Cree un mejor panel de control para su proyecto ágil

Resumen.

Los datos buenos y fiables suelen ser la clave para que un proyecto ágil tenga éxito. Sin embargo, los gestores de proyectos a menudo tienen dificultades para obtener los datos que necesitan o encontrarlos en un mar de datos que no lo hacen. Un proyecto para abordar este problema en Honeywell Inc. puede ser un modelo para las empresas que luchan por crear paneles útiles que puedan ayudar a los gestores de proyectos a tomar decisiones. Aportando las perspectivas de las partes interesadas de toda la organización, satisfacieron con éxito las necesidades de sus gestores de proyectos siguiendo algunos principios de diseño: 1) comenzar con las perspectivas de los usuarios, 2) simplificar las imágenes con ingeniería de datos intencionada, 3) centrarse en hacer que la interfaz final sea fácil de usar y 4) crear documentación y formación fáciles de usar.

Las organizaciones actuales están bajo presión para adaptar sus infraestructuras y procesos a un mercado más dinámico y con base digital. Para mantener la competitividad, las empresas han adoptado cada vez más un marco de gestión de proyectos ágil, y el acceso a información oportuna y relevante es más valioso que nunca. Como tal, los gestores de proyectos confían cada vez más en paneles basados en actividades para informar información oportuna y fácil de usar a las partes interesadas del proyecto que desean comprender cómo las actividades del proyecto afectan a los objetivos de rendimiento intermedios.

Los paneles tienen un atractivo evidente. Proporcionan informes numéricos y visuales oportunos y fáciles de entender de los KPI correspondientes a las actividades del proyecto, ofreciendo a las partes interesadas una visión de alto nivel de las métricas esenciales que les muestran el estado del rendimiento del proyecto. Los gestores de proyectos pueden ver más fácilmente las variaciones entre las métricas reales y esperadas que indican averías de procesos, lo que les permite tomar las medidas necesarias con mayor rapidez para mantener el progreso del proyecto. Los componentes subyacentes de los paneles (por ejemplo, fuentes de datos, análisis y funcionalidad) también han mejorado rápidamente, ya que la era digital ha producido fuentes de datos descriptivas adicionales, fuentes de datos mejoradas en tiempo real y visualización sólida, lo que los hace útiles para un público cada vez más amplio.

Sin embargo, a pesar de sus ventajas, los tableros también suelen tener limitaciones. Pueden incluir demasiados datos, producir sobrecarga de información y dificultar el apoyo a las decisiones claras. Además, los informes del panel proporcionan información retrospectiva. En pocas palabras, la información disponible proporciona una actualización de lo que es o qué ha ocurrido con un indicador clave de rendimiento. Los usuarios pueden preguntar: «¿Por qué están mis KPI en la zona roja?» o «¿Qué está causando que nuestro desempeño esté tan lejos de nuestras estimaciones?» pero el acceso a los datos subyacentes no suele formar parte de la funcionalidad del panel de control. Recientes investigación ha demostrado que los gerentes y ejecutivos tienen problemas para extraer un mayor potencial de la información proporcionada en los paneles de control. Los líderes empresariales se esfuerzan por encontrar un equilibrio entre los paneles que adopten una visión amplia de los indicadores operativos o financieros y los que están llenos de KPI detallados o se centran en determinados indicadores.

A pesar de la creciente dependencia de los cuadros de mando para gestionar proyectos, descubrimos que la mayoría de los gestores de proyectos consideran que no cuentan con suficiente soporte para tomar decisiones de las plataformas analíticas para gestionar los proyectos de forma eficaz. En una encuesta realizada para comprender mejor la importancia de la analítica en la gestión de proyectos, obtuvimos comentarios de 25 gerentes de proyectos en ejercicio de todos los sectores, incluidos la farmacéutica, la fabricación, la tecnología y la tecnología sanitaria. Sus respuestas indicaron que, si bien se apoyaban fuertemente en estas plataformas de informes (la mayoría las usaba casi a diario), casi tres cuartas partes consideraron que a sus cuadros de mando les faltaban las herramientas que necesitaban para tener éxito.

Este era un problema familiar: Uno de nosotros (D'Cruz) lo había navegado recientemente como gerente sénior de análisis de Honeywell Inc. Allí dirigió una iniciativa para rediseñar los paneles de la compañía para dar a los gestores de proyectos acceso no solo a los KPI sino también a los datos descriptivos más detallados que los subyacen. Al proporcionar esta información oportuna, accesible y exhaustiva, descubrió que los gestores de proyectos podían comprender mejor qué impulsaba sus KPI, establecer previsiones presupuestarias más precisas y gestionar el desempeño continuo de sus proyectos. Este parecía ser el tipo de herramienta que nuestros encuestados consideraron que faltaban. Así es como lo hizo la compañía.

Creación de un mejor panel de control en Honeywell

El proceso que Honeywell desarrolló fue en respuesta a los problemas de un equipo. Una iniciativa de proyecto experimentaba una gran variación en sus costos en relación con lo proyectado. Esto trajo rápidamente la división financiera debido a la necesidad de reajustar los requisitos de capital, lo que a su vez generó retrasos.

El esfuerzo por solucionar esta situación comenzó con el equipo financiero, que observó grandes variaciones en las estimaciones del presupuesto del proyecto propuesto. Los gestores de proyectos estaban subestimando o exagerando sus previsiones, lo que dio lugar a dos problemas: 1) Las previsiones exageradas dieron lugar a que el capital se asignara mal, evitando el gasto en otras inversiones, y 2) Las previsiones subestimadas provocaron solicitudes de cambio para los presupuestos, lo que llevó a un menor tiempo de comercialización.

El personal de datos y análisis de Honeywell pudo adaptar la funcionalidad de un panel de control para proporcionar un apoyo eficaz para la toma de decisiones mediante la participación de las partes interesadas en los procesos de diseño e implementación. Al proporcionar un panel interactivo adaptado intencionalmente, es decir, un panel que permite a los usuarios acceder a datos pertinentes y casi en tiempo real, las partes interesadas podrían adquirir la información detallada y oportuna que necesitaban para comprender qué impulsaba las variaciones del KPI, permitiéndoles administrar mejor los recursos. durante todo el proyecto.

La etapa de diseño

Para solucionar el problema de la previsión de costos, el equipo decidió crear un panel front-end que permitiría a los gestores de proyectos tener acceso a datos financieros y estimaciones más detalladas en una interfaz más real que antes. El pensamiento aquí era que, en un marco ágil con prioridades y requisitos en evolución, los gestores de proyectos necesitaban la capacidad y la flexibilidad para comprender cómo evolucionaban sus proyectos y gastos. Como tal, era necesario transformar la forma en que los gestores de proyectos veían y planificaban las finanzas de un proyecto.

Comience con la perspectiva del usuario: El primer paso para diseñar el marco analítico fue comprender claramente los datos implicados y cómo los gestores de proyectos confiaban y accedieron a estos datos. Las principales fuentes de datos fueron del gasto interno en recursos y gastos externos (gastos de socios y proveedores: mano de obra, tecnología, etc.). Estos se introdujeron en una base de datos centralizada. El siguiente paso fue decidir la lista de KPIS/métricas que serían útiles para las partes interesadas. Esto implicó la interacción con el equipo de gestión del proyecto para identificar cómo se informaría de ellos.

La ingeniería de datos puede ayudar a: A continuación, los datos que se introducen en los sistemas de origen se cargan en un almacén de datos, lo que requiere un proceso de extracción, transformación y carga (ETL). Para alimentar las capacidades visuales del panel, el equipo de ingeniería utilizó los requisitos de generación de informes descritos por los gerentes de proyecto para crear diferentes tablas, uniones y filtros en la base de datos. Esto permitió que la capa de visualización se conectara a los datos de origen, lo que facilita una capacidad más fluida de interactuar y mostrar la información deseada y crear imágenes de las métricas requeridas.

Haz que tu interfaz sea fácil de usar: Mediante la incorporación de pestañas, que proporcionaban una orientación detallada para la navegación de los usuarios, los PM pudieron acceder a atributos detallados de lo que era el coste de conducción o las horas de mano de obra y también mostraron factores de coste a lo largo del tiempo. Estas métricas de actividad del proyecto se actualizaron a medida que ocurrieron, lo que brinda a los usuarios soporte para tomar decisiones casi en tiempo real. El panel interactivo conecta las PM para acceder a una variedad de datos detallados, tales como:

• Horas laborales internas aplicadas a las actividades según el área funcional (hasta un nivel de empleado individual)
• Costos de proveedor externo o socio según se producen por atributos (por ejemplo, software facturado, horas de mano de obra,.)
• Impulsores de costos de los recursos y variaciones del proyecto versan las proyecciones diariamente y a lo largo del tiempo

Cree documentación y formación fáciles de usar: Con el fin de impulsar el uso de la plataforma, el equipo de análisis proporcionó apoyo continuo a las partes interesadas del proyecto sobre cómo acceder a los datos a través del panel e incluyó documentación instructiva de autoservicio y contenido de vídeo a los que los usuarios podían acceder para ponerse al día rápidamente sobre cómo identificar los datos que necesitaban. comprender el consumo de recursos.

Resultados

El valor de la analítica en la implementación de un panel de control consiste en proporcionar soporte para la toma de decisiones, o más sencillamente, proporcionar información relevante de forma oportuna a fin de que los usuarios comprendan mejor las tareas que gestionan. El escenario descrito en este proyecto logró su objetivo en unos cuantos frentes. El equipo de análisis supervisó el uso del panel después de la implementación y determinó que la mayoría de los PM iniciaron sesión en el sistema de forma regular, lo que aborda un obstáculo importante para la implementación de sistemas (por ejemplo, la adopción de los usuarios).

Con el tiempo transcurrido, el equipo también identificó una mayor precisión de previsión de los proyectos, lo que redujo los «pings» del proyecto o pausas disruptivo en los proyectos y los efectos de ondulación de las actividades correspondientes. Un resultado importante fue una asignación más óptima de los recursos de capital a nivel organizativo, ya que las PM estaban mejor equipadas para solicitar financiación adicional en función del alcance adicional, lo que ayudó a evitar la sobrepresupuestación para cubrir posibles cambios de alcance en un marco ágil. Se logró mediante el acceso a información más detallada sobre los impulsores de costos a medida que se produjo, lo que facultó a las PM para mantener una estructura de proyecto flexible. En algunos casos, las PM pudieron reducir los presupuestos del capital excedente y no utilizado.

Dado que las empresas dependen cada vez más de los enfoques ágiles, disponer de los datos adecuados a mano para tomar decisiones importantes solo se vuelve más esencial. Los paneles pueden ser excelentes herramientas para guiar a los gestores de proyectos en el camino, pero está claro que en este momento muchos de los gerentes sienten que no tienen todas las herramientas que necesitan. Pero no debería esperarse que estos empleados se adeudan con información incompleta en una tarea tan vital. Darles las herramientas que necesitan para tener éxito beneficiará a todos.

— Escrito por Stephan Kudyba Stephan Kudyba Agnel D’Cruz