El caso de los contratos en lenguaje simple
Resumen.
¿Cómo llamas a un contrato denso y demasiado largo que está cargado de jerga legal y prácticamente imposible de entender para un no abogado? El statu quo, dice Shawn Burton, el consejero general de GE Aviation Business & General Aviation.
Cuando Burton lideraba el equipo legal de la nueva unidad de servicios digitales de esa división, él y sus colegas notaron que las negociaciones de contratos con los clientes se prolongaron durante meses, lo que obstaculizaba el crecimiento. Así que se propusieron reemplazar los siete contratos sumamente complicados de la unidad por uno que incluso un estudiante de secundaria pudiera entender. En este artículo, Burton describe cómo el equipo logró ese objetivo y las lecciones aprendidas a lo largo del camino. También comparte los resultados: los clientes quedaron encantados con el nuevo contrato, y algunos incluso lo firmaron sin hacer un solo cambio. El tiempo que tardó en negociar contratos se redujo en un friolera 60%. Y ahora los contratos de lenguaje simple están empezando a extenderse dentro de GE.
En resumen
El problema
Los contratos que tardan una eternidad en negociar, no son claros para todos menos los abogados, y generan demasiadas disputas entre las partes.
Las Causas
Jerga legal; explicaciones largas de los motivos de las transacciones; páginas de definiciones; cadenas de sinónimos; secciones en negrita, en cursiva, y frases incómodas llenas de punto y coma.
La solución
Contratos radicalmente más cortos de «lenguaje claro» que un estudiante de secundaria podría entender.
¿Cómo se llama un contrato denso, demasiado largo, cargado de jerga legal y prácticamente imposible de entender para un no abogado? El statu quo. En su mayor parte, los contratos utilizados en los negocios son largos, mal estructurados y llenos de lenguaje innecesario e incomprensible.
¿Hay alguna razón práctica para esto? ¿Son necesarias páginas de definiciones, palabras como «hasta ahora», «indemnización», «orden judicial» y «fuerza mayor» y frases como «a pesar de todo lo contrario aquí», «sujeto a lo anterior» y «incluyendo pero de ninguna manera limitada a» para que un acuerdo sea ejecutable? ¿Hay algún valor contraintuitivo en un lenguaje repetitivo inútil? ¿Un contrato realmente necesita cadenas de sinónimos de 15 palabras; frases en negrita, en cursiva y en negrita que abarcan varias páginas; frases incómodas que contienen numerosos puntos y coma; y gramática obsoleta para ser digno de firma? En mi opinión, la respuesta es un rotundo no.
Un contrato no debe tardar incontables horas en negociar. Los líderes empresariales no deberían tener que llamar a un abogado para interpretar un acuerdo que se espera que administren. Debemos vivir en un mundo en el que los contratos se escriban en un lenguaje accesible, donde los posibles socios comerciales puedan sentarse durante un breve almuerzo sin sus abogados y leer, entender verdaderamente y sentirse cómodos firmando un contrato. Un mundo donde las disputas causadas por la ambigüedad desaparecen.
Eso podría parecer exagerado. Sin embargo, creo que es posible, como ha demostrado un esfuerzo de tres años más para promover contratos en lenguaje simple en el negocio de servicios digitales de GE Aviation. Desde que comenzó esta iniciativa, en 2014, esa unidad ha firmado más de 100 contratos de este tipo. Esos acuerdos tardaron un 60% menos de tiempo para negociar que sus versiones anteriores cargadas de legales. Algunos clientes incluso han firmado contratos en lenguaje sencillo sin un solo cambio. Los comentarios de los clientes han sido universalmente positivos, y no ha habido una sola disputa del cliente sobre la redacción de un contrato de lenguaje sencillo.
Para que quede claro, no estoy hablando de acuerdos «simplificados» con menos palabras, mejores títulos y fuentes más limpias. Estoy hablando de un contrato que un estudiante de secundaria podría entender con cero contexto o explicación. Como lo ha dicho Robert Eagleson, un erudito en el tema: Lenguaje sencillo «permite que el mensaje llegue con la mayor facilidad».
La contratación de lenguaje simple no es una idea novedosa. Es un movimiento que comenzó hace muchos años y, quizás sorprendentemente, hizo un avance inicial en el gobierno estadounidense. En 1972, el presidente Nixon ordenó que los «términos laicos» se utilizaran en el Registro Federal. Seis años después, el presidente Carter emitió una orden ejecutiva que estipulaba que las regulaciones gubernamentales debían «ser lo más simples y claras posibles». La administración Clinton fue ligeramente más allá en 1998, al obligar expresamente a las agencias federales a utilizar el inglés sencillo. Ese mismo año, la Comisión de Valores y Bolsa de Estados Unidos publicó Un manual en inglés sencillo para las personas que redactan documentos de divulgación de seguridad. Todavía se está usando hoy. En 2010, el Congreso de los Estados Unidos aprobó y el presidente Obama firmó la Ley de Escritura Plain, cuyo propósito declarado era «promover una comunicación clara del gobierno que el público pueda entender y usar». Como señaló el administrador de Obama de la Oficina de Información y Asuntos Regulatorios, «El lenguaje sencillo puede marcar una gran diferencia» al ahorrar dinero y hacer «mucho más fácil para la gente entender lo que se les pide que hagan». El organismo, que se encargaba de administrar la ley, emitió orientaciones sobre el lenguaje sencillo que sigue vigente.
En el sector privado, el lenguaje sencillo ha ahorrado tiempo y dinero a muchas organizaciones. En su libro Escribir por dólares, escribir para favor: El caso para el lenguaje simple en los negocios, el gobierno y la ley, Joseph Kimble cita varios de ellos. Después de que la Cleveland Clinic simplificara sus estados de cuenta de facturación en 2008, por ejemplo, vio un aumento significativo en los pagos a los pacientes y pudo recuperar un millón de dólares adicionales al mes. Y después de que Sabre Travel introdujo pautas claramente escritas para ayudar a los clientes a instalar su sistema informatizado de información de vuelo, las llamadas anuales al servicio de asistencia de Sabre cayeron un 70%, lo que arrojó ahorros de más de 2,4 millones de dólares. Sin embargo, a pesar de esos éxitos, el lenguaje sencillo ha tardado en ponerse en marcha en el mundo de los negocios.
El Desafío Empresarial
En 2013 fui nombrado consejero general de la unidad de servicios digitales de GE Aviation. Fui responsable de gestionar, con la ayuda de otros del departamento legal de aviación, la actividad legal de la unidad, incluida la contratación. Poco antes de asumir este cargo, GE Aviation había consolidado tres empresas independientes de servicios digitales que había adquirido, todas las cuales realizaban análisis de datos para identificar formas de optimizar las operaciones de los clientes. Los líderes nombrados para dirigir el negocio recién fusionado estaban tratando de crecer y formaron un equipo para que eso suceda.
La velocidad de salida al mercado era clave. La estrategia empresarial del equipo era sólida, pero a medida que los miembros empezaron a ejecutarla, se encontraron con un obstáculo: la complejidad de los contratos hacía que las negociaciones se prolonguen durante meses, frustrando a los posibles clientes. En lugar de buscar nuevas oportunidades, capturar nuevos negocios y ofrecer soluciones digitales de clase mundial, el equipo de ventas estaba dedicando la mayor parte de su tiempo a debatir el lenguaje arcaico de los contratos.
A pesar de que las tres empresas vendieron servicios muy similares, todos tenían sus propios contratos, un legado de sus días previos al GE. Había siete contratos en total. Promediaron 25 páginas de longitud; la más larga fue de 54 páginas. Incluían extensos considerandos (que explican las razones —a veces con detalles insoportables e innecesarios— de que las partes firman el contrato) y definiciones extensas. Un contrato contenía 33 definiciones que abarcaba dos páginas. Cada contrato tenía una estructura única y utilizaba un lenguaje distintivo. Estos documentos sólo tenían una cosa en común: ninguno de ellos usaba un lenguaje simple; la jerga y la complejidad legales los impregnaban todos.
Me daba vueltas la cabeza cuando leí cada acuerdo. Me sentí como un desconcertado Dilbert personaje de dibujos animados: ¿Estaba mirando un contrato o un libro de texto sobre física cuántica?
La solución
El equipo jurídico de apoyo a la empresa recién formada se dio cuenta de que tenía que actuar. El equipo propuso que los siete formatos de contrato se convirtieran en un solo contrato en lenguaje sencillo.
Los miembros del equipo describieron su visión a los líderes del negocio de servicios digitales en términos audaces: Si un estudiante de secundaria no puede entender todo el contrato, no es lo suficientemente bueno. Pero el contrato también debe proteger los intereses de GE, dijeron. La transformación sin salvaguardias adecuadas no es aceptable, incluso si reduce el tiempo dedicado a las negociaciones.
Los líderes de la unidad de negocio aceptaron la idea sin dudarlo. De hecho, lo adoptaron con celo, dedicando recursos al proyecto y dejando claro que consideraban vital la creación de un contrato fácil de entender.
Como primer paso, el equipo legal organizó varios días fuera del sitio con el recién formado equipo de lenguaje plano, un grupo que incluía personas de ventas, ingeniería y soporte de productos, así como el departamento legal. El objetivo era doble: (1) adquirir una comprensión profunda de los servicios ofrecidos y (2) identificar sus riesgos operativos. El equipo jurídico sabía que a menudo se hacían suposiciones sobre qué incluir en los contratos sin parar nunca a preguntar si los servicios cubiertos justificaban esos pasajes. Por lo tanto, para evitar texto innecesario en el nuevo contrato, el equipo de lenguaje simple deliberadamente decidió aplazar su redacción para otro día.
El trabajo fuera del sitio fue un éxito; el equipo de lenguaje simple se fue con una visión clara de las ofertas y los riesgos operativos asociados. A continuación, el equipo legal comenzó a redactar el contrato, comenzando desde cero. Sin plantillas. No hay cláusulas de «muestra». Ninguna utilización o referencia a los contratos existentes. Simplemente empezamos a escribir en una hoja de papel en blanco, centrándonos sólo en los servicios cubiertos y los riesgos que habíamos identificado. A lo largo del proceso, aplicamos nuestra prueba de fuego: ¿Puede entender esto un estudiante de secundaria?
Antes y después
En el marco de la iniciativa en lenguaje sencillo de la unidad de servicios digitales de GE Aviation, se simplificó drásticamente la cláusula de limitación de responsabilidad de un contrato:
Ante
BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA LA EMPRESA TENDRÁ RESPONSABILIDAD ALGUNA, YA SEA POR CONTRATO, AGRAVIO (INCLUIDA NEGLIGENCIA), RESPONSABILIDAD ESTRICTA, OTRA TEORÍA JURÍDICA O INCUMPLIMIENTO DE GARANTÍA POR: (i) CUALQUIER PÉRDIDA O SUSTITUCIÓN DE ARCHIVOS DE DATOS PERDIDOS O DAÑADOS; (iii) CONSECUENTE, ESPECIAL, PUNITIVO, INCIDENTAL O DAÑOS INDIRECTOS DERIVADOS DE ESTE ACUERDO, DE LA ENTREGA, USO, SOPORTE, FUNCIONAMIENTO O FALLO DEL SISTEMA; O (iv) DAÑOS CONSECUENTES, ESPECIALES, PUNITIVOS, INCIDENTALES O INDIRECTOS QUE SURJAN DE LA INEXACTITUD O PÉRDIDA DE CUALQUIER DATO GENERADO POR EL SISTEMA; INCLUSO SI LA EMPRESA HA SIDO INFORMADA DE LA POSIBILIDAD DE DICHOS DAÑOS, SIEMPRE QUE LA EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD ANTERIOR EN VIRTUD DEL SUBAPARTADO (iii) ANTERIOR NO SE APLIQUE EN LA MEDIDA EN QUE DICHOS DAÑOS SE BASEN EN EL USO DEL SISTEMA Y SE DERIVEN DE LA MALA CONDUCTA INTENCIONADA O NEGLIGENCIA GRAVE DE AUSTIN QUE RESULTE EN UN INCUMPLIMIENTO DE LA SECCIÓN 6 DEL PRESENTE REGLAMENTO.
Después
Su obligación de compensación total y nuestra bajo este contrato no puede exceder el veinticinco por ciento de la cantidad que FES le ha facturado en los últimos doce meses por el servicio aplicable, y ninguno de nosotros tiene ninguna compensación, contribución u otra obligación por consecuente, punitiva, incidental, indirecta o pérdidas ejemplares (incluidas, entre otras, pérdidas de ganancias o ingresos, costos de capital, costos de sustitución y aumento de los costos de explotación).
Nota El nombre de la firma cambió de Austin a FES en el ínterin.
Desaprender a escribir como abogado fue más difícil de lo que esperábamos. Tomó más de un mes producir el primer borrador. La versión inicial era de sólo cinco páginas, significativamente más corta que los contratos existentes. Lo que es más importante, es un documento claro y comprensible. No contenía un solo «hasta ahora», «mientras», o «inmediatamente». No había considerandos introductorios superfluos ni jerga legal. Los conceptos jurídicos que históricamente se habían complicado en los contratos se explicaban en términos laicos. Las oraciones fueron cortas y escritas en voz activa. Eliminamos todas las definiciones. El borrador inicial fue realmente una marcada desviación de la norma. Después de leerlo, un abogado de GE Aviation comentó: «Es un poco desgarrador porque es muy fácil de usar y está escrito claramente». Ella no estaba sola en su reacción. Todos los que lo leían, abogados y no abogados, se sorprendieron de su sencilledad.
El equipo legal pidió al bufete de abogados de Weil, Gotshal & Manges que investigara el contrato. La firma reunió a un equipo de abogados con experiencia en una variedad de áreas, incluyendo contratación comercial, propiedad intelectual, litigios y resolución alternativa de controversias. La investigación llevó aproximadamente tres semanas, y Weil demostró ser un gran socio durante todo el tiempo. Con el objetivo de garantizar que el contrato final protegiera adecuadamente los intereses de GE, el equipo de Weil desafió rutinariamente a nuestro equipo legal interno.
La investigación dio lugar a mejoras, pero la nueva versión se mantuvo fiel a nuestro compromiso con el lenguaje sencillo. A continuación, el equipo jurídico de servicios digitales revisó el contrato con otros abogados de GE que estaban experimentados en la contratación comercial. Esto produjo otro borrador. Una vez más, no comprometió el compromiso con un lenguaje sencillo.
El resultado
Posteriormente, el contrato fue presentado a los líderes del negocio de servicios digitales. Fue bien recibido, por decir lo menos. El jefe de ventas en ese momento lo caracterizó como «un verdadero cambio de paradigma en los contratos y el lenguaje». De hecho lo fue.
Por ejemplo, la cláusula de cumplimiento con las leyes ahora dice: «Durante la vigencia del contrato, cumpliremos con todas nuestras obligaciones legales». Una frase que contiene 13 palabras muy comprensibles. La iteración anterior de esa cláusula consistía en cinco subsecciones distintas, nueve oraciones, 417 palabras, y (lo creas o no) una referencia al presidente de los Estados Unidos.
La cláusula de limitación de responsabilidad se redujo de más de 140 palabras en mayúsculas a sólo 66 palabras de texto normal. La cláusula de indemnización es ahora una frase que contiene 41 palabras, en comparación con más de 150. Ni siquiera se utiliza la palabra «indemnización», que en sí misma es legal-.
Antes y después
El texto de la cláusula de indemnización de un contrato de servicios se revisó para que fuera más claro y mucho más conciso:
Ante
El Cliente indemnizará, defenderá y exonerará de responsabilidad a la Compañía de cualquier reclamación, demanda, acción, responsabilidad, daños y costos, incluyendo honorarios razonables de abogados y costos judiciales, incurridos por la Compañía que surjan de (a) cualquier infracción real o presunta de cualquier patente de los Estados Unidos, derechos de autor, u otro derecho de propiedad intelectual de un tercero, atribuible al uso por parte del Cliente del Sistema con licencia con otro software, hardware o configuración que no sea proporcionado por la Compañía o especificado en la prueba D.3; (b) cualquier dato, información, tecnología, sistema u otra Información confidencial divulgada o hecha disponible por el Cliente para la Compañía en virtud del presente Acuerdo, (c) el uso, operación, mantenimiento, reparación, seguridad, cumplimiento normativo o rendimiento de cualquier aeronave propiedad, arrendada, operada o mantenida por el Cliente de (d) cualquier uso, por parte del Cliente o por un tercero a quien el Cliente haya proporcionado la información, de Datos de vuelo del cliente, el Sistema o información generada por el Sistema.
Después
Si un árbitro determina que se ha violado este contrato y se han sufrido pérdidas a causa de ese incumplimiento, la parte infractor indemnizará a la parte que no haya infringido esas pérdidas o proporcionará los recursos especificados en el artículo 8 si se incumple el artículo 8.
Ahora nos enfrentamos a la prueba más importante. ¿Tendría el nuevo contrato algún efecto en la duración de las negociaciones? ¿Los clientes, algunos de los cuales utilizan contratos complejos, aceptarían algo tan radicalmente diferente? ¿El aspecto desgarrador del nuevo contrato aumentaría, en lugar de disminuir, el tiempo de negociación?
Los resultados hablan por sí mismos. El lenguaje sencillo ha ahorrado al negocio de servicios digitales de GE Aviation cantidades significativas de tiempo y dinero. Y a los clientes les encanta. Un cliente nos dijo: «El contrato funcionó muy bien; prefiero un enfoque más simplista y contratos escritos de una manera que pueda entender». Otro dijo: «Era razonable trabajar con el acuerdo, como viste por nuestra extremadamente limitada redacción necesaria para llegar a la ejecución».
El nuevo contrato no contenía un solo «hasta ahora», «mientras», o «inmediatamente».
Nick Brodribb, asesor legal de Qantas Airways, comentó: «Los abogados australianos han estado tratando durante mucho tiempo con un lenguaje turgido y redundante repleto de contratos legales estadounidenses. El impulso hacia el inglés sencillo que hemos visto de GE, junto con compañías como Airbnb, nos da una gran esperanza para el futuro. El inglés sencillo debería ahorrar tiempo en la parte delantera de una transacción, lo que permite a la empresa entrar en el proyecto rápidamente, gestionarlo más fácilmente y potencialmente resolver disputas antes».
La contratación de lenguaje simple está comenzando a extenderse dentro de GE. GE Healthcare ha lanzado una iniciativa de lenguaje simple. El negocio de fabricación de aditivos de GE implementó su primer contrato de lenguaje sencillo en 2017; la respuesta inicial del cliente ha sido positiva, y el asesor general de la unidad y los líderes empresariales se comprometen a hacer del lenguaje sencillo el enfoque estándar.
Las Lecciones
Espero que nuestra historia le convenza de los beneficios de pasar a la contratación en lenguaje simple. Para aquellos que deciden ir por ello, aquí hay algunas lecciones importantes que hemos aprendido:
Sé paciente.
La contratación compleja ha estado con nosotros durante cientos de años. No apresures el proceso. Como dice el refrán, los viejos hábitos son difíciles de romper.
Consíguete inteligente.
Aprenda todo lo que pueda sobre los productos o servicios que serán cubiertos por el contrato. Si las personas que venden el producto o servicio saben más sobre él que usted, aprenda de ellos y hágalo antes de empezar a redactar. A continuación, deje que el producto o servicio y los riesgos asociados determinen la sustancia del documento. Solo porque siempre hayas visto una cierta cláusula en un contrato no significa que tenga que estar en la tuya.
Mida tu velocidad.
Hay un verdadero atractivo para un contrato de una página o un contrato que tiene menos de x número de palabras. Pero la verdad es que menos páginas y palabras no necesariamente hacen que un contrato sea más comprensible. Los recuentos de páginas y palabras deberían disminuir, pero la velocidad debería ser la prioridad. Si el tiempo de negociación sigue siendo el mismo o aumenta, a nadie le importará cuánto tiempo sea el acuerdo. Una métrica de tiempo de negociación te obliga a centrarte en lo que realmente importa: la comprensión. La prueba de «escuela secundaria» resultó inestimable para nosotros en la consecución de ese objetivo. La idea es hacer que la experiencia de contratación sea fácil para su cliente, porque, después de todo, los clientes determinan su éxito.
Sé persistente.
Es difícil discutir con el concepto de contratos de lenguaje simple y los beneficios de ellos. Cada empresa quiere acuerdos legales que sean fáciles de entender. Cada empresa quiere dedicar menos tiempo negociando y más tiempo complacer al cliente. Cada empresa quiere dedicar menos tiempo a administrar sus contratos y más tiempo a innovar. Pero el cambio en cualquier empresa es duro, y el cambio radical, que es esto, es casi imposible. La creación de una plantilla sólida para contratos de lenguaje simple consume tiempo, vincula recursos y, dados los hábitos formados a lo largo de los años, grava intelectualmente a su organización. Sin alguna buena agarrada a la antigua usanza y pega a la itividad, su iniciativa de lenguaje sencillo fracasará.
La contratación de lenguaje simple requiere coraje y compromiso. Se necesita ponerte en los zapatos del cliente. Y se necesita paciencia. Al final vale la pena el esfuerzo.
— Escrito por Shawn Burton
