Frenar el instinto de procrastinación

Asigna una tarea a un equipo de subordinados, establece una fecha límite dentro de un mes y, después, espera. Unos días después de la fecha límite, los miembros del equipo le presentan tímidamente el producto de su trabajo. Está claro que es un trabajo apresurado, lleno de errores y omisiones. Molesto, se pregunta si vieron la fecha límite como la fecha de finalización del proyecto o como su inicio.

La procrastinación es una realidad y en los negocios es la principal causa de ineficiencia y mala calidad. Pero, ¿hay algo que pueda hacer al respecto? ¿O está tan arraigado en la naturaleza humana que está fuera de toda influencia?

Una nueva investigación realizada por dos profesores de negocios indica que la forma en que se fijan los plazos tiene un efecto profundo en el grado en que los trabajadores posponen las cosas e incluso en la calidad final de su trabajo. Dan Ariely, de la Escuela de Administración Sloan del MIT en Cambridge (Massachusetts), y Klaus Wertenbroch, de Insead en Fontainebleau (Francia), realizaron una serie de experimentos en los que pidieron a los participantes que realizaran tareas con diferentes plazos. En un experimento, se pidió a tres grupos de personas que completaran una tarea compleja de corrección de textos. Al primer grupo se le dio una fecha límite única, dentro de tres semanas, para completar todo el trabajo. Al segundo grupo se le impusieron una serie de plazos semanales provisionales para completar partes del trabajo. Se les dijo a los miembros de la Tercera que fijaran sus propios plazos provisionales. A los participantes se les pagó según el número de errores que corrigieron y se les penalizó por no cumplir los plazos.

Los resultados mostraron diferencias drásticas tanto en la puntualidad como en la calidad del trabajo realizado por los tres grupos. La peor actuación en ambos sentidos la obtuvo el grupo con una sola fecha límite de fin de proyecto. Su trabajo, de media, se retrasó 12 días y solo corrigieron una media de 70 errores. La mejor actuación la obtuvo el grupo, al que se le impusieron una serie de plazos provisionales; su trabajo solo se retrasó 0,5 días de media y detectaron 136 errores. El desempeño del grupo que fijó sus propios plazos provisionales cayó a la mitad: 6,5 días de retraso, de media, y se detectaron 104 errores. De los otros experimentos realizados por los profesores surgieron hallazgos similares.

La lección está clara: si quiere que el trabajo se haga bien y a tiempo, fije una serie de plazos, no solo uno.