Las 8 herramientas de productividad digital que todos deberían adoptar

Soy un superadoptante. Me encanta probar cientos de aplicaciones, redes sociales y dispositivos nuevos cada año. Pero no todo el mundo quiere vivir el estilo de vida de las mil aplicaciones. Para la mayoría de las personas, el objetivo es adoptar el el más pequeño número de herramientas necesarias para trabajar de forma eficiente. Por eso mis amigos y colegas me preguntan a menudo qué tecnologías considero imprescindibles: las herramientas y las tácticas que tendrán un gran impacto en su productividad sin gastar mucho tiempo ni dinero en ponerlas en marcha.

Si bien a menudo recomiendo tecnologías específicas a personas con desafíos particulares, hay algunas herramientas que sugiero una y otra vez, porque son útiles para casi todo el mundo_._ En muchos casos, son herramientas que no solo benefician a los usuarios individuales, sino a equipos enteros, al reducir el desorden de la bandeja de entrada y los gastos de comunicación. Pero en otros casos, son aplicaciones que sugiero porque me resulta muy doloroso ver a alguien utilizar Microsoft Office para algo que podría lograrse mejor con una herramienta de colaboración o toma de notas diseñada especialmente.

Estas ocho tecnologías encabezan la lista: son los sitios, los programas y las funciones que me gustaría que todos los usuarios de ordenadores empezaran a utilizar hoy. Cada una de ellas está disponible en una versión gratuita, aunque es posible que tenga que pagar por las funciones premium una vez que descubra lo útiles que son. Estos son los imprescindibles:

Evernote: Claro, puedo dedicarme un par de minutos a revisar mi correo electrónico mientras busca en su disco duro el documento que sabe que está ahí en algún lugar. Pero si utilizara Evernote, todas sus notas estarían en un solo lugar, porque Evernote facilita la recopilación y la organización de las notas, ya sean del primer borrador que escribió directamente en una nota de Evernote, una tarjeta de presentación que tomó y guardó (para que ahora pueda buscar texto) o un artículo de Internet que haya recortado.

Twitter: Es hora de dejar de enviar enlaces por correo electrónico. En un mundo de sobrecarga de correos electrónicos, es mucho más útil compartir los enlaces de una manera que no aumente el desorden de la bandeja de entrada. Si se los envía a sus colegas, hágalo a través de Slack, Yammer o una libreta de Evernote compartida para guardar los recortes pertinentes. Si quiere compartir sus descubrimientos con una red más amplia de amigos y colegas, publíquelos en Twitter con etiquetas para que lleguen al radar de otras personas interesadas en el mismo tema. Por ejemplo, utilice la etiqueta #dataviz para compartir una historia interesante sobre la visualización de datos, #smallbiz para compartir ese fantástico artículo sobre emprendimiento o cree una etiqueta específica para los compañeros que quieren compartir recursos.

Garabato: Oh, ver el final de los hilos de correo electrónico que nos enredan en largas y dolorosas conversaciones sobre cómo programar esa conferencia telefónica grupal. Doodle elimina esos hilos sondeando a la gente según las ventanas de llamadas o reuniones disponibles, para que pueda llegar en un momento que sea conveniente para ambas partes sin un sinfín de idas y venidas. Si se encuentra programando una llamada con más de dos o tres personas más, por favor, haga garabatos en lugar de enviarla por correo electrónico.

Listas de Facebook: Sí, su perro es adorable. Pero lo sigo en Facebook porque valoro sus opiniones profesionales y sus noticias personales. Si va a compartir más de una foto a la semana de su nuevo cachorro o niño bonito, por favor usar las listas de Facebook para segmentar esas actualizaciones para personas que son amantes de los perros o que realmente conocen a su hijo. El mismo principio se aplica a las noticias profesionales: a medida que más y más personas utilizan Facebook para compartir las actualizaciones del sector y conectarse con sus colegas, piense cuáles de sus publicaciones solo interesan a la gente de su empresa o campo específico y utilice las listas para segmentarlas en consecuencia.

Feedly: Tengo un dolor de cabeza específico cuando veo la bandeja de entrada de alguien repleta de alertas de Google News. Hay una manera mejor: utilizar un lector de noticias como Feedly para suscribirse a las búsquedas de Google News, así como a los blogs y sitios web favoritos. Un lector de noticias reúne todas esas fuentes de noticias en un solo lugar y ofrece una experiencia móvil y de escritorio ordenada.

Sketch:  Cuando necesita cambiar rápidamente el tamaño de una imagen antes de compartirla, abrir Photoshop es exagerado; cuando necesita guardar rápidamente una captura de pantalla para consultarla en el futuro, la captura de pantalla integrada de su ordenador no garantiza que vuelva a encontrar esa imagen. Skitch resuelve ambos problemas, ya que facilita compartir un mensaje de error con el soporte técnico, coger el listado de productos que quiere guardar o compartir o guardar un recibo en línea. Lamentablemente, la versión para Windows de Skitch era asesinado, pero los usuarios de Mac pueden seguir utilizándola.

TripIt: Me rompe el corazón cuando descubro que podría haber visto a un amigo o colega lejano cuando estuvimos los dos en la misma ciudad al mismo tiempo. TripIt puede ahorrarnos ese desamor: conéctese con las personas que usted siempre quiere verlo y se lo dirá cuando su viaje lo lleve al mismo lugar. Igual de útil es que convierte todas las reservas de viaje que recibe por correo electrónico en una lista práctica y accesible de planes de viaje que puede compartir y consultar.

Google Docs: Si no tengo que volver a utilizar la función «Seguimiento de cambios» de Word, será demasiado pronto: no hay nada como enviar el mismo documento a tres compañeros diferentes y, luego, esforzarse por conciliar tres series de comentarios. Google Docs pretendía salvarnos de esa tortura al hacer posible que todos pudieran ver el mismo documento y añadir sus cambios y sugerencias en el mismo lugar. Sin embargo, aunque mucha gente usa Google Docs de vez en cuando, compartir documentos de Word sigue siendo lo predeterminado con demasiada frecuencia. Por favor, conciudadanos: aprovechemos el poder de compartir documentos en línea para editar documentos de forma colaborativa de una forma que nos ahorre a todos el dolor de averiguar quién sugirió qué cambios.

En un mundo en el que gran parte de nuestra vida laboral y nuestras experiencias en Internet son interdependientes, tenemos que reconocer que nuestro uso individual del software en línea también afecta a otras personas. Aproveche el poder de la productividad en línea y no solo se está haciendo un favor: está ayudando a todas las personas con las que interactúa.