¿Qué tipo de lista de verificación debería utilizar?

Como millones (o al menos decenas y decenas de miles) de personas que no son cirujanos, he estado leyendo la El manifiesto de la lista de verificación. Es un libro maravillosamente entretenido y que invita a la reflexión. (Si quiere la versión corta, puede escuchar a Katherine Bell de HBR entrevistando a Gawande aquí.)

Gawande argumenta de manera convincente que la medicina, en particular la cirugía, comparte muchas características con dos tareas complejas y de gran habilidad: construir grandes edificios y volar aviones. Sin embargo, aunque las personas que trabajan en la construcción y la aviación dependen de seguir las listas de verificación para hacer las cosas bien, los médicos y enfermeras hasta ahora no lo han hecho. Gawande cree que se trata de un grave error y en su libro cuenta la inspiradora historia de cómo él y un montón de otros profesionales médicos de todo el mundo diseñaron una nueva lista de verificación quirúrgica que ya está salvando vidas en todas partes, incluso en el propio quirófano de Gawande en el Brigham and Women’s Hospital de Boston.

Pero Gawande también aboga por el uso de las listas de verificación en otros esfuerzos, desde los negocios hasta la inversión y la abogacía. Esto fue demasiado lejos para el abogado Philip Howard, que se quejó en un reseña en el Wall Street Journal eso:

El logro es personal. Por eso es tan importante dar a las personas la libertad de asumir la responsabilidad. Las técnicas organizativas pueden ser útiles (todos nos basamos en las listas de verificación de manera informal), pero los protocolos formales pueden generar disrupción y socavar el éxito en muchas actividades de la vida.

Howard estaba exagerando: Gawande nunca dice que todas o incluso la mayoría de las decisiones deban dividirse en protocolos formales. Pero tampoco desglosa formalmente qué tipo de situaciones requieren qué tipo de listas de verificación. ¡No proporciona una lista de verificación! Así que pensé en intentarlo (aunque si tiene una taxonomía de listas de verificación mejor, me encantaría conocerla):

1. La lista de verificación más sencilla es la lista de tareas: un recital paso a paso de los procedimientos operativos estándar que deben seguirse en el orden correcto. Esto solo funciona bien cuando se acepta y se acuerda ampliamente cuál debe ser la lista de tareas. Esto significa que las listas de tareas son las más adecuadas para tareas técnicas que implican demasiados detalles como para recordarlos, pero no mucho juicio. Como preparar un plato específico en un restaurante o poner en marcha un avión. Seguro que hay algunos solicitudes apropiadas para ellos en entornos de gestión más generales, pero Howard tiene razón en que, cuando se imponen desde arriba, pueden impedir que se hagan cosas útiles.

2. Un pariente cercano de la lista de tareas es el lista de solución de problemas. Algo va mal, ¿qué medidas toma para averiguar qué es y corregirlo? Una vez más, funcionan mejor en los esfuerzos técnicos: en el libro, Gawande describe la lista de verificación que Boeing elaboró para tratar las puertas de carga abiertas. Pero es fácil imaginarse que las listas sencillas de solución de problemas se utilicen en áreas menos técnicas y que dependan más del juicio.

3. En una obra en construcción en Boston, Gawande se encuentra con lo que llamaré un lista de coordinación. Tiene una tarea extremadamente complicada que ninguna persona puede entender del todo, por lo que establece procedimientos que obligan a los distintos especialistas involucrados a consultarse entre sí de forma regular. De nuevo, esto parece algo con todo tipo de aplicaciones fuera de la construcción (y la medicina).

4. Gawande describe a varios gestores de inversiones en valores que utilizan listas de control para asegurarse de seguir siempre ciertos pasos antes de invertir dinero en una empresa. Se trata de un lista de disciplinas. En un estado mental tranquilo y razonado, establece una lista de procedimientos que quiere seguir para evitar que tome malas decisiones más adelante, en el fragor del momento. Parece que no se pueden estandarizar realmente, pero, en parte porque no están estandarizados, se pueden usar en casi cualquier parte.

5. El tipo de lista de verificación más común es una de la que Gawande no habla en absoluto, la lista de tareas pendientes. Se trata de una lista totalmente personal, que se revisa mensual, semanal o diariamente. Es un elemento básico de todos los regímenes de gestión del tiempo que se remonta al menos a Benjamin Franklin, quien escribió en su autobiografía que intentó empezar sus días así:

¡Levántese, lávese y diríjase a Powerful Goodness! Diseñe el día y tome la resolución del día; continúe con el presente estudio y desayune.
Pregunta. ¿De qué voy a servir este día?

Casi todos tratamos de seguir algún régimen de este tipo, y el hecho de que normalmente fallemos en ello no hace que sea menos útil (si es que sirve de consuelo, Franklin escribió que normalmente tampoco cumplía sus resoluciones diarias). La pregunta es cuándo es apropiado pasar de una elaboración de listas tan personalizada a las listas de control más formales que defiende Gawande. Durante el último medio siglo, la medicina ha pasado de ser una profesión basada principalmente en que los médicos individuales tomaban decisiones a una en la que ahora hay demasiados conocimientos y experiencia especializados como para que un solo médico haga todo el trabajo o tome todas las decisiones (no se lo diga a nadie, pero hay un artículo muy bueno sobre esta transformación programado para la edición de abril de HBR). De ahí la necesidad de listas de tareas, listas de coordinación y listas de solución de problemas (la lista de verificación quirúrgica que Gawande ayudó a diseñar es en realidad una combinación de las tres) que puede que no hubiera servido de mucho hace 50 años.

No cabe duda de que la medicina no es el único campo que ha hecho esa transición recientemente (aunque el periodismo, por extraño que parezca, parece ir en la dirección opuesta, ya que la publicación en la web generalmente requiere menos coordinación y planificación formales que publicar una revista o un periódico). ¡Así que saquen sus listas de verificación, gente!