No anestesie a sus colegas con una mala escritura

Parece obvio que no debe hacer dormir a su público, ¿no? También debería ser obvio para las personas que hacen entregas presentaciones aburridas o hablar en círculos en las cenas, pero tenga en cuenta el número de altavoces aburridos que ha tenido que soportar.

Los comunicadores más atractivos evitan las expresiones trilladas, ya sea en la conversación o por escrito. Utilizan palabras fuertes y sencillas. Piense en la famosa frase de Winston Churchill sangre, esfuerzo, lágrimas y sudor. Y recuerde lo que dijo George Washington cuando se le preguntó acerca del cerezo caído: no «Lo logré con un instrumento pequeño y afilado», sino «Utilicé mi hacha pequeña».

Cuando escribe correos electrónicos, informes, cartas y otros documentos, aquí le explicamos cómo mantener a sus lectores alertas y receptivos:

Utilice los pronombres personales con destreza. No lo utilice en exceso I (trate de no empezar los párrafos o frases sucesivas con él), pero apóyese mucho en nosotros, nuestro, usted, y su. Son palabras amistosas que atraen a los lectores a un documento.

Utilice contracciones. Muchos escritores tienen un miedo morboso a las contracciones, ya que les enseñaron en la escuela para evitarlas. Pero no infringirá ninguna regla real si la usa, y contrarrestan la congestión, una de las principales causas de la mala escritura. Relájese. Si diría algo como una contracción, entonces escríbalo de esa manera.

Evite la voz pasiva. No escriba «Los documentos de cierre los preparó Sue»; en su lugar, escriba «Sue preparó los documentos de cierre». Esta pauta no es absoluta. A veces, la voz pasiva es la forma más natural de decir lo que dice. Pero si desarrolla el fuerte hábito de usar la voz activa, evitará en gran medida que escriba frases intrincadas y retrógradas.

¿Cómo identifica la voz pasiva? Es invariablemente un ser- verbo o obtener, más un verbo en tiempo pasado. Algunos ejemplos:

• se entrega +
• están + acabados
• fue + premiado
• fueron + elogiados
• ser servido +
• consiguió un ascenso

Varíe la longitud y la estructura de sus frases. La monotonía, como dijo Cicerón, es en todas las cosas la madre del aburrimiento. Es cierto tanto para la sintaxis como para la comida o cualquier otra cosa. Coágulos de igualdad. Así que quiere frases cortas y largas; cláusulas principales y subordinadas. Quiere variedad.

Evite la sopa de letras. Los lectores encuentran aburridos las siglas, especialmente las que no están familiarizados. Úselos con prudencia. Puede que sea práctico hacer referencia al CMV en lugar de deletrear «coste de los productos vendidos». Pero si también incluye acrónimos como ABC («costes basados en actividades»), EBITDA («ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización») y VBM («gestión basada en el valor»), solo los contadores de su audiencia lo seguirán y perderá a todos los demás. No es de extrañar, también. La gente no quiere dominar su vocabulario arcano para entender lo que dice.

Seguro que ha tenido esta experiencia como lector: encuentra un acrónimo (uno largo si tiene mucha mala suerte) y no puede relacionarlo con nada de lo que haya leído en el documento hasta ahora. Se encuentra hojeando el texto hacia atrás, con la esperanza de encontrar la primera aparición de ese acrónimo o de las palabras que puedan caber en él. Para cuando lo encuentre (o deje de intentarlo), habrá perdido la línea de pensamiento del escritor. Nunca haga que sus propios lectores pasen por eso.

Limítese a las palabras cuando pueda. Los acrónimos facilitan la escritura, pero la lectura es más difícil. Su atajo es el obstáculo para el lector.

Esta es la primera entrada de la serie de blogs de Bryan A. Garner sobre redacción empresarial. La serie se basa en los consejos del nuevo libro de Garner, el Guía HBR para una mejor redacción empresarial.