Dos reglas para una presentación exitosa

La mayoría de las presentaciones van mal porque el presentador no se preparó lo suficientemente bien de dos maneras. De hecho, tan importantes son estos dos errores clásicos que voy a elevarlos a Las Dos Reglas para Preparar una Presentación Exitosa.

Regla Uno: Conozca a su audiencia.

Las presentaciones son acerca de su público, no de sus ponentes. Antes de escribir algo, o comprometer algo a una diapositiva de Power Point, debes pensar en tus oyentes. Así que pregúntate preguntas obvias, pero fáciles de olvidar, como, ¿a qué hora del día estoy hablando? ¿Cuántas personas habrá en la audiencia? ¿Habrán comido o estarán esperando una comida? ¿Habrán escuchado otros discursos, o el mío es el único? La respuesta a cada una de estas preguntas debe afectar la duración, el estilo y el contenido de su presentación.

La gente tiene más energía y más capacidad para escuchar ideas complejas temprano en el día; más tarde en el día sus banderas de energía y no quieren entretener tantas ideas nuevas. Las audiencias más grandes exigen más energía del orador y quieren reírse más de lo que quieren llorar. El peor público (desde el punto de vista del orador) es un público cansado, alimentado y ligeramente ebrio. Esa audiencia necesita las reglas del presidente Reagan para los discursos después de la cena: 12 minutos, unos chistes, y sentarse antes de que el público se ponga de pie.

Pero las cosas realmente interesantes que hay que saber sobre los miembros del público son, ¿qué temen? ¿Cuáles son sus sueños? ¿A dónde quieren que los lleven? ¿Y qué han tenido recientemente causa que les guste o no les gusta? Solo una vez que entienda el estado emocional de la audiencia está listo para comenzar a diseñar una presentación para ellos. Demasiados altavoces cometen el error de creer que una talla se adapta a todos. He visto a ejecutivos dar el mismo discurso sobre el estado financiero de la empresa a los inversores, al público en general y a los empleados, con resultados muy diferentes.

Regla dos: Diles una cosa, y una sola cosa

Esta es una regla difícil de seguir para la mayoría de los presentadores. Pero es esencial. El género oral es altamente ineficiente. Los miembros de la audiencia simplemente no recordamos mucho de lo que escuchamos. Estamos fácilmente desviados, confundidos y engañados. Nos distraemos con todo, desde el color de la corbata del presentador hasta la persona sentada en la siguiente fila hasta nuestros propios monólogos internos. Me temo que la compañía no está en muy buena forma. Ese comentario que Joan hizo la semana pasada. Tal vez debería desempolvar mi currículum. Ahora, ¿qué estaba diciendo ese tipo de delante?

Así que tienes que mantenerlo simple. Muchos estudios muestran que sólo recordamos un pequeño porcentaje de lo que escuchamos, en algún lugar entre el 10 y el 30 por ciento.

Pero cuando un orador se pone frente a una audiencia, es muy difícil resistir la necesidad de decirles todo lo que sabes. Demasiados oradores realizan un volcado de datos en sus audiencias en la primera oportunidad. Desafortunadamente, solo podemos tener 4 o 5 ideas en nuestras cabezas a la vez, así que tan pronto como me des una lista de más de 5 artículos, voy a empezar a olvidar todo lo que escucho.

Contra esta triste verdad humana sólo hay una defensa: enfocar su presentación en una sola idea. Sé despiadado. Escribe esa idea en una frase declarativa y péguela en tu computadora. Luego elimine todo, no importa lo hermosa que sea una diapositiva, eso no apoya esa idea.

Sigue estas dos reglas y descubrirás que el público recordará —y tal vez incluso actuará— tus discursos. Después de todo, la única razón para dar un discurso es cambiar el mundo.

Nick Morgan es presidente de Public Words Inc, una consultora de comunicaciones, y autora de Confía en mí: Cuatro pasos hacia la autenticidad y el carisma.

— Escrito por Nick Morgan