Cut Costs Not Corners

Reduce costes y aumenta tus ingresos manteniendo altos niveles de calidad.

Cuando una empresa reduce costes, normalmente significa que puedes esperar productos de peor calidad y un servicio peor. Si alguna vez has llamado a un banco o a un proveedor de telecomunicaciones después de que aplicaran una ronda de recortes y subcontratación, es muy posible que hayas pasado horas en espera, sólo para hablar finalmente con un empleado del servicio que no tiene ni idea de cómo ayudarte.

Cuando una empresa recorta costes, normalmente significa que puedes esperar productos más chapuceros y un peor servicio.

Todos somos justificadamente escépticos ante las empresas que recortan costes, pero reducir gastos y racionalizar las operaciones no tiene por qué significar productos o servicios de menor calidad.

Toda empresa, independientemente de su tamaño o de su base de clientes, puede recortar gastos de forma eficaz, una forma que conduce a mayores ingresos y, sobre todo, a un servicio excelente. Estos resúmenes te mostrarán exactamente cuándo y dónde recortar costes, proporcionando una introducción esencial a las operaciones eficientes para cualquier empresa.

En estos resúmenes te mostraremos exactamente cuándo y dónde recortar costes.

En este resumen, descubrirás

• cómo engrasar las ruedas de tu ciclo de capital;
• cómo calcular la rentabilidad de tu empresa
• cuánto espacio necesita cada empleado; y
• por qué no sirve de nada llorar por los costes irrecuperables
• .

La clave de un negocio rentable es reducir costes, mantener la calidad y maximizar los beneficios.

"La experiencia también es un gran ahorrador de costes: la repetición hace que las personas se familiaricen con las tareas y, en consecuencia, sean más rápidas."

¿Cuál es la mejor forma de obtener los máximos beneficios? La respuesta más sencilla es aumentar los ingresos, lo que por supuesto ayuda si puedes conseguirlo. Pero hay un método mejor y más fácil de controlar que consiste en gestionar los gastos. Se llama dirección de costes, y funciona así:

Para empezar, tendrás que centrarte en los dos tipos principales de costes: fijos y variables.

Los costes fijos son independientes del nivel de producción de una empresa, e incluyen ordenadores, escritorios, teléfonos y otros equipos. Pero el término también puede referirse a costes menos tangibles, como el alquiler o los seguros. De hecho, la mano de obra se considera a menudo un coste fijo, ya que se necesita tiempo y dinero para contratar empleados.

Costes fijos

Los costes variables dependen del nivel de producción, lo que significa que cuanto más consumes, más pagas. Ejemplos de costes variables son las materias primas, el embalaje y el almacenamiento.

Ahora que conoces los dos tipos principales de costes, puedes empezar a aprender por qué gestionarlos de forma inteligente producirá productos de menor coste, y por tanto mayores ingresos, todo ello manteniendo los mismos niveles de calidad.

Podrías reducir costes haciendo recortes radicales, pero esto probablemente reducirá la calidad de los bienes o servicios que ofreces. Por ejemplo, si decides ahorrar dinero recortando tu equipo de atención al cliente, es probable que en un futuro próximo tengas que enfrentarte a clientes muy descontentos.

Sin embargo, recortar sabiamente los costes innecesarios aumentará los ingresos y mantendrá la calidad. Por ejemplo, el fundador de IKEA, Ingvar Kamprad, construyó su imperio de 235 tiendas mediante sencillos mecanismos de reducción de costes que dejaron intacta la calidad. Una de las estrategias fue vender muebles sin montar, que ocupan menos espacio y requieren menos tiempo de fabricación.

Pero la calidad no es lo mismo.

¿Pero cómo puedes tú reducir costes de forma inteligente? Profundicemos en algunas estrategias concretas para reducir gastos manteniendo la calidad.

Menos es más: ahorrar en espacio y actividades innecesarias es esencial para reducir costes.

Cuando los emprendedores fundan un nuevo negocio, a menudo son propensos a la sobreexcitación y pueden acabar gastando dinero que no tienen. Aunque este error es habitual, puede paralizar gravemente un negocio antes incluso de que despegue.

Por tanto, es clave entender la gestión de costes desde el principio, y un buen lugar para empezar es con la propiedad.

El espacio es un gasto importante y un objetivo primordial para recortar gastos. Para hacerte una idea de cuánto espacio es suficiente, ten en cuenta que la norma es de once metros cúbicos por trabajador. Si tienes más espacio que esto, es probable que estés gastando demasiado dinero en ello.

Otra forma estupenda de reducir costes de espacio es mediante el hotdesking, una forma de maximizar los puestos de trabajo eliminando los escritorios individuales y haciendo que los empleados utilicen el que esté disponible. Por ejemplo, Stocks, una empresa británica que fabrica máquinas de coser, tiene un equipo de ventas de diez personas que trabajan en un espacio diseñado para seis. Sin embargo, la oficina funciona sin problemas porque los empleados pasan el 60% de su tiempo en citas externas.

Bien, ahora que has maximizado tu espacio, es hora de recortar otros gastos no esenciales, y eso significa subcontratar, es decir, subcontratar tareas no esenciales a otras empresas.

Cualquier actividad que no sea central para tu negocio debe ser analizada: si te cuesta más hacerla internamente que externamente, debes subcontratarla a alguien que pueda hacerla más barata.

Aunque externalizar el trabajo que ya se hace internamente puede ser más complicado porque ya se han hecho inversiones de capital, es esencial hacerlo de todos modos.

Supongamos que te das cuenta de que necesitas externalizar tu publicidad, pero acabas de invertir en un nuevo software de diseño de marketing. Aunque pueda resultar difícil, es importante que aceptes tus costes hundidos; el dinero que gastaste en el software ya se ha ido, pero no tienes por qué seguir malgastando dinero pagando a personal publicitario.

Convertir rápidamente el capital en productos y de nuevo en más capital es esencial para un negocio de alto rendimiento.

¿Sabes lo que es el ciclo cdel capital ? Pues es un conocimiento esencial para cualquier empresario, porque todas las empresas se rigen por él.

Así es como funciona:

Empiezas con dinero en efectivo, propio o ajeno. Este dinero se utiliza para comprar bienes de equipo y materiales que el trabajo de los empleados transforma en productos acabados para la venta. Pagas a tus proveedores, cobras de tus clientes y, con suerte, te queda algo de dinero para repetir.

¿Por qué es fundamental para la reducción de costes?

Porque los costes bajos requieren un ciclo de capital rápido y centrarse en el viejo adagio de que el tiempo es dinero. Por ejemplo, cuanto más dinero esté inmovilizado en capital circulante, como las existencias, mayores serán los costes destinados a cosas como los intereses y el almacenamiento. Por tanto, es esencial limitar el tiempo que tienes existencias en tu poder.

Una forma de conseguirlo es mediante un inventario limitado. Tomemos el ejemplo de Wal-Mart, cuyo almacenamiento de existencias es dos veces y media inferior a la media del sector, lo que garantiza un ciclo eficiente.

Pero las negociaciones con clientes y proveedores también pueden reducir el coste de los bienes de capital. Por ejemplo, si vendes bienes y servicios a crédito, y tardas 90 días en cobrar el pago de un cliente, básicamente estás perdiendo los intereses que devengaría el dinero. Una estrategia mejor es establecer plazos de pago más cortos y disciplinar a los morosos con multas y amenazas de acciones legales.

En la otra cara de la moneda, si tus proveedores te ofrecen crédito, puede resultar tentador aceptarlo. Sin embargo, dependiendo de la situación, podría tener sentido comercial pagar por adelantado a cambio de un coste total menor. Y, por supuesto, es esencial evitar pagar con retraso, porque hacerlo te dará mala fama en el sector.

Utilizar el margen de beneficios de tu empresa para motivar a los empleados es tan esencial como maximizar el impacto de los incentivos no financieros.

El aumento de la productividad es una forma estupenda de reducir los costes variables, pero eso significa convencer a tus empleados para que hagan más, y todos sabemos que no es tarea fácil. Por suerte, existe una gran estrategia para aumentar la productividad, y todo se basa en motivar a tu personal a través de tusmárgenes de beneficio en lugar de su facturación; esto te pone del mismo lado que tus trabajadores a la vez que aumentas tus propios beneficios.

En la mayoría de las empresas, el equipo de ventas es recompensado por las ventas que realiza. Esta estructura hace que los empleados se obsesionen con cerrar tratos y los costes suelen quedar desatados. Una estrategia mejor es vincular las comisiones a los beneficios de la empresa, centrando así a tu equipo de ventas en ahorrar dinero y mejorar los resultados de la empresa.

Por ejemplo, Atrium, una empresa de iluminación con sede en Londres, duplicó con creces sus beneficios al cambiar a un sistema de recompensas vinculado al beneficio bruto. Sus vendedores dejaron de rebajar los precios y, en lugar de dejarse llevar por la mentalidad de "cualquier cosa con tal de complacer al cliente", invirtieron en recortar costes superfluos y mejorar la eficiencia.

Pero, en cualquier caso, los beneficios de una empresa de iluminación se han duplicado.

Pero el dinero no basta. Aunque un buen salario es un aspecto importante de la satisfacción en el trabajo, un buen sueldo por sí solo no garantiza que tus empleados trabajen con una eficiencia óptima. De hecho, la satisfacción en el trabajo también es el resultado de varios motivadores sin contrapartida, como el sentimiento de logro que quieres que sientan tus trabajadores para reducir costes.

¿Pero cómo puedes conseguirlo?

Una forma es simplemente tomando nota del esfuerzo que hacen tus empleados. De hecho, un simple correo electrónico de agradecimiento o una cena con el personal después de un proyecto importante pueden contribuir en gran medida a motivar a tu equipo sin arruinarte.

Mantén bajos los costes de financiación buscando concursos de financiación, poniéndote en contacto con amigos y trabajando con los bancos.

Toda empresa en crecimiento se enfrenta al reto de los costes de financiación, y es esencial controlarlos antes de que empiecen a devorar tus beneficios.

Mantén los costes de financiación bajos buscando concursos de financiación, poniéndote en contacto con amigos y trabajando con los bancos.

Los costes de financiación -es decir, el coste de conseguir dinero- se deben a los intereses y otras comisiones. Es importante identificar formas de obtener dinero a bajo coste o sin coste alguno.

Para ello, es necesario que te pongas en contacto con tu empresa.

Una estrategia consiste en acudir a organismos gubernamentales o a determinadas empresas, como bancos y periódicos, que puedan tener interés en determinadas actividades empresariales que tengan lugar en una zona concreta; esto podría llevarles a aportar dinero u ofrecer beneficios a tu empresa.

Por ejemplo, cada año se conceden miles de premios en todo el mundo a empresas nuevas o pequeñas. La mayoría de ellos se basan en un plan de empresa, como los Premios Startup del HSBC, que conceden hasta 25.000 libras esterlinas.

Otro premio es un plan de empresa.

Otro enfoque es pedir dinero a familiares y amigos. Esta técnica es beneficiosa porque evitas ajustarte a procedimientos formalizados y lentos, a la vez que se te conceden condiciones más flexibles. Sin embargo, es esencial que expliques todos y cada uno de los riesgos a dichos financiadores, porque lo último que quieres es que un amigo o familiar servicial sufra dificultades económicas por culpa de tus compromisos financieros fallidos.

La tercera y última estrategia consiste en negociar con los bancos unas condiciones más favorables. Pero para ello necesitas tanto los conocimientos necesarios como un plan de negocio. Al fin y al cabo, los bancos están sujetos a los mismos factores macroeconómicos y a la misma presión para obtener beneficios que tú, así que es aconsejable buscar un banco que esté en buena situación financiera, ya que podrá ofrecerte un tipo de interés mejor.

Una forma de hacerlo es leyendo la sección financiera del periódico y teniendo en cuenta que los tipos de interés suelen oscilar entre el tres y el nueve por ciento. Naturalmente, debes aspirar al extremo inferior de la horquilla y comparar precios hasta conseguirlo.

Recortar gastos en una crisis puede requerir medidas serias.

Si una catástrofe golpea a tu empresa, recortar gastos es probablemente la primera medida que tomarás. A veces, esto puede significar tomar decisiones difíciles para mantener tu empresa a flote, y todos sabemos que los momentos extremos pueden exigir medidas extremas.

Cuando una empresa se ve afectada por una catástrofe, es probable que la primera medida que tome sea recortar costes.

Una de estas estrategias consiste en cambiar deuda por capital, porque a veces descargar la deuda puede valer una parte importante de tu empresa. Por ejemplo, la empresa de maletas Samsonite canjeó la friolera del 60% de sus acciones a CVC Capital Partners, uno de los mayores grupos europeos de capital riesgo, a cambio del pago de una deuda por valor de casi 175 millones de dólares.

Otra medida extrema es trasladar tu empresa a otro país para ahorrar en impuestos. Por ejemplo, algunos países tienen tipos impositivos empresariales muy bajos, como las Maldivas, con un tipo impositivo del nueve por ciento, y los Emiratos Árabes Unidos, con uno del 15 por ciento. Compáralo con países con algunos de los tipos más altos, como Italia, donde el tipo impositivo empresarial es del 76%, o India, donde es del 86%.

Pero independientemente de las medidas que tomes en una crisis, despedir a tus empleados nunca es la opción más inteligente; a las empresas con personal inseguro les va mucho peor.

¿Por qué?

Bueno, ser despedido es la principal fuente de miedo para cualquier empleado, ya que afecta tanto a su productividad como a la calidad de su trabajo. De hecho, despedir a gente puede incluso hacer que empleados valiosos busquen formas de salir de una empresa que consideran un barco que se hunde.

Por qué?

Sin embargo, los empleados también están dispuestos a hacer sacrificios que ahorren dinero a la empresa, si hacerlo les garantiza un puesto de trabajo. Por ejemplo, en junio de 2009, British Airways convenció a 6.940 empleados para que se acogieran a una excedencia voluntaria no retribuida, una medida que ahorró a la empresa 16,7 millones de dólares, así como los puestos de trabajo a largo plazo de esos trabajadores.

Y, por supuesto, está la medida de último recurso: cortar y huir. Al fin y al cabo, el fracaso no es más que un hecho empresarial, y sólo en el Reino Unido, ¡400.000 empresas cierran sus puertas cada año! Así que recuerda, salir de un negocio no rentable, si se hace bien, puede dejarte en mejores condiciones para iniciar otro.

Conclusiones

El mensaje clave de este libro:

Algunas personas ven el recorte de gastos como una medida de emergencia, pero una estrategia de reducción de gastos a largo plazo es en realidad esencial para aumentar los márgenes de beneficio de cualquier empresa. Gestionar tus gastos con eficacia también te ayudará a construir una empresa preparada para afrontar cualquier crisis o situación difícil.

Consejos Accionables:

Aplica presupuestos base cero.

Generalmente, lo primero que hace una empresa al elaborar su presupuesto anual es determinar cuánto dinero necesitará cada departamento durante el año. Así, si el año pasado gastaste 60.000 $ en marketing para producir 4 millones de $ en ventas, puede parecer lógico gastar 90.000 $ este año para un objetivo de ventas de 6 millones de $.

Sin embargo, el presupuesto de base cero no asume que el dinero del año pasado se gastó de forma inteligente y eficiente. Más bien supone que cada año, cada departamento de tu empresa debe empezar de cero y presentar argumentos para cada céntimo que asignes. De este modo podrás controlar la naturaleza cambiante de tu empresa y de tu presupuesto!

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