Encuentre el ritmo adecuado para el despliegue de su IA
Por Rebecca Karp
El aprendizaje automático, el aprendizaje profundo y otras tecnologías de inteligencia artificial prometen remodelar significativamente el lugar de trabajo. Pueden reducir las tareas redundantes, automatizar el trabajo y mejorar las capacidades de la organización. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, el potencial de estas tecnologías sigue fuera de su alcance. Como Un estudio reciente del censo muestra, menos del 7% de las organizaciones han adoptado tecnologías de IA. ¿Por qué?
Basado en nuestra investigación en curso Con docenas de empresas, las soluciones de IA con frecuencia no se adoptan porque a los líderes les preocupa cómo la implementación de la IA podría afectar a su empresa. Temen que la nueva tecnología pueda desplazar al trabajo, generar disrupción la dinámica del lugar de trabajo o requerir nuevas habilidades para dominarlas, y dudan.
No son ansiedades infundadas. La implementación de la IA puede introducir un cambio disruptivo y privar de derechos al personal y los empleados. Cuando los miembros se muestran reacios a adoptar una nueva tecnología, es posible que duden en usarla, impedir su implementación o usarla con una capacidad limitada, lo que afecta a los beneficios que una organización obtiene al usarla en primer lugar. Las organizaciones a menudo no ven venir los problemas, porque los empleados afectados no siempre comparten sus verdaderos puntos de vista y preocupaciones con los gerentes por adelantado.
Pero llegar al borde de la implementación de nueva tecnología solo para perder los nervios, desperdiciando tiempo y recursos, no es la solución. Más bien, los líderes necesitan acelerar estratégicamente el despliegue de las tecnologías de IA. Con demasiada frecuencia, las organizaciones gastan recursos significativos en el desarrollo o la adquisición de innovaciones transformadoras, pero no piensan lo suficiente en cómo implementarlas con éxito.
Para navegar por este proceso, proponemos un enfoque de tres pasos para encontrar el ritmo estratégico que permita a las empresas obtener los beneficios de las soluciones de IA sin soportar las molestias de una implementación mal gestionada. Lo hará ayudando a los líderes a comprender quién dentro de una organización puede verse afectado por una solución de IA y a desentrañar la capacidad y la voluntad de los empleados afectados de adoptar una solución determinada.
Paso 1: Evaluar el impacto de una solución de IA
Las empresas a menudo tienen dificultades para averiguar quién se verá afectado por una solución de IA. Por lo general, realizan encuestas amplias o piden a los gerentes que adivinen quién se verá afectado, pero nuestra investigación sugiere que estos esfuerzos no son suficientes y, a menudo, pasan por alto componentes críticos. En cambio, tienen que ponerse manos a la obra para determinar qué tareas y funciones cambiará una determinada solución de IA y cuál será el impacto. Una vez que se haya establecido, será más fácil decidir qué tipo de estrategia de ritmo tiene sentido.
Identificar tareas
Para planificar cómo podría cambiar una solución de IA, tiene que entender qué tareas afectará. Eso requiere primero trazar un mapa de cómo se hacen los procesos ahora y, después, hablar con los proveedores sobre cómo es probable que cambien. Las empresas deben presionar a los proveedores para que proporcionen especificaciones detalladas de su solución de IA y qué tareas pueden verse afectadas por su solución. A veces, esto requiere hacer preguntas difíciles a los proveedores: «¿Dónde no ha podido implementar con éxito esta tecnología?» «¿Por qué falló esa implementación?» Los proveedores deben actuar como socios para determinar cómo una solución determinada puede afectar a las tareas que realizan sus empleados.
El objetivo de este ejercicio es comprender cómo una IA podría reemplazar o alterar las tareas existentes, o introducir nuevas tareas o procesos. Identificar nuevas tareas es especialmente importante, ya que no tener en cuenta estas tareas puede afectar a la capacidad de su organización para implementar IA. Por ejemplo, muchos sistemas de salud han intentado automatizar parte del trabajo realizado por los radiólogos solo para que los radiólogos se den cuenta de que tenían que comprobar todos los resultados producidos por la IA y que su carga de trabajo había aumentado.
Identificar las funciones
Después de identificar qué tareas se ven afectadas por una solución de IA, observe quién es el responsable de esas tareas y cree una imagen completa de qué trabajo cambiará, incluidas las funciones que parecen verse solo ligeramente afectadas. Pasar por alto los efectos aparentemente menores puede crear enormes problemas. Por ejemplo, observamos un intento de un hospital de implementar una solución de IA para automatizar la programación de los pacientes. La empresa no había notado que, aunque la programación era una parte menor del papel de las enfermeras, participaban en el proceso de priorizar a los pacientes. La organización no entendió la posición de las enfermeras sobre la tecnología y, como resultado, las enfermeras se negaron a implementarla más plenamente.
Le sugerimos rellenar una matriz que mapee las tareas afectadas por función. Para hacerlo de manera eficiente y exhaustiva, querrá hablar con los gerentes que supervisan los procesos afectados y saber quién realiza estas tareas. Asegúrese de preguntar por las entradas y las transferencias para evitar perderse un papel importante de intermediario. Por ejemplo, si los líderes del hospital que encabezan los esfuerzos para implementar la IA hubieran preguntado a los directores de la oficina sobre las aportaciones de su proceso de programación, habrían comprendido rápidamente que las enfermeras participan en el proceso.
Calcular el impacto por tarea y función
Una vez que se complete la matriz, es el momento de evaluar qué tan profundamente puede afectar una solución de IA a los aspectos de su organización: cuántos roles y tareas por rol se ven afectados. Según nuestras observaciones, una solución de IA se vuelve extremadamente difícil de implementar cuando afecta al menos a un tercio de las tareas asignadas a una función específica o cuando afecte al menos a tres funciones diferentes dentro de su empresa (incluso si la solución solo tiene un efecto menor en las tareas realizadas por estas tres o más funciones). En estas situaciones, su organización debe considerar estrategias para acelerar el despliegue de una solución de IA.
Paso 2: Identifique los obstáculos a la adopción
No todas las implementaciones requieren un ritmo más lento. Pero si su organización se ve profundamente afectada, comprender la capacidad y la voluntad de los miembros afectados de adoptar la IA es fundamental para determinar el ritmo adecuado. Los líderes tienen que hablar con los empleados sobre lo que piensan de los próximos cambios y descubrir posibles barreras.
Las barreras de habilidad se basan en las habilidades y se centran en si los empleados están lo suficientemente capacitados y son capaces de realizar las tareas necesarias. Las barreras de la voluntad son más emocionales y, a menudo, se derivan del temor de que la nueva tecnología sea «demasiado buena» y, eventualmente, pueda hacer que su papel sea menos significativo o «no lo suficientemente buena» y pueda afectar negativamente al rendimiento.
Las preguntas exactas que haga pueden cambiar ligeramente según las circunstancias de su organización, pero hemos encontrado algunas que suelen funcionar bien. Como principio general, las preguntas son más eficaces cuando se formulan de una manera neutral y solidaria.
Barreras a nivel de rol
Si descubre que los roles particulares van a cambiar significativamente, querrá centrarse en la persona que ocupa actualmente el puesto. Estas preguntas están diseñadas para ayudarlo a evaluar la capacidad y la voluntad de esa persona para adoptar la nueva tecnología. A menudo, lo mejor es que estas conversaciones las dirija el equipo responsable del despliegue.
Habilidad
Querrá evaluar qué tan bien entiende la persona en un puesto lo que le exigirá utilizar la nueva tecnología de manera efectiva. Si no lo saben, está bien, no querrá hacerles sentir que de repente están atrasados o no están calificados. El punto, en cambio, es averiguar si necesita ofrecer formación para que la gente se ponga al día.
Pregunte: «¿Qué necesitará esta nueva tecnología para hacer que sea nueva o diferente?»
También querrá obtener más información sobre las habilidades que la gente ya tiene. Insta a la gente a hablar sobre sus antecedentes y formación relevantes, así como sobre la preparación que sienten que les falta.
Pregunte: «¿Qué lo ha preparado para utilizar esta tecnología?»
Disposición
Proporcionar espacio para hablar sobre lo que piensa la persona en el papel acerca de la nueva tecnología que se le pide que utilice también puede demostrar que confía en ella. Hacer preguntas sencillas y directas de forma genuina, y estar interesado en sus respuestas, es una buena manera de demostrar su respeto.
Pregunte: «¿Le preocupa el uso de esta nueva tecnología?»
También querrá tratar de entender cómo cree la gente que la nueva tecnología puede afectar a su rendimiento. Por ejemplo, ¿les preocupa que pueda introducir errores o ralentizar su trabajo?
Pregunte: «¿Qué puede impedir que utilice esta tecnología?»
Barreras a nivel de tarea
Si le preocupan los efectos de cómo cambiarán las tareas, es fundamental comprender las barreras específicas que surgen de la coordinación y las interdependencias entre las personas que participan en la realización de una tarea.
Habilidad
Querrá trazar el sistema completo de personas que necesitan trabajar juntas para que una tarea se lleve a cabo con éxito. ¿Existen ya los canales de comunicación necesarios entre estas personas?
Pregunte: «¿De quién depende para completar esta tarea y cómo van a trabajar juntos?»
Una nueva solución de IA puede requerir que las personas adapten su función. Como eslabones de una cadena, quiere asegurarse de que todos se sientan capaces de cumplir.
Pregunte: «¿Cómo cambiará esta nueva tecnología la forma en que interactúa con los demás para completar esta tarea?»
Disposición
No querrá pedirle a la gente que «deje fuera» a otros empleados, pero sí quiere saber si hay preocupaciones comunes o de alto nivel. Muchas personas se sienten más cómodas expresando sus verdaderos sentimientos cuando hablan en general o hablan de los demás.
Pregunte: «¿Cree que a los demás les preocupa el uso de esta nueva tecnología?»
¿Hay dudas o reservas sobre trabajar con otros en la nueva tecnología para que hagan su trabajo? Intente descubrir los desafíos que pueda haber pasado por alto.
Pregunte: «¿Cómo afectará esta nueva tecnología al rendimiento de esta tarea?»
Paso 3: Identifique el ritmo adecuado
Ahora, espero que comprenda si sus empleados pueden y quieren adoptar una solución de IA. En función de las respuestas de sus empleados, traza el mapa de la evaluación Capacidad de adoptar y Disposición a adoptar al cuadrante de matrices correspondiente y determinar el enfoque recomendado para el despliegue.
Cuando la capacidad y la voluntad son altas, puede seguir adelante e implementar por completo una solución de IA. Cuando Capacidad de adoptar es baja, recomendamos que los gerentes usen Funcionalidad por etapas para frenar el ritmo. Esto implica secuenciar el despliegue de funciones integradas en la tecnología para no abrumar la capacidad de la organización para absorber la nueva tecnología.
Vimos que esto funcionaba de manera efectiva para una compañía de seguros que quería implementar la IA para ayudar a identificar el fraude. Al principio, el equipo de cumplimiento no sabía cómo utilizar la herramienta de IA, ya que les exigía programar y ajustar la solución de IA para tener en cuenta las diferencias locales en las reglas y las acciones. Para solucionar este problema, los gerentes solo implementaron un par de casos de uso, que se aplicaron en general y no requirieron ajustes. La empresa pagó para mejorar las habilidades de los miembros del equipo de cumplimiento, que cambiaron las funciones de la supervisión de posibles fraudes a la programación de IA. Al introducir la tecnología en fases más breves, los gerentes tienen tiempo suficiente para impartir la formación adecuada a las personas que desempeñan las funciones afectadas y para establecer los procedimientos y prácticas necesarios. Al mismo tiempo, las personas a las que se les pide que adopten nuevas tecnologías no están obligadas a realizar cambios abruptos o drásticos, sino que están facultadas para desarrollar cualquier habilidad adicional a un ritmo cómodo.
Cuando Disposición a adoptar es baja, recomendamos que los gerentes usen Posicionamiento complementario introducir una solución como herramienta para los empleados, en lugar de como sustituto, lo que ralentiza el ritmo de despliegue y mejora la satisfacción de los empleados. Esto implica explicaciones y demostraciones transparentes de la nueva tecnología para que los empleados puedan ver claramente cómo la nueva tecnología les ayudará a aumentar el rendimiento o facilitar su trabajo.
Por ejemplo, AB InBev utiliza el aprendizaje automático y la IA para ayudar a los cerveceros a determinar cuándo filtrar la cerveza. En el futuro, la IA podría automatizar más el proceso de elaboración de la cerveza, pero actualmente los cerveceros utilizan la IA como herramienta para completar su trabajo. Los gerentes deben ayudar a los empleados a ver el valor futuro de las nuevas habilidades y la familiaridad con la nueva tecnología para su propia trayectoria profesional ascendente, tanto dentro de la organización como para abrir otras oportunidades en el futuro. Cuando tanto la capacidad como la voluntad sean bajas, debe organizar el despliegue de la funcionalidad y utilizar un posicionamiento complementario.
Cuando invierte en el desarrollo o la adopción de una solución de IA, quiere asegurarse de que ofrece el beneficio esperado. Pensar en el proceso y el ritmo con el que implementa una solución de IA es un aspecto fundamental para lograr ese beneficio. Nuestro enfoque lo ayudará a implementar la IA de forma que se obtengan beneficios a lo largo del tiempo y se reduzca el coste de las interrupciones.
