Cuatro distracciones que descarrilan las reuniones y cómo gestionarlas

La mayoría de nosotros hemos tenido la experiencia de asistir a una reunión que se desvió del rumbo, lo que nos dejó confundidos o como si hubiéramos perdido el tiempo. Pero las reuniones no tienen por qué llevar mucho tiempo, ser improductivas ni ser dolorosas por ningún otro motivo. Comprender algunos comportamientos disfuncionales comunes puede ayudar a los directivos a convertir las reuniones en instrumentos para el éxito del equipo. El autor presenta cuatro comportamientos disfuncionales que provocan el fracaso de las reuniones, así como lo que los directivos deben saber para que las reuniones de su equipo sean más eficaces, eficientes y productivas.

••• Las reuniones son fundamentales para lograr los objetivos, ya que fomentan la unidad y facilitan la comunicación, la planificación y la alineación, pero solo si se llevan a cabo de forma eficaz. Las reuniones mal gestionadas afectan negativamente al rendimiento, la cohesión y, en última instancia, al éxito del equipo a la hora de cumplir sus objetivos. [En una encuesta a altos directivos](/2017/07/stop-the-meeting-madness), el 71% dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes. Y un [estudio de 20 organizaciones](https://www.researchgate.net/publication/258187597_Meetings_Matter_Effects_of_Team_Meetings_on_Team_and_Organizational_Success) reveló que los comportamientos disfuncionales en las reuniones, como quejarse o criticar a los demás, se asocian con una menor cuota de mercado, una menor innovación y una menor participación de los empleados. Compruebe si el siguiente escenario le suena: recibe una invitación a una reunión cuyo título es simplemente «Lanzamiento del producto», sin más detalles. Asiste a la reunión porque su equipo gestiona un componente de lanzamiento y quiere asegurarse de que no se pierde nada. Lisa, la directora del equipo, presenta la nueva línea de productos. Sin embargo, en cuestión de minutos, la conversación da un giro cuando John, un alto ejecutivo de marketing, empieza a quejarse de la cultura de la empresa y de la falta de apoyo de la alta dirección. Esto desencadena un acalorado debate no relacionado sobre la cultura de la empresa y no sobre el lanzamiento del producto. Todo el mundo está confundido y frustrado. Durante muchos años trabajando con equipos y entrenando a los líderes de los equipos, he observado cuatro comportamientos disfuncionales que hacen que las reuniones se descarrilen. Para garantizar la productividad, la eficiencia y la eficacia, los directivos deben saber cómo detectar, prevenir y tratar estos comportamientos cuando aparecen. ## Cuatro comportamientos disfuncionales en las reuniones Cuatro comportamientos disfuncionales, o que descarrilan las reuniones, tienden a aparecer en las reuniones que carecen de concentración y claridad, y se pueden resumir con las siglas GAAS: ### Problemas de gravedad Se producen cuando los miembros del equipo se ven envueltos en la discusión de un desafío o tema que es fundamentalmente insoluble a nivel de equipo, como la fuerza de la gravedad. Intentar resolver un problema de gravedad desvía el tiempo, la capacidad mental y la motivación de los problemas solucionables, lo que lleva a la frustración del equipo. En el ejemplo anterior, la cultura empresarial y el apoyo a los líderes son problemas graves que distraen la atención del tema solucionable: el lanzamiento del producto. ### Sobrecarga de suposiciones Esto ocurre cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema específico, una persona o incluso sobre ellos mismos. Si bien algunas suposiciones son necesarias, confiar demasiado en ellas y sin validarlas puede llevar a tomar decisiones basadas en información inexacta o incompleta. Este comportamiento también se extiende a los miembros del equipo que hacen suposiciones unos sobre otros, lo que fomenta un entorno de desconfianza y sospecha, lo que dificulta la colaboración y la productividad. Por ejemplo, Mark y Mary están trabajando en una presentación sobre liderazgo. Mary sugiere un enfoque, pero Mark supone que está intentando tomar el control y hacerse con el mérito. En consecuencia, le oculta información. Si Mark hubiera abordado su suposición, su colaboración habría sido más eficiente y exitosa. También es común que los miembros del equipo asuman inconscientemente que los demás tienen los mismos conocimientos básicos o la misma comprensión que ellos. Peor aún, creen que pueden resolver los problemas de sus pares sin el contexto adecuado. Ambos escenarios generan frustración y desconfianza. ### Pensamientos negativos molestos Común»[distorsiones cognitivas](/2016/08/dont-let-your-brains-defense-mechanisms-thwart-effective-feedback), o los patrones de pensamiento improductivos a los que me refiero como «pensamientos negativos molestos» (ANT), también pueden afectar a los resultados de las reuniones. Así es como podrían presentarse: - **Pensamiento de todo o nada:** Un diseñador gráfico descarta toda una línea de productos por considerarla un fracaso porque cree que el diseño del envase no es perfecto. Su pesimismo dificulta que el equipo encuentre soluciones constructivas y reduce el ambiente general de la reunión. - **Sobregeneralización:** Un miembro del equipo ve una sola reseña negativa de un cliente y llega a la conclusión de que el producto no le gusta a todo el mundo. Su generalización excesiva hace descarrilar la conversación y hace que el equipo se centre en defender el producto en lugar de identificar las áreas de mejora. - **Catastrofizante:** Un miembro del equipo se entera de un pequeño recorte presupuestario. Afirman que provocará despidos y retrasos masivos en los proyectos. Su alarmismo distrae al equipo de analizar soluciones prácticas para gestionar la reducción del presupuesto. - **Razonamiento emocional:** Un miembro del equipo interpreta la falta de entusiasmo de su colega por su idea como una señal de que sus contribuciones son pésimas. Entonces, el equipo pierde tiempo en tranquilizarla en lugar de discutir las ventajas de la idea. ### Ardilla persiguiendo Algunos miembros del equipo tienen dificultades para concentrarse en el propósito de la reunión e introducen tangentes no relacionadas (por ejemplo, ardillas). Por ejemplo, en una reunión de equipo centrada en finalizar un argumento de venta para un posible cliente, un miembro del equipo no deja de hablar de los detalles de otro proyecto que gestiona. Si bien es relevante para el trabajo continuo del equipo, no tiene relación con el enfoque de la reunión de equipo. Sus interjecciones distraen al equipo y les impiden finalizar el argumento de venta de forma eficaz y eficiente. Cuando el equipo persigue ardillas, pierde tiempo y frustra a los demás miembros del equipo. ## Evitar que las reuniones se descarrilen Las buenas reuniones de equipo comienzan antes de que se celebren realmente. Por lo tanto, la forma en que prepare y planifique una reunión puede afectar significativamente a su eficiencia y sus resultados. La concentración y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados que ayudarán a prevenir los comportamientos de la GAAS. Sin ellos, los miembros del equipo suelen estar confundidos y se presentan de una manera que afecta negativamente a la reunión, o no se presentan en absoluto. Por ejemplo: - Los miembros del equipo que son importantes para el objetivo de la reunión piensan que su asistencia es solo una formalidad y, por lo tanto, no sienten la necesidad de prepararse, participar o incluso asistir. - Los miembros del equipo piensan que su presencia implica que tienen autoridad para tomar decisiones, relevancia y experiencia en los temas de debate, aunque no sea así. - Los miembros del equipo las ven como oportunidades de establecer contactos para conectar con colegas a los que tal vez no ven a menudo, en lugar de centrarse en el objetivo. - Los miembros del equipo asumen que no es necesario prepararse antes de la reunión, lo que es una pérdida de tiempo. A continuación, le indicamos cómo mantener las reuniones de su equipo al día: ### Mejore su enfoque en las reuniones. Asegúrese de que los miembros del equipo se centren en el tema y aborden únicamente los temas relevantes sin desviarse. Para lograrlo, los organizadores deben: - **Determine el objetivo principal.** ¿El objetivo es tomar una decisión, hacer una lluvia de ideas, alinear a las personas o alguna otra cosa? Centrarse en el objetivo general le ayudará a desarrollar una agenda clara y centrada. Por ejemplo, en una reunión de toma de decisiones, el objetivo es elegir entre diferentes opciones. Por lo tanto, los organizadores deben entender claramente las opciones, los datos de apoyo, los responsables de la toma de decisiones y los procesos de toma de decisiones. - **Reformule los objetivos como declaraciones impulsadas por la investigación.** Por ejemplo, en lugar de incluir «fijar objetivos» como tema, formule el punto del orden del día de la siguiente manera: «¿Cuáles son nuestras entregas para el proyecto X?» De este modo, los miembros del equipo pueden empezar a pensar en posibles soluciones incluso antes de que asistan a la reunión. - **Invite únicamente a los miembros del equipo que desempeñen una función directa en la consecución del objetivo de la reunión.** Por ejemplo, en una reunión de intercambio de ideas, querrá invitar a personas con diferentes orígenes y perspectivas para fomentar ideas diversas e innovadoras. Por el contrario, en una reunión de toma de decisiones, los asistentes deben entender claramente las opciones, los datos relevantes y tener la autoridad de toma de decisiones adecuada. Si bien invitar a todos los que estén relacionados con el tema es tentador, tenga en cuenta que los comportamientos de la GAAS prosperan en entornos abarrotados y desenfocados. ### Comuníquese con claridad. Una comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, especialmente por los comportamientos de la GAAS. Para comunicar el objetivo de la reunión de forma eficaz, asegúrese de que los miembros del equipo invitados entiendan con claridad tres elementos clave: - **Importancia:** Explique por qué es necesaria la reunión y el posible impacto de sus resultados. Si esto queda claro, los asistentes comprenderán la urgencia y la importancia de la reunión y por qué su asistencia es fundamental. Por ejemplo, podría decir: «En esta reunión se determinará la estrategia de marketing para el próximo lanzamiento de nuestro producto, lo que afectará a nuestras ventas y al reconocimiento de la marca». - **Relevancia:** Comunique claramente cómo el enfoque de la reunión está directamente relacionado con el trabajo o los objetivos de los miembros del equipo invitados. Por ejemplo, podría decir: «Como director del departamento de diseño, necesito su opinión sobre el diseño del envase para determinar nuestra estrategia de marketing». Esto les ayuda a ver la relación directa entre sus responsabilidades y el propósito de la reunión. - **Participación:** Comunique las expectativas de cada participante, incluidas las[pretrabajo](/2022/10/how-to-effectively-build-pre-work-into-meetings) los necesita para completarlos, para garantizar que vienen preparados. No utilice atajos al redactar la invitación. Utilice un lenguaje sencillo y fácil de entender y evite la jerga o los términos demasiado técnicos que puedan crear confusión. Esto ayuda a los asistentes a entender el mensaje, especialmente cuando tienen diferentes niveles de experiencia. ## Gestione los descarriladores de reuniones Presente a su equipo el concepto de los comportamientos de la GAAS haciendo un panorama mental de nuestra respuesta natural al olor del gas: a) Identificando la fuente, b) cortando el suministro de gas y/o c) evacuando el edificio de inmediato. Proporcione una hoja sencilla en la que aparezca cada comportamiento y su descripción. Anime a todos a referirse a estos comportamientos por su nombre, como «el problema de la gravedad» o «la ardilla». Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar estos comportamientos rápidamente, a la vez que mantiene un ambiente ligero y positivo. Luego, aborde las conductas de la GAAS de una manera no amenazante cuando se presenten. Por ejemplo, si un miembro del equipo se sale del tema o muestra un comportamiento de GAAS, dígalo por su nombre y diga algo como: «Es una ardilla, ¿verdad?» Este enfoque es menos amenazante que decir «se sale del tema» y puede ser un recordatorio amable para mantener la concentración. Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones. Introducir un poco de frivolidad puede crear un entorno cómodo en el que las personas se sientan más cómodas para correr riesgos y desafiarse unas a otras. También puede fomentar la camaradería y la confianza, mejorar el ambiente y hacer que las reuniones sean más agradables. En una reunión a la que asistí recientemente, por ejemplo, un miembro del equipo conocido por lanzar «ardillas» dijo: «¿Está bien si pongo una ardilla aquí?» El resto del equipo se rió y dio permiso; alguien más añadió: «Más vale que valga la pena perseguir a una ardilla». El miembro del equipo arrojó la ardilla, pero en lugar de perseguirla, todos se concentraron y se centraron en el tema. Este enfoque mantuvo la reunión por buen camino y, al mismo tiempo, mantuvo un ambiente desenfadado. Ha sido una experiencia fascinante ver este enfoque en acción. ### . . . Comprender, prevenir y abordar los comportamientos de la GAAS mejorará la productividad de su equipo y convertirá sus reuniones de ejercicios lentos, improductivos y dolorosos en poderosos instrumentos para el éxito. No deje que se interpongan en la consecución de sus objetivos.