La comunicación eficaz comienza con una primera impresión

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Acababan de presentar al orador. Detrás de él había un tobogán con su nombre e institución. Un programa en manos de cada miembro de la audiencia tenía la misma información. Y aun así, ¿cómo empezó?

«Buenos días, soy Gary Anderson y soy director general de Acme y hoy estoy aquí para hablar de…» Una vez más, un presentador perdió la oportunidad de causar una buena primera impresión. El público se conformó con otra presentación mediocre y no se equivocaron. Con demasiada frecuencia, los líderes empresariales olvidan el clásico adagio «nunca hay una segunda oportunidad de causar una primera impresión». Tanto en la comunicación escrita como en la oral, es demasiado fácil empezar con lo mundano, lo poco inspirado y lo común.

Mientras diseñamos presentaciones o redactamos correos electrónicos o cartas, es aceptable, quizás incluso más fácil, empezar por escribir el meollo de nuestro contenido. ¿Cómo le daremos forma? ¿Qué flujo tiene sentido? ¿Qué es lo que más le importa a mi público? ¿Qué aspectos deben incluirse y qué elementos son opcionales si el tiempo o el espacio lo permiten? Pero una vez que haya terminado el borrador de su comunicación, dé un paso atrás y considere el paquete total que va a entregar a su lector o público y decida detenidamente cómo quiere empezar.

Es probable que cada año veamos cientos de presentaciones en el trabajo o en conferencias profesionales. Queremos escuchar al orador que llama nuestra atención desde el primer suspiro. En TED 2009, Elizabeth Pisani, un investigador del SIDA con métodos poco convencionales de investigación de campo, hizo precisamente eso. Miró al público y comenzó: «La gente hace estupideces; eso es lo que propaga el VIH». Nos tenía a nosotros. A continuación, habló sobre cuatro grupos distintos de personas (consumidores de drogas, trabajadores sexuales, hombres homosexuales y nerds de las políticas de salud) y lo que cada uno consideró racional. Su discurso, desde su primer suspiro, fue brillante, bien diseñado y poderoso. Empezó bien y acaba de mejorar.

En esta era de desempleo de dos dígitos, muchos de nosotros buscamos trabajo o ayudamos a amigos y colegas que buscan empleo. Después de redactar una carta de presentación, déjala a un lado, haz otra cosa como distracción y vuelve a ella con ojos nuevos. Imagine que es el director de contratación y esto ha llegado a su escritorio o a su bandeja de entrada. ¿La carta le llama la atención desde el primer momento?

Con demasiada frecuencia las cartas que veo son todas sobre el solicitante. «He encontrado su anuncio en mi sitio web de empleo favorito y creo que sería genial para…» Tenga en cuenta a quién le escribe y cómo puede causar una primera impresión que salga de su mundo y entre en el de él o ella. «Su necesidad de un emprendedor motivado (según la descripción del puesto) coincide con mi deseo de pasar de la venta de productos a la venta de servicios». El objetivo es pensar en el escritorio del destinatario, sus prioridades y necesidades y abordarlas. Su nombre aparece en la parte del sobre con el remitente, en la parte superior de su currículum y en la parte superior de la carta de presentación, así que resista a empezar por «Me llamo Beth Jones y quiero…» Piense en el lector.

Si bien es posible que solo veamos decenas de cartas comerciales en un año, vemos miles de correos electrónicos. Ahí, la primera impresión es obvia: el asunto. Haga una pausa en esta publicación un momento y eche un vistazo a su bandeja de entrada ahora mismo. No abra ni responda ningún correo electrónico, sino que compruebe cuántos realmente le llaman la atención con el asunto. Supongo que menos del 10%. Peor aún, muchas líneas de asunto no nos dan ni idea de lo que contiene el correo electrónico. «Seguimiento de ayer» o «actualización del proyecto» no hacen nada para captar nuestra atención ni nos dan una idea de lo que hay en el correo electrónico. Muchos ejecutivos leen y responden desde sus BlackBerries o iPhones, que tenemos que hacer que cada carácter cuente.

La clave para escribir una línea de asunto potente es hacerlo al final, justo antes de pulsar enviar, no antes de escribir el correo electrónico. Sí, lo sé, es necesario volver a la parte superior del correo electrónico para rellenar el asunto cuando haya terminado de escribir el correo electrónico. Pero solo entonces sabrá realmente lo que dice en el cuerpo del correo electrónico. También es una oportunidad fantástica para comprobar que tiene los destinatarios correctos en el correo electrónico (ni demasiados ni muy pocos).

Tenemos cientos de oportunidades cada semana para causar una primera impresión. Ya sea una presentación formal para cientos de desconocidos, una carta de presentación para una empresa a la que nos gustaría contratar o un correo electrónico a un grupo de compañeros de trabajo sobre el picnic de la empresa de la semana que viene, tenga en cuenta la primera impresión y haga que valga.

JD Schramm, director del Maestría en iniciativa de comunicación en la Escuela de Posgrado de Negocios de Stanford, imparte una variedad de cursos de comunicación a estudiantes de MBA. Puede ponerse en contacto con él en schramm_jd@gsb.stanford.edu y es más probable que responda si la línea de asunto le llama la atención.