Cree un flujo de trabajo de productividad que funcione para usted

¿Qué pasa si no hay una lista de tareas, una plataforma de gestión de proyectos o una aplicación de productividad perfecta?

Es un pensamiento herético, especialmente para un evangelista de aplicaciones como yo- Sí. En los últimos quince años he probado decenas de gestores de tareas como Todoist y Wunderlist, un par de docenas de plataformas de gestión de proyectos como Asana y Basecamp, y cientos de otras aplicaciones de productividad que prometen hacer un mejor uso de mi tiempo o mejorar la colaboración con mis colegas o mi equipo. (Llamo a la combinación de todos ellos juntos, desde las aplicaciones de lista de tareas pendientes hasta los calendarios, las aplicaciones de mensajes y los programas de planificación y documentos colaborativos, mi «sistema de productividad»).

Me han gustado algunas de estas aplicaciones lo suficiente como para utilizarlas durante años o recomendarlas o incluso implementarlas con mis colegas. Pero he descubierto que cuando mis proyectos o equipo cambian, casi siempre termino cambiando mi sistema de productividad, buscando aplicaciones que hagan un mejor trabajo.

No estoy sola. En una encuesta de 2019, el sitio de comparación de software GetApp encontró que el 97% de los jefes de proyecto utilizan más de una herramienta para administrar sus proyectos. Y si hay ahora 272 diferentes administradores de tareas y 777 aplicaciones de gestión de proyectos que aparece en la guía de compra de tecnología G2, sospecho que es porque muchos desarrolladores de software encuentran que necesitan construir sus propias plataformas de administración de proyectos. (De hecho, esa es la historia detrás de Marca base, Ringdle y Todoist.)

Una de las razones detrás de esta insatisfacción es que a la gente simplemente le gusta organizar su trabajo digital de muchas maneras diferentes, así como usted puede elegir escribir sus tareas semanales en post-its mientras a su compañero de oficina le gusta escribirlas en una pizarra. E incluso si elige su propio software, la configuración de productividad que le sirve bien en un proyecto o rol puede ser totalmente inadecuada para el siguiente. Tal vez hayas podido ejecutar todo en Google Suite en tu último proyecto, pero esta vez, estás trabajando con un cliente que odia colaborar a través de Google Docs. O tal vez una parte de su trabajo se compone de tareas discretas y sensibles al tiempo, mientras que la otra se centra en proyectos grandes, complejos e interdependientes.

Pero ahora, una nueva categoría de software está haciendo posible que cualquier persona cree sus propios paneles de productividad personalizados, sin necesidad de habilidades de codificación. Estas herramientas, como Airtable, Notion y Coda, funcionan un poco diferente, pero todas añaden una potente funcionalidad a hojas de cálculo básicas o documentos de texto para darte los beneficios de la programación sin la molestia de escribir tu propio código. Durante los últimos seis meses, he pasado la mayor parte de mi día de trabajo dentro de una de estas herramientas, Coda, y me sorprende cuánto más puedo hacer usando un panel de productividad que he creado yo mismo.

No soy el único que se aprovecha de este nuevo mundo: la galería de plantillas de Notion contiene docenas de plantillas de productividad aportadas por la comunidad que cubren todo, desde el pasos en la producción de vídeo a un kit de herramientas completo para contratistas independientes. El ecléctico «Universo» de Airtable contiene «bases» aportadas por la comunidad para rastreando clientes y prospecciones, gestión un inventario de propiedades de alquiler y ejecutar un lanzamiento de producto- Sí. La colección de gestión de proyectos y productividad en la comunidad de Coda incluye un rastreador de listas de tareas pendientes basado en el sistema del General Eisenhower, un sistema para gestionar el flujo de trabajo de un equipo editorial, y un «Omnicodoro» plantilla de productividad que combina la metodología «Getting Things Done» con una herramienta para trabajar en «Pomodoro sprints».

Mirar a través de estas galerías de plantillas puede darle una idea de las posibilidades, o un punto de partida útil para su propio panel de productividad. Pero obtendrá el máximo valor de estas plataformas si crea una herramienta según sus propias especificaciones personales, especialmente si tiene algunas frustraciones específicas o necesidades insatisfechas con las herramientas que está utilizando actualmente. Si lo hace, aquí hay algunos principios a tener en cuenta:

Conozca los problemas que está tratando de resolver.

Sus frustraciones con las herramientas que está utilizando ahora son sus mejores indicadores de lo que necesita para crear en su propio panel de control personalizado, así que comience anotándolas. A continuación, evalúe las diferentes plataformas de productividad de bricolaje en función de lo fácil que harán para usted resolver esos problemas particulares. En mi caso, estaba tratando de abordar un par de limitaciones en la hoja de cálculo de Google que había usado durante mucho tiempo para rastrear todas las ideas y lanzamientos de mi historia: quería una ventana de edición más grande y una forma de trabajar más fácilmente con una hoja de cálculo con muchas, muchas columnas. Coda resolvió esos problemas.

Empieza pequeño.

La mejor manera de averiguar si una plataforma de productividad puede funcionar para usted es simplemente comenzar a usarla. Así que incluso si tiene grandes planes para un panel realmente elaborado que automatice varias partes de su trabajo, comience con algo fácil, como una lista de tareas que personalice para que refleje las diferentes formas en que le gusta categorizar y ver sus tareas. Cuando empecé a trabajar con Coda, comencé simplemente importando mi hoja de cálculo existente de ideas de historias, y luego creando algunas vistas personalizadas diferentes: una que me permitió ver todas mis ideas, una con mis mejores ideas y una enumeración de las ideas que estaban listas para salir a los editores.

Cree paneles independientes para diferentes tipos de proyectos.

Una de las alegrías de crear su propio panel de productividad es que no necesita usar la misma configuración para cada proyecto. Dependiendo de lo que esté trabajando (y con quién), es posible que necesite una simple lista de tareas y un cuaderno digital, o puede que desee un conjunto más elaborado de hojas de cálculo con cierta automatización integrada. Tengo paneles Coda personalizados para cada área de mi trabajo: uno para colaborar en propuestas de clientes (asignación de responsabilidades, planificación de presupuestos y redacción de documentos de propuesta), uno para planificar mejoras en el sitio web (con secciones separadas para arquitectura del sitio, contenido del sitio y requisitos técnicos), y uno por presentar mi cartera de trabajo a posibles editores (incluyendo enlaces, muestras de trabajo y métricas de redes sociales en carpetas separadas). Incluso utilicé Coda para planificar nuestras vacaciones familiares (donde centraba nuestras reservas de viajes, reseñas de restaurantes y agenda de actividades).

Busque integraciones.

El verdadero poder de estas plataformas de productividad de bricolaje radica en la capacidad de automatizar partes de su trabajo, pero esa automatización probablemente depende de lo bien que su plataforma elegida se integre con las otras herramientas que utilice. Por ejemplo, he integrado mi rastreador de historias Coda con mi cuenta de Gmail, por lo que cuando tengo un conjunto de ideas de historias listas para ir a un editor, puedo hacer clic en un botón que combina todas mis presentaciones seleccionadas en un solo borrador de correo electrónico. Y uso la conexión de Coda con Zapier para configurar aún más integraciones, como la que conecta la herramienta de formulario móvil Jotform a Coda para poder agregar rápidamente nuevas ideas de historia desde mi teléfono.

Haz un plan de escape.

Precisamente porque las herramientas de productividad vienen y salen de nuestras vidas, debe experimentar con la obtención de sus datos fuera de una plataforma cuando comience a usarla. No sólo el texto; quería una plataforma que también preservara la estructura y organización de mis tareas, notas e historial de contactos. Incluso si se trata de copiar y pegar manualmente su trabajo duro en un conjunto de hojas de cálculo, asegúrese de que hay una manera de exportar su trabajo y haga una idea de hacerlo regularmente, aunque sólo sea como una copia de seguridad.

En un mundo con tantas herramientas y aplicaciones de productividad llave en mano, muchas personas encontrarán que es más fácil y efectivo usar algo fuera de la plataforma, incluso si no funciona de la manera que desean. Pero para aquellos interesados en construir la solución correcta, plataformas como Coda, Notion y Airtable son un cambio absoluto de juego. Ya no tienes que ser programador para construir la aplicación o el panel que se adapte a tus necesidades.

— Alexandra Samuel Via HBR.org