El pequeño secreto sucio de la gestión de proyectos

¿Por qué más jefes de proyecto no hacen sonar una alarma cuando van a pasar sus plazos? Porque la mayoría de ellos no tienen idea terrenal de cuándo terminarán el trabajo. Ni siquiera creen que sea posible saberlo. Demasiadas variables. Demasiado que está fuera de su control.

Ese es el sucio secreto de la gestión de proyectos. Como dijo el desarrollador principal de un gran proyecto de software: «Todo el mundo sabe que el horario es una broma, y no le prestamos atención. Se hará cuando esté hecho».

Es gracioso, sin embargo. Las empresas grandes y exitosas que gestionan grandes proyectos como carreteras y presas y parques de oficinas tienen que lidiar con muchas más variables que un equipo de desarrollo de software. Sin embargo, por lo general saben lo lejos que están en un momento dado, y mantienen a sus clientes en el ciclo. Así es como consiguen ser grandes y exitosas empresas.

Por supuesto, tienen un software de gestión de proyectos sofisticado para ayudarlos a mantenerse al día de la agenda. Pero un buen sistema de gestión de proyectos —uno que pueda indicarle exactamente dónde se encuentra en el proyecto, cuándo es probable que se haga y por cuánto sobrepasará o rebasará su presupuesto— no necesita software costoso. En Setpoint, que construye montañas rusas y sistemas de automatización de fábricas, solíamos gestionar proyectos multimillonarios con una pizarra blanca y una calculadora.

El hecho es que su sistema puede ser muy simple siempre y cuando le ayude a hacer lo siguiente:

Seguimiento de variables clave. Esté atento no solo a los hitos sino también a los factores que influyen en la rentabilidad. ¿La variable más grande a ver? Horas de trabajo en comparación con el presupuesto, lo que le da una idea bastante buena de su porcentaje completado en cualquier momento dado. También querrá realizar un seguimiento de los costos de materiales, las órdenes de cambio y el progreso de sus subcontratistas. Los problemas en cualquiera de esas áreas pueden desechar un proyecto rápidamente, por lo que es importante rastrearlos semanalmente.

Mantén informado a tu equipo. Recomendamos que se celebren reuniones semanales regulares, con los números clave publicados en una pizarra o en un ordenador de sobremesa para que todos puedan verlos. Con los números allí arriba, los posibles puntos problemáticos surten rápidamente. Hace unos años, nos enteramos de que uno de nuestros jefes de proyecto comenzó subrepticiamente a construir tiempo extra en el calendario. Si hubiéramos dejado que eso continuara, habría arruinado nuestras proyecciones de beneficios para sus proyectos. Los miembros del equipo nos llamaron la atención sobre el tema después de la primera reunión semanal — pudieron ver que los números de la pizarra no se ajustaban al calendario acordado.

Actualice sus grupos de interés y clientes. Todos los clientes quieren que sus trabajos finalicen a tiempo y con el presupuesto, o preferiblemente más rápido y barato. Pero si no pueden tener eso, y a veces no pueden, lo que realmente quieren es que se les mantenga informado en el camino. (Lo mismo para los altos directivos — tampoco les gustan las sorpresas). Comparte malas noticias así como buenas para que nunca se indignen por los enormes cambios de última hora.

He aquí un ejemplo: Setpoint estaba construyendo una pequeña montaña rusa para una importante compañía de parques de atracciones. Esto fue sólo una pieza de una mejora importante del parque con un horario muy agresivo y docenas de contratistas en la mezcla. A medida que profundizamos en nuestro proyecto, nos topamos con varios problemas: grandes (e imprevistos) problemas de coordinación en el lugar de trabajo, cambios en las especificaciones de los ciclistas por hora y otros. Sabíamos que estos problemas retrasarían el producto final seis semanas. Así que inmediatamente notificamos al cliente y ajustamos nuestras fechas de entrega meses antes de tiempo.

Al final del proyecto, estábamos atrasados en esas seis semanas. Pero como habíamos mantenido al cliente en el bucle cada paso del camino, llegamos a tiempo en lo que a él respecta. Incluso obtuvimos un premio al final por el desempeño puntual. ¿La moral que quitamos de esto? Si tu cliente no cree que llegues tarde, entonces no llegas tarde. Si necesita cambiar el horario, hágalo lo antes posible y dar a su cliente un aviso inmediato para que pueda ajustar sus expectativas.

No estamos diciendo que la gestión de proyectos sea fácil. Pero si tiene un buen sistema, puede realizar un seguimiento de las dificultades y mantener a su cliente informado y feliz, incluso si llega seis semanas de retraso.

Este es el primer post de la serie de blogs de los autores sobre gestión de proyectos. La serie se basa en los consejos de su libro Gestión de proyectos con fines de lucro.

— Escrito por Joe Knight, Roger Thomas, and Brad Angus