Adquisiciones electrónicas en Schlumberger

Puede que piense que no le importaría mucho a un$ 8.500 millones de dólares, una empresa, cómo compra sus lápices. Pero cuando más de 60 000 empleados en 100 países compran esos lápices (sin mencionar escritorios, ordenadores y piezas de repuesto para equipos de yacimientos petrolíferos), el tiempo y los costes que implica pueden aumentar rápidamente. En lugar de intentar centralizar esas compras en una oficina de compras mundial, Schlumberger optó por aprovechar el floreciente mercado de los sistemas de contratación electrónica para transferir el control de las compras a sus empleados. Hace poco instaló un sistema de aprovisionamiento automatizado basado en la web en su división más grande, Oilfield Services. Los empleados compran lo que necesitan directamente desde sus propios escritorios. Andrea Ovans, de HBR, habló recientemente con el responsable del sistema, Alain-Michel Diamant-Berger, afincado en París, sobre la razón del cambio.

¿Qué ha conseguido al pasar a la contratación electrónica?

Sustituimos varios sistemas diferentes (algunos basados en papel y otros automatizados) por un único sistema de escritorio. Eso nos ha permitido agilizar y acelerar toda nuestra operación de compras. En el pasado, la compra de suministros y equipos solía ser un proceso lento y complicado que requería mucha gente, mucho papeleo y muchas aprobaciones. Ahora nuestros empleados actúan como sus propios agentes de compras, hacen los pedidos directamente a través de sus ordenadores y reciben los productos que necesitan con mucha más rapidez. Al mismo tiempo, el uso de un único sistema en toda la organización nos permite consolidar las compras y obtener mayores descuentos por volumen de nuestros vendedores.

¿Cómo funciona el sistema, exactamente?

Tiene dos partes. La parte interna, que utiliza el software de aprovisionamiento BuySite de Commerce One, se ejecuta en nuestra intranet. Para nuestros empleados, usar este software es muy parecido a comprar en una tienda en línea. Utilizan un navegador en sus ordenadores para acceder a un catálogo fácil de usar de material de oficina, equipo técnico, artículos especializados, mobiliario, etc. Una vez que seleccionan los artículos, el sistema emite automáticamente una solicitud, la envía electrónicamente a las personas adecuadas para su aprobación y la convierte en una orden de compra.

Para hacer llegar los pedidos de compra a nuestros proveedores, utilizamos MarketSite, el mercado de Internet de Commerce One para realizar transacciones de empresa a empresa. MarketSite nos permite ponernos en contacto con cientos de proveedores mediante un único sistema abierto. Sustituye a los sistemas patentados de intercambio electrónico de datos que antes teníamos que mantener. A diferencia del EDI, que requería una serie de costosas conexiones individuales con proveedores individuales, un mercado web es un sistema económico y de muchos a muchos.

¿Cómo se negocian los precios exclusivos si todos los vendedores y clientes están agrupados?

Cada comprador puede personalizar el catálogo de productos y los precios que ve. Por ejemplo, uno de los vendedores que utilizamos para material de oficina es OfficeDepot. OfficeDepot publica su catálogo general de productos en MarketSite, pero lo que nuestros empleados ven en sus escritorios es un subconjunto de ese conjunto de productos, con precios que hemos negociado previamente con el proveedor. La personalización del catálogo se realiza con MarketSite.

Con el tiempo, esperamos utilizar el poder del mercado web para negociar los precios en tiempo real mediante subastas y otros sistemas de ofertas.

¿Qué ventajas ofrece el nuevo sistema?

Nos ha proporcionado ventajas tanto en costes como en procesos. Por el lado de los costes, no solo utilizamos nuestra escala de compras para reducir el coste de los productos, sino que también reducimos sustancialmente los costes de transacción. El día que pusimos en marcha el sistema, redujo el tiempo que la gente dedicaba a pedir suministros y les permitió hacer su verdadero trabajo. Y el sistema en sí es más barato de operar que los enlaces EDI a los que sustituye. El sistema también es mucho más eficiente para nuestros proveedores y ellos nos repercutirán parte de esos ahorros de costes en forma de precios más bajos.

Por el lado del proceso, las ventajas de tener un solo sistema en todo el mundo son enormes. Cuando trasladamos a personas, por ejemplo, no tienen que aprender un nuevo sistema en el nuevo lugar. También podemos hacer un seguimiento de nuestra actividad general de compras de una manera que antes no podíamos, lo que nos da información que podemos utilizar para aumentar aún más la eficiencia de nuestro aprovisionamiento.

Una cosa es hablar de poner un gran sistema informático nuevo y otra es hacer que funcione. ¿Qué tan difícil fue poner en marcha el sistema?

Déjeme ponerlo en una báscula. En el otro extremo está la implementación de un sistema SAP. Fue muy difícil para nosotros porque había que instalarlo todo de una vez, una especie de enfoque a lo grande. El sistema de contratación electrónica estaba en el otro extremo de la escala porque podía implementarse por etapas y funcionar en conjunto con los distintos sistemas existentes durante el período de transición. Cuantos más artículos pusiéramos a disposición en el sistema, más personas los utilizaban. Nunca obligamos a nadie a usarlo. Todo el mundo se inclinó por ello de forma natural porque facilitaba mucho la compra. Y sabemos que lo logramos porque cuando desconectamos los sistemas antiguos en diciembre, nadie se quejó ni preguntó: «¿Qué le pasó a mi sistema?» Ya nadie utilizaba los sistemas antiguos.