¿De verdad necesita todo ese espacio de oficina?

La pandemia hizo que muchos profesionales pasaran a trabajar desde casa. A medida que salgamos de la crisis y las empresas pasen a planes de trabajo híbridos, deberían reconsiderar el tamaño, la ubicación y el diseño de las oficinas.

••• Incluso como tasas de vacunación[crecer](https://www.nytimes.com/interactive/2021/world/covid-vaccinations-tracker.html), las empresas siguen sin saber cuándo, cómo y, en algunos casos, si los trabajadores volverán a sus rutinas de oficina anteriores a la COVID. Datos de Google[muestra](https://www.bloomberg.com/graphics/2021-return-to-office/) que la actividad laboral en Londres, Nueva York y San Francisco es la mitad de lo que tenía antes de la pandemia. Un mes de junio[encuesta](https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-06-21/half-of-london-companies-plan-for-home-working-five-days-a-week) de 520 líderes empresariales de la Cámara de Comercio de Londres reveló que entre las empresas cuyos empleados pueden trabajar desde casa, la mitad espera que los trabajadores permanezcan a distancia cinco días a la semana, incluso después de la COVID. Cuando el CEO de Apple, Tim Cook, anunció sus planes para que los empleados regresaran a la oficina tres días de la semana a partir del otoño, los empleados le enviaron[una petición](https://www.theverge.com/2021/6/4/22491629/apple-employees-push-back-return-office-internal-letter-tim-cook) diciendo que la empresa había «ignorado activamente» el deseo de muchos empleados de seguir con un régimen remoto a tiempo completo. Decía en parte: «El año pasado nos pareció que realmente habíamos podido hacer el mejor trabajo de nuestras vidas por primera vez, sin las restricciones que representan inevitablemente los viajes diarios a las oficinas y a las oficinas compartidas en persona». Para las empresas que optan por exigir que menos empleados estén in situ cada día, surge una pregunta: ¿Deberían los gerentes tomar la decisión a largo plazo de desperdiciar una parte de su espacio de oficinas? Basándonos en nuestras décadas de experiencia profesional (uno de nosotros es profesor de finanzas y planificación urbana afincado en Londres y el otro es gestor de inversiones que se centra en el sector inmobiliario), creemos que, para muchas empresas, la respuesta debería ser sí. Ya hay señales de este cambio. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo,[tasas de vacantes de oficinas](https://www.cushmanwakefield.com/en/united-states/insights/us-marketbeats/new-york-city-area-marketbeats#:~:text=The%20Manhattan%20overall%20vacancy%20rate,from%2011.3%25%20one%20year%20ago.) subieron un 11,3% en el último año y ahora se sitúan en el nivel más alto en 27 años. Eso es cierto a pesar de que firmas con sede en Nueva York, como[JP Morgan Chase](https://nypost.com/2021/06/24/jpmorgan-bringing-back-office-workers-regardless-of-vaccine-status/) y[Goldman Sachs](https://www.nytimes.com/2021/05/04/business/goldman-sachs-return-to-office.html) han sido algunos de los que más se ha dicho sobre lograr que los trabajadores regresen rápidamente a las oficinas. ## **¿Por qué tener una oficina?** Los economistas sostienen que las empresas prefieren que sus empleados trabajen en el mismo lugar y a la misma hora por dos razones. En primer lugar, facilita la supervisión de los trabajadores. Esta afirmación está respaldada por muchas pruebas fiables, especialmente para los empleados asalariados (programadores, contadores, etc.), cuyo esfuerzo es[difícil de medir](https://www.journals.uchicago.edu/doi/full/10.1086/690713?casa_token=h2wndEE_CDUAAAAA%3ANZfKgqyj7dM7BC2s7sLvZc7gJjekn84I0bAGLW56BSaFXxWjJCRIBVFqnsCR391xrRRIkP-vO02w). Mientras [métodos electrónicos](https://www.bbc.co.uk/news/explainers-51571684) de los trabajos de monitoreo eran populares incluso antes de la pandemia, el trabajo cualificado es difícil de monitorear de esta manera. Si una empresa (o incluso ciertos directivos de una empresa) se basan en la proximidad y en la observación real para determinar quién trabaja duro, será más difícil trasladar sus actividades principales fuera de una oficina. La segunda razón por la que las empresas tienen oficinas es para apoyar los intercambios de ideas no estructurados. Aunque se trata de una idea bien establecida, hay[muy pocas pruebas](https://www.nytimes.com/2021/06/23/upshot/remote-work-innovation-office.html?fbclid=IwAR32aw8CCajbjTZr6USEeGkt2WlU5Ad8L7pVFR8epYUckNQOESLyrg18_6M) para respaldar la afirmación de que hablar sobre enfriadores de agua fomenta la creatividad. Si bien las investigaciones muestran que las interacciones no estructuradas ayudan a las personas[intercambiar información y crear redes](https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0094119006000611), ningún estudio muestra que esto aumente la productividad de su empresa. El deseo de bolsas no estructuradas no debería impedir que nadie deje su oficina si su principal preocupación es la productividad. Sin embargo, si las reuniones informales son una parte importante de la cultura empresarial, el trabajo remoto puede socavarla. Por lo tanto, los directivos deben pensar detenidamente qué papel desempeña la interacción informal en su equipo y cómo afectará a ella el trabajo desde casa. Estas dos razones para tener oficinas (la supervisión y la interacción informal) siempre han sido evidentes. Sin embargo, para muchas empresas, el grado en que son importantes ha cambiado después de un año de trabajo remoto. Naturalmente, la capacidad del gerente para supervisar a un equipo que trabaja de forma remota depende no solo de la naturaleza del trabajo sino también de[las habilidades del gerente](/2020/07/remote-managers-are-having-trust-issues) . No todos los directivos tienen las habilidades necesarias para ser un buen líder de un equipo remoto, pero estas habilidades mejoran con la práctica. Muchos líderes se han hecho expertos en las reuniones de registro por vídeo e incluso en contratar trabajadores sin reunirse con ellos. Se dice que las habilidades de gestión remota de muchas personas son mucho mejores en esto que antes de la pandemia. Los empleados también se han vuelto más expertos en interactuar a través de la tecnología, ya sea mediante videoconferencia o a través de plataformas como Slack. El soporte de estas tecnologías requiere una inversión, pero el mayor coste de cambiar al trabajo remoto o mixto (el coste de adoptar la nueva tecnología) ya se ha pagado. Nadie debería comprometerse con el trabajo remoto a largo plazo porque quiere recuperar el coste irrecuperable de mudarse a Internet a causa de la pandemia. Sin embargo, la pandemia redujo irreversiblemente el coste de cambiarse al trabajo remoto y abarató esta elección. Esto significa que ahora es más fácil entrar y salir del trabajo remoto cuando es práctico o necesario. En conjunto, estas fuerzas están llevando a la mayoría de las empresas a concluir que habrá más actividad en Internet. Aunque los resultados de la encuesta varían, algunos[estimaciones académicas](https://bfi.uchicago.edu/wp-content/uploads/2020/12/BFI_WP_2020174.pdf) sugieren que alrededor del 20% de la jornada laboral se dedique en casa. Esto sugiere que las oficinas solo necesitarán alrededor del 80% de su capacidad anterior a la pandemia. ## **Factores a tener en cuenta si está pensando en reducir espacio** Los siguientes factores deberían guiar a las empresas a la hora de pensar no solo en la cantidad de pies cuadrados de superficie de oficina que necesitarán en el futuro, sino también en la ubicación de ese espacio. Estas decisiones van de la mano, ya que el tamaño, la ubicación y los costes son decisiones interrelacionadas a la hora de planificar las oficinas: ### **Actitud de los empleados.** Las encuestas muestran que la mayoría de los trabajadores de oficina realmente quieren volver a una oficina, pero solo[dos o tres días a la semana](https://www.pwc.com/us/en/library/covid-19/us-remote-work-survey.html). Eso sugiere que proporcionar un espacio de trabajo atractivo para las personas con más talento requerirá menos espacio que en el pasado, ya que es poco probable que todos los empleados estén aquí los mismos días. Esto sugiere que el [calidad del espacio](/2021/03/designing-the-hybrid-office) debería ser más importante que la cantidad, y es probable que las empresas se centren en espacios más pequeños que ofrezcan mejores servicios y comodidades. ### **Proximidad a los clientes, los clientes y los servicios.** Según los economistas urbanos, las ciudades modernas existen por dos razones: 1) Empresas[beneficio](https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.3982/ECTA10876) por estar cerca de otras empresas y trabajadores, lo que aumenta los salarios y las ganancias, y 2) Cierto[servicios](https://academic.oup.com/joeg/article/1/1/27/2964661?login=true) (como tiendas minoristas o restaurantes exclusivos, centros de salud especializados o fácil acceso a servicios como el transporte compartido) se benefician de la escala y solo están disponibles en áreas densamente pobladas. A medida que las empresas pasen a un modelo híbrido o de trabajo desde casa, es posible que las ventajas de estar ubicadas junto a las oficinas de otras empresas disminuyan debido a la reducción de la densidad. ** ** Estar cerca físicamente de sus clientes y colaboradores pierde importancia cuando más personas trabajan de forma remota, por lo que la ventaja de tener una oficina en un distrito central de negocios probablemente disminuya. Al mismo tiempo, estar cerca de los servicios puede ser más importante. Si viaja a la oficina más que nada para socializar con sus colegas, en lugar de trabajar sin descanso en un escritorio, cada vez es más importante estar cerca de restaurantes y parques. ### **Cambiar los patrones de viaje al trabajo.** En el pasado, una consideración clave a la hora de elegir las ubicaciones de las oficinas era asegurarnos de que podían atraer a los mejores. Como los viajes a la oficina no son necesariamente frecuentes, más personas vivirán más lejos de su oficina, por lo que los lugares clave atraerán a más talentos de más lejos. Esto hará que el acceso a las opciones de transporte de corta distancia (como las paradas de metro) sea menos importante y que el transporte de larga distancia (como la proximidad a las autopistas o estaciones de tren de cercanías) sea más valioso para las oficinas. ### **Diseño de oficina.** Cada vez más, atraer a los mejores talentos no se basa en la ubicación de la oficina en relación con sus hogares, sino en función de sus aspiraciones profesionales. Cuando elijan ir a la oficina, los trabajadores con talento se sentirán atraídos por las oficinas, donde pueden trabajar de forma más productiva y centrarse en actividades que no pueden realizar desde casa. Esto requerirá menos espacio, pero la ubicación y[calidad](/2021/03/designing-the-hybrid-office) las ubicaciones de las oficinas serán críticas. ### **Consideraciones medioambientales.** Dado que el entorno construido tiene un impacto significativo en el entorno natural, los bienes raíces son una parte importante de las estrategias ESG de las empresas. Construir torres de oficinas consume inmensos recursos; calentarlas, refrigerarlas y electrificarlas consumen recursos todos los días. A medida que las empresas se reimaginan y reevalúan sus necesidades de espacio físico, la crisis actual puede ser la oportunidad perfecta para empezar a utilizar el espacio de oficinas[de manera más eficiente](/2020/05/how-struggling-businesses-can-renegotiate-rent). Por ejemplo, para las empresas que optan por un sistema híbrido los días de la semana (en el que todos los trabajadores están en la oficina, por ejemplo, los martes, miércoles y jueves), la reducción de la huella ambiental derivada de la reducción de la calefacción y la refrigeración en los días «libres» puede ser significativa. ### **Coste.** Un último factor en las decisiones que tomarán las empresas sobre los espacios de oficinas: los propietarios pueden estar más dispuestos que nunca a[renegociar](/2020/05/how-struggling-businesses-can-renegotiate-rent) contratos. Esto significa que incluso aquellos que tenían acuerdos a largo plazo ahora pueden intentar replantearse la forma en que utilizan el espacio de oficinas. En conclusión, la mayoría de los gerentes pueden darse cuenta de que no necesitan tanto espacio de oficina como antes, y el espacio que sí necesitan funcionará mejor para los empleados si se diseña para un estilo de trabajo híbrido y cerca de los servicios y las conexiones de transporte de larga distancia, a medida que las ubicaciones en los distritos centrales de negocios pierden valor.