —o no— tiene un impacto real en la percepción de los empleados sobre la conciliación de la vida laboral y personal. Según nuestra investigación, observamos que los empleados estadounidenses que pudieron tomarse tiempo libre para recargar energías en marzo o abril de 2020 tuvieron, de media, una percepción 8 puntos porcentuales más alta de la conciliación de la vida laboral y personal en el mes de mayo que los empleados que no se tomaron tiempo libre durante esos meses. Entonces, si parte del secreto del bienestar está en menos reuniones, más tiempo de concentración y tomarse tiempo libre para recargar energías, ¿cómo lo hacemos exactamente? Estas son cuatro estrategias que diferentes equipos de Microsoft han empezado a implementar. ## Priorizar Nuestros datos muestran que una de las cosas más importantes que puede hacer un directivo para mejorar la conciliación de la vida laboral y personal es ayudar a su equipo a priorizar. En concreto, los empleados que no reciben apoyo de sus gerentes para priorizar están mucho menos satisfechos con la conciliación de su vida laboral y personal. De hecho, los datos recopilados entre octubre y noviembre de 2020 muestran que el 81% de ellos están insatisfechos y el 42% no se siente tan productivo como antes de la pandemia. Como entrenador, sé que nunca lo tendremos _todos_ hecho. Así que he tenido que mantener conversaciones difíciles con los socios y otros equipos para decirles: «Vale, podemos hacerlo... pero eso significa que puede que no podamos hacer estas otras tres cosas. ¿Qué es lo más importante aquí?» Para combatir de verdad esta sobrecarga y mantener las cargas de trabajo sostenibles, no siempre podemos decir «y», sino que se reduce a «lo uno o lo otro». Mi equipo sigue bromeando diciendo que la priorización bien podría llamarse «ponerse en contacto con el klinghoffer que llevas dentro», ya que lo he dicho tanto. Pero se ha convertido en mi mantra por una razón. La priorización es la forma en que creamos estabilidad incluso ante el caos. Es la plataforma fundamental para conciliar la vida laboral y personal porque permite a su equipo tomar el control, alzar la voz y decir «no» a las cosas que no son fundamentales para la misión, lo que al final significa menos reuniones, más tiempo de concentración y, lo que es más importante, la libertad de tomarse un tiempo libre. ## Reevaluar las reuniones Una vez que se priorice adecuadamente el trabajo, el siguiente paso es volver a evaluar las reuniones del equipo. Estas son algunas estrategias que nos han funcionado. ### Construye descansos. Un pequeño respiro entre las sesiones de colaboración es una oportunidad para que los empleados tomen un vaso de agua, se preparen para su próxima llamada o hagan la transición mental a un nuevo tema. Cuando cambiamos nuestro enfoque de maximizar el tiempo de las reuniones a maximizar la eficacia de las reuniones, Microsoft[investigación sobre el cerebro](https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/brain-research) muestra que las reuniones con un intervalo de cinco a 10 minutos entre ellas no solo reducen los niveles de estrés de los empleados, sino que también permiten una mejor concentración y compromiso. En Outlook u otra plataforma de correo electrónico, las organizaciones pueden[conjunto](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2021/04/20/research-shows-your-brain-needs-breaks-outlook-and-microsoft-teams-can-help/) un valor predeterminado en toda la empresa para estas pausas, o los empleados y los equipos individuales pueden cambiar su propia configuración. ### Evite reservar la semana. Al igual que las pausas entre reuniones, el tiempo al principio y al final de cada semana ayuda a los empleados a hacer la transición. Por ejemplo, las reuniones de los lunes por la mañana pueden presionar a los empleados para que se preparen durante el fin de semana, lo que aumenta aún más la sensación de abrumamiento. En su lugar, dedíquese los lunes por la mañana para concentrarse y prepararse y preparar al equipo para que colabore con éxito a lo largo de la semana. También hemos visto a muchos equipos de Microsoft adoptar los viernes sin reuniones como tiempo dedicado a resumir el trabajo clave y desconectarse por completo antes del fin de semana. ### Pulse pausa. Un reciente[estudio](https://www.microsoft.com/en-us/research/uploads/prod/2021/01/CHI2021_RemoteMeetingMultitask_CameraReady-2.pdf) de Microsoft Research, muestra que la multitarea en las reuniones aumenta significativamente en reuniones más largas y más grandes. En el estudio, las personas también mencionaron con frecuencia que realizan múltiples tareas durante las reuniones que consideran irrelevantes o en las que no tienen interés o participación.

Así que tómese su tiempo para dar un paso atrás y volver a evaluar la eficacia de las reuniones para su equipo preguntando por las perspectivas de los miembros de su equipo. Pregúntese también: ¿es dueño de las reuniones con poca participación y mucha multitarea? ¿Podrían ser más cortas algunas reuniones? ¿Menos frecuente? ¿Quién necesita realmente estar ahí? ¿Deberían ser periódicos o solo programarse según sea necesario?[¿Tienen que ser reuniones?](/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting)? ## Proteja el tiempo para concentrarse y establecer límites Con el trabajo priorizado y las reuniones reducidas, anime a su equipo a priorizar el tiempo que dedican al trabajo centrado y a establecer límites para protegerlo. ### Fomente el tiempo de concentración. Sugiera que su equipo reserve bloques de tiempo de forma proactiva para centrarse en el trabajo cada semana a fin de abordar las prioridades clave. Ahorrar tiempo permite a los empleados dedicarse a un trabajo profundo y sumergirse en los proyectos sin distracciones ni interrupciones. Más tiempo de concentración significa más progreso, lo que significa menos abrumador. También significa que se dedica menos trabajo a las actividades fuera del horario laboral. ### Utilice la tecnología para respetar las horas de silencio. El trabajo híbrido va más allá del «dónde» trabajamos, sino también del «cuándo». Por ejemplo, equilibrar mi trabajo con mi agenda personal a veces significa que revisar mi bandeja de entrada por la noche, cuando puedo concentrarme de verdad, es la mejor manera de hacer el trabajo. Por otro lado, nuestras investigaciones muestran que un correo electrónico de un gerente fuera del horario laboral puede tener un efecto dominó en el trabajo del equipo fuera del horario laboral. La tecnología puede ayudar a su equipo a capacitar a todos para que trabajen de la manera que mejor para ellos y, al mismo tiempo, evitar la mentalidad de «siempre activo». Cuando trabajo por la noche, que es la forma en que mejor trabajo como _individual_ — Aprovecho las funciones de «retraso en el envío» para asegurarme de que mi horario de trabajo flexible no se convierta en un factor estresante para otra persona a altas horas de la noche. También he animado a mi equipo a silenciar las notificaciones para eliminar la presión de revisar los correos electrónicos y los chats cuando llega el momento de que se vayan del trabajo. También hemos establecido normas de equipo sobre cuándo se esperan respuestas, para que nadie sienta que está de guardia constantemente. ## Fomente el tiempo fuera Por último, analice activamente las formas de facilitar que los empleados se tomen sus merecidas vacaciones. ### El tiempo fuera puede que no se vea como antes. La capacidad de desconectar es clave para conciliar la vida laboral y personal. Ya se trate de vacaciones, vacaciones en casa, días de salud mental, días de enfermedad o celebración de fiestas religiosas, descansar y recargar energías pueden significar cosas diferentes para diferentes personas. A finales de 2019, redefinimos la licencia por enfermedad en Microsoft para incluir días de salud mental; no nos dimos cuenta de lo importante que sería unos meses después, con la llegada de la pandemia. También ofrecimos cinco días de bienestar en todo el mundo, además de las vacaciones que se les asignan habitualmente, para animar a los empleados a tomarse más tiempo libre. En términos generales, ayude a su equipo a entender que hay muchas razones para tomarse un tiempo fuera que no dependen de los viajes o los viajes y que su bienestar es una prioridad a la que vale la pena dedicar tiempo. ### Haga que sea más fácil tomarse vacaciones. A los empleados les resultará difícil marcharse si sienten que no tienen la cobertura o el apoyo. Como su gerente, ofrézcase de forma proactiva a ayudar a cubrir cuando no estén. También puede crear un sistema de amigos que dé a cada empleado alguien que supervise su trabajo mientras esté fuera. Incluso podría facilitar los días de consenso en los que los miembros de su equipo acepten tomarse un tiempo de descanso juntos para minimizar el correo electrónico y el resto del trabajo acumulado al que tendrán que volver. . . . Los tiempos de grandes transiciones y cambios son una oportunidad para dar un paso atrás y replantearse. A medida que el mundo cambia, la forma en que trabajamos también puede hacerlo. Lo más poderoso que he aprendido de nuestro estudio sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal es que, como directivos, tenemos la oportunidad de desafiar el status quo y decir: «esto puede ser mejor». Al centrarse en las tácticas anteriores, los directivos pueden crear un mundo en el que la responsabilidad de conciliar la vida laboral y personal no recaiga únicamente en las hombros de la persona. Se trata de establecer normas para el equipo y un entorno que permita a todos centrarse en el impacto, no en la actividad. Al crear claridad e identificar lo importante, los directivos permiten a sus empleados hacer su mejor trabajo y prosperar en un entorno híbrido.