El caso para finalmente limpiar su escritorio

El entorno físico del lugar de trabajo tiene un efecto significativo en la forma en que trabajamos. Cuando nuestro espacio es un desastre, nosotros también.

Esto es cierto desde una perspectiva logística simple: perdemos minutas de trabajo preciosas cada vez que vamos a buscar un papel perdido en un escritorio desordenado. Lo mismo puede decirse de aquellos de nosotros que hemos logrado no tener papel en el trabajo: una organización internacional encuesta mostró que los trabajadores de la información pierden hasta dos horas a la semana en busca de documentos digitales perdidos.

Pero el desorden también puede afectarnos de maneras más indirectas. Mi investigación y la de los demás ha demostrado que nuestros entornos físicos influyen significativamente en nuestra cognición, emociones y comportamiento, afectando nuestra toma de decisiones y relaciones con los demás. Los espacios desordenados pueden tener efectos negativos en nuestros niveles de estrés y ansiedad, así como en nuestra capacidad de enfocar, nuestras opciones de alimentación e incluso nuestro sueño. Gran parte de la investigación (y gran parte del público entusiasmo) alrededor de la orden y el desorden se centra actualmente en el hogar, pero con estrés en el lugar de trabajo costando a las empresas estadounidenses hasta $190 mil millones cada año sólo en los costos de la atención médica, es hora de reconocer el papel que desempeña el desorden en nuestras vidas laborales y de hacer algo para limpiar el desorden.

El desorden afecta su cerebro y su trabajo

Usted puede pensar que no está molestado por sus archivadores rellenos o las pilas de papel en su escritorio. Pero los científicos del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton han utilizado fMRI y otros enfoques para espectáculo que a nuestros cerebros les gusta el orden, y que constantes recordatorios visuales de desorganización drenan nuestros recursos cognitivos y reducen nuestra capacidad de enfocar. También descubrieron que cuando los participantes eliminaban el desorden de su entorno de trabajo, eran más capaces de enfocar y procesar la información, y su productividad aumentaba.

UNA estudio sobre los efectos del desorden en el hogar encontró que las personas que se sintieron abrumadas por la cantidad de «cosas» en sus hogares tenían más probabilidades de postergar. Otras investigaciones han demostrado que un entorno familiar desordenado desencadena estrategias de afrontamiento y evitación que implica comer basura y ver la televisión. Aunque no sabemos si esto se generaliza en el lugar de trabajo, es posible que las oficinas abarrotadas produzcan empleados que toman malas decisiones alimentarias durante los descansos y pasan menos tiempo trabajando.

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El desorden también puede afectar a nuestro salud mental, haciéndonos sentir estresados, ansiosos o deprimidos. Investigación de los Estados Unidos en 2009, por ejemplo, encontró que los niveles de la hormona del estrés cortisol eran más altos en las madres cuyo entorno familiar estaba desordenado; los niveles elevados de cortisol sostenidos a lo largo del tiempo pueden conducir a la ansiedad y la depresión. (Curiosamente, también podría funcionar al revés. Investigadores en los Estados Unidos examinó la interacción entre el estrés y el desorden en el lugar de trabajo y encontró que el estrés y el agotamiento emocional hace que los trabajadores retrasen la toma de decisiones y mantengan más material para todas sus tareas en curso a un alcance fácil: por lo tanto principal a espacios de trabajo desordenados.)

Nuestras relaciones con los demás también pueden verse afectadas por nuestro desorden. En uno estudio, los participantes con escritorios desordenados fueron percibidos como menos concienzudados, más neuróticos y menos agradables. Es probable que estas percepciones de un empleado influyan negativamente en la forma en que otros interactúan con ellos, y pueden tener consecuencias negativas para su progresión profesional.

¿Qué se puede hacer?

Regularmente ordenar su espacio de trabajo, en lugar de dejar que las cosas se acumulen, es la manera probada y verdadera de mantener a raya el desorden. Evite dejar que las cosas se ponen tan mal que empiezas a limpiar como un formulario de procrastinación. Si trabaja en casa, mantener un espacio de trabajo designado puede ayudar a crear un límite entre los elementos de trabajo y los elementos de inicio.

Para equipos y organizaciones, establecer días regulares de «limpieza de primavera» con pizza puede crear interacción social y apoyo en torno a una tarea que la mayoría de la gente no disfruta (Marie Kondo aparte). Considere la posibilidad de instituir un política de escritorio limpio para regular el orden de los espacios de trabajo compartidos. Trabaje con su equipo de IT para proporcionar soporte a los empleados en forma de herramientas para administrar documentos en línea, así como claridad sobre lo que se debe conservar y lo que se puede descartar. Al hacerlo, las organizaciones deben encontrar un equilibrio entre las consideraciones prácticas y de seguridad, y tener en cuenta la necesidad de los empleados de autoidentidad y autonomía.

Por último, tenga en cuenta que el desorden no siempre es malo. Uno estudio ha demostrado que los escritorios desordenados pueden hacernos más creativos. Los hallazgos sugieren que los ambientes ordenados y ordenados nos hacen más propensos a conformarnos a las expectativas y jugar a lo seguro, mientras que los desordenados nos mueven a romper con la norma y mirar las cosas de una manera nueva. Por lo tanto, mientras que un escritorio totalmente prístino podría indicar una falta de creatividad, uno muy desordenado puede enviar mensajes desfavorables sobre su ética de trabajo y personalidad. Mantenga a mano las cosas que se necesitan para los proyectos actuales, pero resista a la tentación de acumular.

— Libby Sander Via HBR.org