¿Cuál es el plan de teletrabajo de emergencia de su empresa?

¿Cómo prepara a su organización para responder a la posible disrupción del coronavirus? Estos son cinco pasos para empezar: 1) Reconozca la posibilidad de que todos o parte de sus empleados necesiten trabajar de forma remota. 2) Planifique los trabajos y tareas que podrían verse afectados. 3) Audite el hardware y el software de TI disponibles y cierre cualquier brecha de acceso y adopción. 4) Configure un protocolo de comunicación con antelación que describa: cómo llegar a todo el mundo (por ejemplo, toda la información de contacto en un solo lugar, aclaración de los canales de comunicación principales: correo electrónico, mensajería instantánea) mensaje instantáneo, Slack, etc.); cómo se espera que los empleados respondan a los clientes y cómo y cuándo se coordinarán y se reunirán los equipos.  5) Identifique formas de medir el rendimiento durante una respuesta flexible al coronavirus que puedan contribuir a un cambio más amplio.

••• Esta semana, el coronavirus (o la COVID-19) tomó un giro más grave en los EE. UU. con advertencias de que muy bien podría afectar a la forma, el momento y el lugar en que trabajamos: «La alteración de la vida diaria puede ser grave», dijo la Dra. Nancy Messonnier, directora del Centro Nacional de Inmunización y Enfermedades Respiratorias de los CDC,[advertido en una conferencia de prensa el martes](https://www.nytimes.com/2020/02/25/health/coronavirus-us.html?searchResultPosition=4). «Se podrían cerrar las escuelas, suspender las reuniones públicas masivas y obligar a las empresas a que los empleados trabajen de forma remota». La propagación mundial del virus puede ser un momento que revele si las empresas están preparadas para responder rápidamente a los cambios inesperados en el lugar de trabajo. Los viajes de negocios podrían disminuir o llegar a una parada completa. Es posible que más empleados tengan que trabajar fuera del «horario comercial» local y utilizar la videoconferencia para operar en todas las zonas horarias. Y, si las cosas empeoran lo suficiente, se les podría pedir o solicitar a muchos que trabajen de forma remota. ¿Están preparadas las organizaciones? Lo más probable es que no. Pero incluso para aquellos dispuestos a replantearse la forma en que se haría el trabajo, ¿están preparados para la inevitable pregunta posterior a la crisis: «¿Por qué no hacemos esto todo el tiempo?» ¿Cómo prepara a su organización no solo para responder de manera flexible a esta posible disrupción, sino también para utilizarla como una oportunidad de reimaginar el trabajo en general? Estos son cinco pasos para empezar: ### **Reconozca la posibilidad de que todos o parte de sus empleados necesiten trabajar de forma remota.** Esperar y rezar para que no suceda, o simplemente ignorarlo, no es una estrategia. Tampoco lo es entregar a todo el mundo un portátil y decir «Vaya a trabajar a otro lugar» el día que amplíen las cuarentenas a gran escala. ** ** Planifique como si la única manera de mantenerse operativo fuera que el mayor número posible de empleados trabajara de forma remota. Reúna un equipo multifuncional _ahora_ que incluye a los líderes de la línea de negocio, TI, recursos humanos, comunicaciones e instalaciones para empezar a planificar diferentes escenarios y optimizar la ejecución, en caso de que las circunstancias requieran una respuesta rápida. ### **Planifique los trabajos y las tareas que podrían verse afectados.** Tenga en cuenta qué funciones y deberes: 1) Se pueden desempeñar, aunque sea parcialmente, sin una presencia física en el lugar de trabajo, 2) No se puede desempeñar, ni siquiera un poco, fuera de la oficina física y 3) No estoy seguro. Cuestione cualquier suposición predeterminada potencialmente inexacta sobre trabajos específicos que hubiera pensado que no se podían realizar de forma remota. Y para los de la columna «no estoy seguro», estén dispuestos a experimentar. ** ** Por ejemplo, durante años me han dicho: «Los asistentes administrativos no pueden trabajar de manera flexible». Y, durante años, he trabajado con equipos de asistentes administrativos para demostrar que eso no es cierto. Sí, ciertas tareas que realizan requieren presencia física, pero se pueden planificar. La mayoría de sus tareas pueden realizarse de forma eficaz fuera del modelo de trabajo tradicional _y_ beneficiar a la empresa. ### **Audite el hardware y el software de TI disponibles y cierre cualquier brecha en el acceso y la adopción.** Evalúe el nivel de comodidad con aplicaciones específicas, como videoconferencias y otras plataformas de colaboración o comunicación. Dónde encontrar brechas, ofrecer formación y oportunidades de práctica antes de que la gente tenga que utilizarlas. El dominio en tiempo real no es óptimo y es ineficiente. Identifique los dispositivos de la organización que la gente pueda usar y aclare las opciones aceptables de «traiga su propio» teléfono y portátil. Determine si hay algún problema de seguridad de los datos que tener en cuenta y cuál es la mejor manera de abordarlo de antemano. ### **Configure un protocolo de comunicaciones por adelantado.** Este plan de comunicación debe describir: cómo llegar a todo el mundo (por ejemplo, toda la información de contacto en un solo lugar, aclarar los canales de comunicación principales (correo electrónico, mensaje instantáneo, Slack, etc.); cómo se espera que los empleados respondan a los clientes; y cómo y cuándo se coordinarán y reunirán los equipos. **  ** ### **Identifique formas de medir el desempeño que puedan informar un cambio más amplio.** Una vez finalizado el período de respuesta flexible, estos datos le permitirán reflexionar sobre qué funcionó, qué no y por qué. Los datos también lo prepararán con antelación para responder a la inevitable pregunta, una vez pasada la crisis: «¿Por qué no hacemos esto todo el tiempo?» Según los resultados, puede decidir continuar con ciertos aspectos de la respuesta flexible de forma permanente. Por ejemplo, quizás reduzca los viajes de negocios en un 25% y los sustituya por videoconferencias. Después, usted determina que alrededor del 80% de esas reuniones tuvieron la misma eficacia de forma virtual. Por lo tanto, se seguirá reduciendo un 20% los viajes de negocios, pero esta vez como parte de la estrategia de sostenibilidad de la organización para reducir las emisiones de carbono. Las emergencias sanitarias mundiales, como la COVID-19, dan miedo, son disruptivos y confusos para todo el mundo. ¿Y si lo planifica y no pasa nada? Entonces, como mínimo, tiene una respuesta laboral organizada y flexible a las catástrofes preparada para la próxima vez que se produzca un desafío a la continuidad operativa, lo que es más probable que lo haya.