Desarrolle una agilidad que dure más que la pandemia

Para hacer frente a la pandemia, muchas empresas están abandonando sus formas burocráticas e innovando sobre la marcha. Para ello, están tomando prestadas varias de las técnicas que emplea la gestión ágil. Pero estos enfoques también tienen un gran valor en tiempos normales. En este artículo se explica cómo crear un sistema ágil que dure más que la crisis sanitaria y económica relacionada con la pandemia.

••• No hay nada como una crisis para impulsar la innovación. Los soldados estadounidenses de la Segunda Guerra Mundial crearon parches caseros para aviones y jeeps cuando no se podían encontrar piezas de recambio estándar. Tras la explosión del Apolo 13, los ingenieros de la NASA idearon soluciones ingeniosas para que los astronautas regresaran sanos y salvos a la Tierra. La pandemia actual ya ha provocado innumerables innovaciones. Dyson[diseñado](https://www.cnn.com/2020/03/26/tech/dyson-ventilators-coronavirus/index.html) un ventilador nuevo en 10 días. Alibaba y el minorista Zhongbai se unieron para[construir una tienda no tripulada](https://www.retailcustomerexperience.com/news/covid-19-fosters-self-service-innovation-in-china/) para artículos de primera necesidad y suministros desinfectantes. Chick-fil-A[desarrollado](https://www.chick-fil-a.com/corona-virus) más de una docena de cambios en su proceso de autoservicio para maximizar la seguridad y la eficiencia ante la creciente demanda de comida para llevar. Francamente, estos ejemplos no nos sorprenden. Tenemos[estudió y consultó con](https://store.hbr.org/product/doing-agile-right-transformation-without-chaos/10340?sku=10340E-KND-ENG) muchas empresas siguen los principios y prácticas de la gestión ágil, y hemos visto en repetidas ocasiones lo rápido que una empresa puede innovar cuando se deshace de las restricciones de la burocracia y adopta[métodos ágiles](/2016/05/embracing-agile). Hoy en día, parece que muchas empresas están descubriendo la agilidad sobre la marcha. Los ejecutivos nos dicen que las innovaciones que están creando sus empresas no formaban parte de un plan estratégico. No estaban integrados en el sistema de compensación de nadie. No los dirigían altos líderes ni una oficina de programas, y no pasaron por el proceso habitual. Por lo general, un grupo pequeño de personas descubría una necesidad urgente, abandonaba las actividades de menor prioridad, rompía los procedimientos burocráticos típicos y pasaba de ser trabajadores de todos los días a ser MacGyvers corporativos de la vida real, sorprendiéndose a sí mismos y a sus jefes en el proceso. Nos suena mucho a ágil. Otra señal de la agilidad actual: un rápido aumento de la tasa metabólica de muchas empresas. Un alto ejecutivo de un importante minorista nos dijo que ahora celebra reuniones diarias de 30 minutos con partes interesadas multifuncionales para abordar los desafíos del día. Su equipo establece principios clave, como la seguridad, al tiempo que delega las decisiones operativas en los gerentes de línea. «Hemos pasado de tomar cinco decisiones importantes al mes a, a veces, tomar cinco al día», afirma. «Y no estoy seguro de que hayamos perdido mucho en la calidad de esas decisiones». Pero tome nota: esta agilidad espontánea es frágil. Las innovaciones se producen de forma esporádica y no sistemática. Y cuando la emergencia desaparece, las personas suelen volver a la innovación tradicional de mando y control hasta que surja la próxima crisis, cuando tienen que reinventar los enfoques ágiles de nuevo. Entonces, ¿cómo pueden las empresas mantener su agilidad una vez superada la crisis? Estas son las llaves: ### **Construya un** [**sistema ágil**](/2020/05/the-agile-c-suite) **de forma ágil.** Los sistemas empresariales tienen un mayor impacto en el rendimiento a largo plazo que las personas. Esa es una de las razones por las que los atletas y los ejecutivos de negocios actúan de manera tan diferente en las diferentes organizaciones. Entonces, ¿por qué no aprovechar los momentos en que las innovaciones ágiles tienen mucho éxito para hacer que el propio sistema empresarial sea más ágil? Cree equipos más ágiles encargados de generar innovaciones. Comience a difundir los principios de la agilidad en toda la organización, incluso en las partes de la misma que deben seguir siendo burocráticas. La clave aquí es crear un sistema ágil mediante métodos ágiles. Involucre a las personas en el cambio del sistema mediante las pruebas, el aprendizaje y la adaptación. No copie a otra empresa; rara vez funciona e impide que las personas desarrollen las habilidades que necesitan para adaptarse, personalizar y armonizar todos los elementos de la agilidad. La gente necesita tiempo para crear un nuevo modelo operativo y, luego, para acostumbrarse a él. ### **Aumente la velocidad de las innovaciones.** Durante las crisis, los ejecutivos suelen maravillarse de cómo se acelera la velocidad de la innovación en sus organizaciones. Las empresas ágiles también se centran en la velocidad en tiempos normales. Una medida común es el tiempo que transcurre entre la identificación de un problema u oportunidad y la entrega de una solución innovadora. El seguimiento de los tiempos de respuesta puede generar información sorprendente. El tiempo que tarda un equipo ágil en lanzar una innovación viene determinado por dos factores: el tiempo necesario para trabajar en la innovación y el tiempo dedicado a esperar a los demás. Los tiempos de espera incluyen los retrasos causados por los procesos operativos, como los calendarios de planificación estratégica, los procesos de aprobación, los ciclos de presupuestación y financiación, y muchos otros factores. La mayoría de los equipos dedican solo del 15 al 20% de su tiempo a trabajar y el resto a esperar. Por lo tanto, reducir los tiempos de espera tiene cinco veces más impacto al hacer que los equipos trabajen más rápido. Una forma de reducir los tiempos de espera es dividir los programas grandes y largos en lotes más pequeños con ciclos de retroalimentación rápidos. Los lotes más pequeños permiten a las personas que trabajan en sistemas complejos iniciar, detener o cambiar sus actividades rápidamente en respuesta a los cambios o las nuevas demandas. Las innovaciones rompedoras no tienen por qué ser grandes, apuestas de cinco años como las que aterrorizan a los burócratas; pueden convertirse en una serie de ráfagas cortas que se revisan y adaptan periódicamente. Del mismo modo, las engorrosas actividades de planificación y financiación no tienen por qué realizarse en ciclos anuales, ciclos que obligan a los equipos de innovación a retrasar sus inicios o a posponer la muerte de iniciativas que fracasan. Dividir un proceso largo y monolítico de planificación y presupuestación en sprints trimestrales minimiza los tiempos de espera y aumenta la eficiencia del flujo. ### **Restablecer el equilibrio entre las operaciones estándar y la innovación.** Para mantener el éxito en entornos dinámicos, las empresas deben equilibrar dos actividades vitales. Deben dirigir el negocio de forma fiable y eficiente, y deben cambiarlo de forma rápida y eficaz. Centrarse muy poco en la innovación lleva a una empresa estática que no se adaptará. Hacer muy poco hincapié en las operaciones se traduce en una mala calidad, costes altos y riesgos peligrosos para los clientes y la empresa. La mayoría de las grandes empresas actuales se han inclinado demasiado hacia la burocracia, lo que ha hecho perder la innovación. Las crisis hacen que esta deficiencia sea dolorosamente obvia, pero solo por un tiempo. El truco consiste en mantener la urgencia, anticipar la próxima crisis y crear un sistema que haga hincapié tanto en la innovación como en las operaciones. La pandemia actual es sin duda la peor calamidad que han visto la mayoría de los líderes empresariales, pero no es la única. Las dos últimas décadas han sido testigos de una sorprendente serie de crisis y cisnes negros, incluidos ataques terroristas, conflictos locales mortíferos, brotes de enfermedades mortales y fenómenos meteorológicos sin precedentes, como huracanes e incendios forestales. Y todo eso se suma a los desastres empresariales «comunes»: filtraciones de datos, guerras comerciales, disrupciones digitales, etc. El futuro, en nuestra opinión, no será muy diferente: es probable que presente a las empresas una serie de desafíos y oportunidades inesperados, y seguir como de costumbre ya no será suficiente. Un sistema empresarial ágil puede ayudar a las empresas a crear las innovaciones que necesitan para sobrevivir en estos tiempos de incertidumbre.