Deja de intentar sonar inteligente cuando estás escribiendo

Cuando leo un pedazo de trabajo escrito, ya sea una propuesta, un informe o un simple correo electrónico, estoy apagado por personas que han invertido más energía tratando de sonido inteligente que en tratar de ser inteligente. Idealmente, me gustaría leer comunicaciones donde no noto la escritura en absoluto. La mejor escritura es tan transparente que no oculta el mensaje subyacente. Puede lograrlo en su escritura invirtiendo en un gran contenido y luego quitando cualquier cosa que lo resta.

¿Cómo haces que tu contenido sea genial? Antes de crear una sola frase, usted determina el propósito y el resultado deseado de su comunicación. Usted va más allá de los hechos y la información que está transmitiendo y se empuja a aclarar lo que desea que su audiencia piense, sienta y haga después de haber leído su mensaje.

Por ejemplo, decir que estás en el 60% del camino hacia tu objetivo anual podría dejar a una persona pensando que estás progresando bien y otra pensando que la brecha del 40% es demasiado grande para cerrarla. Si quieres que la gente sacara una conclusión en lugar de la otra, o bien necesitarás agregar hechos (por ejemplo, el año pasado en este momento, estábamos solo el 49% del camino y solo nos quedamos un 2% corto) o comentarios (por ejemplo, sé por experiencia que el 40% está a nuestro alcance). Incluya lo que se necesita para que su público interprete el mensaje de la manera que desee.

Una vez que tengas claro lo que quieres que piense la gente, profundiza una capa y considera cómo quieres que se sientan. Si quieres que tu audiencia actúe, necesitas agitar algo en ellos que va mucho más allá del intelecto; necesitas evocar las emociones que alimentarán la acción. ¿Qué estás tratando de aprovechar? Sea claro sobre qué sentimientos está tratando de crear porque la comunicación escrita deja espacio para reacciones emocionales muy diferentes. En el ejemplo anterior, ¿quieres que la gente se sienta emocionado por la oportunidad de cerrar la brecha del 40%? Si es así, ¿cómo está reduciendo la probabilidad de que vayan directamente al miedo al fracaso? El tono de tu mensaje sale en las palabras que elijas. Elige sabiamente.

Si su mensaje tiene un propósito, se está comunicando porque quiere que la gente haga algo diferente. ¿Qué es lo que quieres que hagan? ¿Cerrar la brecha significa llamar a un cliente cada mañana antes de abrir su correo electrónico? ¿Les estás pidiendo que recomienden un producto complementario cada vez que alguien hace una compra? No olvides hacer la pregunta.

Ahora, has trabajado a través de lo que quieres que tu audiencia sepa, piense, sienta y haga y podrías pensar que has terminado. No lo eres. Tome un paso más a través de su mensaje para ver si el conocimiento, las percepciones y las emociones configuran la acción que estaba buscando. Si no es así, agregue o modifique su mensaje.

Si has creado un mensaje con un resultado claro en mente y has preparado todos los componentes para respaldar ese resultado, estás muy por delante de la mayoría de las personas. Ahora, repasa tu idioma y gramática y busca oportunidades para simplificar, apretar y eliminar los golpes de velocidad de tu escritura. Desea arreglar cualquier cosa que resta al mensaje central. Como Elmore Leonard dijo, «Si suena como escribir... reescribirlo». Aquí hay algunas cosas para comprobar:

Elimina las palabras de los pantalones de fantasía. Si se comunica de manera eficaz, se reduce la distancia entre usted y su lector. Desafortunadamente, muchas personas usan el lenguaje de una manera que aumenta esa distancia y debilita la conexión. No hay una manera más rápida de distanciar a tu audiencia que usando palabras de alta falutin para intentar impresionarlos (ya sabes, palabras de alta falutin como, «highfalutin»).

Tenga cuidado con usar palabras incorrectamente. Mi mascota personal es la «metodología», que como cualquier otra —ología en el idioma inglés, debe referirse al estudio o sistema de algo. Si solo está usando un método, diga método. Mientras estás en ello, huelga utilizar, apalancar y paradigma también! ( La jerga empresarial no es un «valor añadido».) Cuando estés inclinado a usar una palabra que te haga sentir más inteligente que la persona con la que te estás comunicando, elige de nuevo. Elija palabras que fortalezcan la conexión entre usted y sus lectores.

Haga que las listas con viñetas fluyan. El uso de viñetas puede ayudarle a ser conciso y ayudar a su lector a entrar en la información más importante. Una lista con viñetas debería crear un ritmo para el lector casi como leer las líneas de un poema. Desafortunadamente, es común leer listas en las que las partes del discurso no coinciden. Por ejemplo, tres de las cuatro viñetas podrían comenzar con verbos, pero una comienza con un adjetivo. Esto interrumpe el flujo y hace que sea difícil para el lector. Imagine una lista con viñetas que incluya: reducir las ausencias; aumentar la motivación; empleados descomprometidos; identificar preocupaciones. Si utiliza una lista con viñetas, asegúrese de que cada viñeta tenga la misma forma gramatical.

Usa una voz activa. La única forma segura de hacer que tu escritura sea más pomposa es usar una voz pasiva; donde el objeto de una acción se convierte en el sujeto de la oración. Hay un gran recurso web de la Universidad de Carolina del Norte, que da el ejemplo, «¿Por qué fue el camino cruzado por el pollo» para demostrar el impacto de dejar al actor en la frase (el pollo) hasta el final.

La forma más fácil de detectar la voz pasiva en su escritura es buscar oraciones con es, am, son, eran, ser, ser, ser, o estado. Mira si puedes reescribir estas frases con un verbo que no sea ser. «Las quejas fueron presentadas por los clientes», se convierte en, «Los clientes presentaron quejas». «El contrato se emitirá el viernes», se convierte en, «Voy a emitir el contrato viernes.» Si usas una voz activa, serás más interesante para tu lector. También le dará a su lector más información y le dejará sentir que entiende su responsabilidad, todas las cosas buenas en la redacción de negocios.

La buena escritura por el bien de la gran escritura es mejor dejarla a los poetas y novelistas. La escritura de grandes negocios debe entregar su contenido sin interponerse en el camino. Invierte tu energía en elegir palabras que inspirarán las acciones que estás buscando y quita cualquier cosa que restará valor a tu mensaje central.

— Escrito por Liane Davey