Coronavirus podría obligar a los equipos a trabajar remotamente

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Con la creciente amenaza de que el coronavirus alcance toda la fuerza de los Estados Unidos, la perspectiva de tener que trabajar desde casa es cada vez más probable para una amplia franja de trabajadores. Si esto ocurre, los patrones normales de trabajo, los modos de comunicación y la dinámica del equipo se verán interrumpidos. La creciente incertidumbre y ansiedad sobre los peligros personales de la epidemia y su impacto en la economía harán que el desafío de adaptarse a estos cambios laborales sea aún mayor.

A continuación se presentan algunas estrategias que los líderes pueden emplear para garantizar que sus equipos sigan colaborando eficazmente y mantengan el impulso en el negocio.

Deletrear metas y roles

Los equipos que cambian repentinamente los patrones de trabajo, en particular pasando de la ubicación compartida a la distribución, necesitan repensar cómo llevar a cabo sus tareas y asegurarse de que todos entiendan su papel.

Aclarar y volver a aclarar objetivos y funciones. El cambio al trabajo en casa es una gran oportunidad para que un equipo vuelva a examinar los conceptos básicos con el fin de asegurar que todos entiendan los objetivos del equipo, sus roles individuales y cómo cada persona contribuye al resultado. Aclarar los roles entre el equipo ayuda a las personas a comprender cuándo pueden recurrir a sus compañeros en lugar del líder, lo que impide que el líder se convierta en un cuello de botella. Este aumento de la comunicación en todo el grupo también ayuda a los miembros periféricos a mantenerse comprometidos.

Un evento disruptivo como el coronavirus generará nuevas y competidoras tareas en todo el negocio. Como resultado, los líderes deben aclarar continuamente los objetivos a nivel individual y de equipo para mantenerse centrados en las prioridades clave. Tenga cuidado con una lista de tareas en constante expansión. Y cuando vuelva a priorizar objetivos, piense cuidadosamente quién recibe la asignación y asegúrese de que los objetivos cambiantes se comuniquen a todo el equipo.

Mapear las habilidades y la capacidad. La mayoría de la gente trabaja hoy en varios equipos y proyectos a la vez. En estos tiempos volátiles, es muy probable que otro proyecto que involucre a algunos de los miembros de su equipo se enfrente a un shock inesperado, que podría afectar los proyectos de su grupo. Para minimizar el impacto, piense ahora en dónde tiene la redundancia de habilidades incorporada en su equipo o cómo acceder a la capacidad desde el exterior.

Debido al número de nuevas tareas que surgen durante una crisis, es probable que muchos de los miembros de tu equipo sean arrastrados en varias direcciones. No agregue aún más estrés a sus trabajadores esperando que manejen estas tensiones por su cuenta. Dejen claro que pueden contar con usted para ayudar a gestionar las reclamaciones por su tiempo.

El cambio de prioridades también puede requerir que usted aporte nuevos recursos a su equipo, como un experto en operaciones para evaluar cómo la epidemia podría generar disrupción su cadena de suministro o un experto en marketing para averiguar cómo lanzar un nuevo producto si se cancela una feria comercial. Desafortunadamente, incorporar a un nuevo miembro del equipo mientras todos trabajan desde casa puede dificultar la creación de cohesión y confianza en el equipo. Así que invierta el tiempo para presentar formalmente a los nuevos miembros del equipo, centrándose en lo personal y profesional.

Enfatizar las interacciones personales

Es probable que las personas que trabajan repentinamente desde casa se sientan desconectadas y solas, lo que reduce la productividad y el compromiso. Los líderes, especialmente aquellos que no están acostumbrados a administrar equipos virtuales, pueden sentirse estresados por mantener al equipo en marcha. En estas circunstancias, es tentador centrarse exclusivamente en las tareas. Para hacer frente a estos desafíos, es más importante que nunca hacer tiempo para la interacción personal.

Ten en cuenta a todos. Inevitablemente, los líderes tienen favoritos en el equipo, personas a las que es más probable que recurran en tiempos de estrés. Esas personas tienden a ser personas que son demográficamente como ellos, lo que los investigadores llaman homofilía. Por el contrario, la investigación sobre sesgos cognitivos muestra que algunos tipos de personas estarán «fuera de la vista, fuera de la mente»: las mujeres, las minorías y otras personas que se encuentran en la periferia de un equipo tienen menos probabilidades de tener acceso a información o recursos e influir en el líder del equipo. Para combatir esta tendencia, haga una lista de los miembros actuales y extendidos del equipo con sus fotos y manténganla delante de usted mientras trabaja cada día para ayudarle a tomar decisiones más conscientes sobre la asignación de responsabilidades e información.

Programar reuniones periódicas. Establezca tiempos para que el equipo se reúna virtualmente; es más fácil cancelar si la reunión no es necesaria que reunir conversaciones de última hora sin crear interrupciones adicionales. Si sólo se reúne de forma ad hoc, corre el riesgo de excluir a algunas personas que están demasiado ocupadas para unirse o que están fuera de la vista, fuera de la mente.

C crear el enfriador de agua virtual. Reserve tiempo en la agenda para actualizaciones personales, el tipo de charla pequeña con la que podría comenzar una reunión en persona. Esto preserva el sentido de camaradería. Además, establezca normas que las personas deben llamarse regularmente entre sí según sea necesario en lugar de esperar a las reuniones programadas.

Humanizar la comunicación. En lugar de depender exclusivamente del correo electrónico, que tiende a limitar la profundidad del debate, cambie a medios más ricos y en tiempo real como FaceTime, videoconferencias, chats web o incluso llamadas telefónicas. Estas formas de comunicación son más personales, permiten a los miembros del equipo leer las emociones de los demás y ayudan a aumentar la moral. También mejoran la toma de decisiones al traer de manera más fructífera voces alternativas a la conversación y permitir a la gente debatir ideas de manera más efectiva y completa.

Normalizar nuevos entornos de trabajo

Trabajar desde casa crea nuevas distracciones y el potencial de malentendidos. Cuanto más sepan los miembros de su equipo acerca del entorno del otro, mejor serán capaces de dar sentido al comportamiento de los demás. Los equipos a menudo ignoran los consejos de orientarse unos a otros, porque la idea parece hokey o una pérdida de tiempo. Pero la práctica tiene una base sólida en psicología social: el error de atribución fundamental es la tendencia a explicar el comportamiento de otra persona como rasgo de personalidad mientras descuenta el impacto de factores situacionales («Él nunca habla, él no está comprometido» en lugar de «Él está tratando de permanecer en silencio para evitar el ruido de fondo en casa»).

Haz una visita virtual. Al comienzo de un proyecto, anime a cada persona a tomar unos minutos para mostrar al equipo su espacio de trabajo en casa y compartir algún contexto personal. ¿Cuáles son las posibles distracciones, como ladrar perros, camiones de paso ruidosos o niños que regresan de la escuela? El objetivo es ayudar a los colegas a desarrollar una comprensión del contexto laboral de cada persona para que puedan ser más sensibles a las limitaciones de cada uno.

Reconocer espacios de trabajo no tradicionales. Michael, un milenario que trabaja en la ciudad de Nueva York, vive en un apartamento con varios compañeros de piso y no tiene espacio de oficina privado para trabajar en casa. Si algunos de sus compañeros de piso también están trabajando de forma remota, es probable que se enfrente al desafío de la gente que camina o habla en segundo plano durante las videollamadas. Hazle saber a Michael que aprecias su desafío y estás abierto a discutir alternativas como flexionar las horas de trabajo para que las llamadas ocurran cuando sea más silencioso para él.

Mantenga sus suposiciones o estereotipos bajo control. Sarah, una ejecutiva que participó en una conferencia telefónica, recibió un mensaje de texto de un colega: «Silencio. Podemos oír a tu bebé llorar». Ella respondió: «Mi bebé está durmiendo la siesta. Es el hijo de Matthew lo que has oído». La ambigüedad inherente a que los miembros del equipo trabajen desde casa puede llevar a suposiciones sesgadas sobre el enfoque y el compromiso con el trabajo.

Amenazas como el coronavirus causarán trastornos. Sin embargo, puede utilizar estrategias para responder de manera efectiva y seguir cumpliendo sus objetivos empresariales. La interrupción también crea oportunidades. Utilice este tiempo para explorar nuevas formas de trabajar y revisar viejas suposiciones que probablemente le beneficien a largo plazo.

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— Heidi K. Gardner Ivan Matviak Via HBR.org