Cómo transformará la IA la gestión de proyectos

En la actualidad, solo el 35% de los proyectos se completan con éxito. Una de las razones de este decepcionante ritmo es el bajo nivel de madurez de las tecnologías disponibles para la gestión de proyectos. Esto está a punto de cambiar. Los investigadores, las empresas emergentes y las organizaciones innovadoras están empezando a aplicar la IA, el aprendizaje automático y otras tecnologías avanzadas a la gestión de proyectos y, de aquí a 2030, el campo sufrirá cambios importantes. La tecnología pronto mejorará la selección y la priorización de los proyectos, supervisará el progreso, acelerará la presentación de informes y facilitará las pruebas. Los directores de proyectos, con la ayuda de asistentes de proyectos virtuales, descubrirán que sus funciones se centran más en la formación y la gestión de las partes interesadas que en las tareas manuales y de administración. El autor muestra cómo las organizaciones que quieren aprovechar las ventajas de las tecnologías de gestión de proyectos deberían empezar hoy mismo por recopilar y limpiar los datos de los proyectos, preparar a su personal y dedicar los recursos necesarios para impulsar esta transformación.

••• En un futuro próximo, la directora ejecutiva de un gran proveedor de telecomunicaciones utilizará una aplicación para teléfonos inteligentes para comprobar las siete iniciativas estratégicas de su organización. En unos pocos toques, sabrá el estado de cada proyecto y el porcentaje de beneficios esperados que ha generado cada uno. Los estatutos de los proyectos y los indicadores clave de rendimiento están disponibles en unos instantes, al igual que el nivel de moral de cada miembro del equipo y la aceptación general de las partes interesadas más importantes. Ella profundiza en la iniciativa de «cambio de marca». Unos meses antes, una gran competidora había lanzado una nueva marca ecológica, lo que llevó a su empresa a acelerar su propio despliegue de la sostenibilidad. Ya se han realizado muchos autoajustes impulsados por la IA, en función de los parámetros elegidos por el director del proyecto y el equipo del proyecto al principio de la iniciativa. La aplicación informa a la CEO de todos los cambios que requieren su atención, así como de los posibles riesgos, y prioriza las decisiones que debe tomar, proporcionando posibles soluciones para cada uno de ellos. Antes de tomar cualquier decisión, el CEO llama al director del proyecto, que ahora dedica la mayor parte del tiempo a entrenar y apoyar al equipo, a mantener conversaciones periódicas con las principales partes interesadas y a cultivar una cultura de alto rendimiento. Unas semanas antes, el proyecto tenía un ligero retraso y la aplicación recomendaba que el equipo aplicara técnicas ágiles para acelerar la transmisión de un proyecto. Durante la reunión, simulan posibles soluciones y acuerdan el camino a seguir. El plan del proyecto se actualiza automáticamente y se envían mensajes para informar a los miembros del equipo y a las partes interesadas afectados de los cambios y de una proyección de los resultados esperados. Gracias a las nuevas tecnologías y formas de trabajar, un proyecto estratégico que podría haberse descontrolado —quizás incluso hasta el fracaso— vuelve a tener éxito y ofrecer los resultados esperados. En el presente, la gestión de proyectos no siempre avanza con la misma fluidez, pero probablemente falte menos de una década para este futuro. Para lograrlo antes, los innovadores y las organizaciones deberían invertir ahora en tecnología de gestión de proyectos. ## La gestión de proyectos hoy y el camino a seguir Cada año, se invierten aproximadamente 48 billones de dólares en proyectos. Sin embargo, según el Grupo Standish,[solo el 35% de los proyectos se consideran exitosos](https://www.infoq.com/articles/standish-chaos-2015/). El despilfarro de recursos y los beneficios no realizados del otro 65% son alucinantes. Durante años, en nuestras investigaciones y publicaciones, hemos promovido la modernización de la gestión de proyectos. Una de las razones por las que hemos descubierto las tasas de éxito de los proyectos son tan bajas es el bajo nivel de madurez de las tecnologías disponibles para gestionarlos. La mayoría de las organizaciones y líderes de proyectos siguen utilizando hojas de cálculo, diapositivas y otras aplicaciones que no han evolucionado mucho en las últimas décadas. Son adecuados cuando se mide el éxito del proyecto en función de las entregas y los plazos cumplidos, pero no son suficientes en un entorno en el que los proyectos e iniciativas siempre se adaptan, y[cambiando continuamente el negocio](/2021/11/the-project-economy-has-arrived). Se han producido mejoras en las aplicaciones de gestión de carteras de proyectos, pero aún faltan las funciones de planificación y colaboración en equipo, la automatización y las funciones «inteligentes». Si aplicar la IA y otras innovaciones tecnológicas a la gestión de proyectos pudiera mejorar la tasa de éxito de los proyectos solo un 25%, equivaldría a miles de millones de dólares en valor y beneficios para las organizaciones, las sociedades y las personas. Cada una de las principales tecnologías descritas en la historia anterior está lista; la única pregunta ahora es qué tan pronto se aplicarán de forma eficaz a la gestión de proyectos. La investigación de Gartner indica que el cambio llegará pronto y prevé que para 2030,[El 80% de la gestión de proyectos](https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management) las tareas las ejecutará la IA, con la tecnología del big data, el aprendizaje automático (ML) y el procesamiento del lenguaje natural. Un puñado de investigadores, como Paul Boudreau en su libro_[Aplicación de herramientas de inteligencia artificial a la gestión de proyectos](https://www.amazon.com/Applying-Artificial-Intelligence-Project-Management-ebook/dp/B081G1HS74/ref=sr_1_1?crid=VDJGMTJR3WV6&keywords=paul+boudreau+applying+artificial+intelligent+tools&qid=1675089870&sprefix=paul+boudreau+applying+artificial+intelligent+tools+%2Caps%2C106&sr=8-1)_ y un número cada vez mayor de empresas emergentes ya han desarrollado algoritmos para aplicar la IA y el aprendizaje automático en el mundo de la gestión de proyectos. Cuando la próxima generación de herramientas se adopte ampliamente, habrá cambios radicales. ## 6 aspectos de la gestión de proyectos que se verán interrumpidos Consideramos que los próximos avances tecnológicos son una oportunidad como ninguna antes. Las organizaciones y los líderes de proyectos que estén mejor preparados para este momento de disrupción serán los que más recompensas obtengan. Casi todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la planificación hasta los procesos y las personas, se verán afectados. Echemos un vistazo a seis áreas clave. ### 1. Mejor selección y priorización La selección y la priorización son un tipo de predicción: ¿qué proyectos aportarán más valor a la organización? Cuando se dispone de los datos correctos, el aprendizaje automático puede detectar patrones que no se pueden discernir por otros medios y puede superar con creces la precisión humana a la hora de hacer predicciones. La priorización impulsada por la ML pronto tendrá como resultado: - Identificación más rápida de los proyectos listos para su lanzamiento que cuenten con los fundamentos correctos - Selección de proyectos que tienen más probabilidades de éxito y que ofrecen los mayores beneficios - Un mejor equilibrio en la cartera de proyectos y una visión general del riesgo de la organización - Eliminar los sesgos humanos de la toma de decisiones ### 2. Apoyo a la oficina de gestión de proyectos Las empresas emergentes de análisis de datos y automatización ayudan ahora a las organizaciones a racionalizar y optimizar la función de la oficina de gestión de proyectos (PMO). El caso más famoso es el uso por parte del presidente Emmanuel Macron de la última tecnología para mantener actualizada la información sobre[todos los proyectos del sector público francés](https://www.europe1.fr/politique/information-europe-1-lapplication-smartphone-secrete-de-lelysee-qui-fait-trembler-les-ministres-3919812). Estas nuevas herramientas inteligentes transformarán radicalmente la forma en que las PMO funcionan y funcionan con: - Mejor supervisión del progreso del proyecto - La capacidad de anticipar posibles problemas y abordar algunos problemas simples automáticamente - Preparación y distribución automatizadas de los informes de proyectos y recopilación de comentarios - Mayor sofisticación a la hora de seleccionar la mejor metodología de gestión de proyectos para cada proyecto - Supervisión del cumplimiento de los procesos y las políticas - Automatización, mediante asistentes virtuales, de las funciones de apoyo, como las actualizaciones de estado, la evaluación de riesgos y el análisis de las partes interesadas ### **3.** Definición, planificación e informes de proyectos mejorados y rápidos Una de las áreas más desarrolladas de la automatización de la gestión de proyectos es la gestión de riesgos. Las nuevas aplicaciones utilizan los macrodatos y el aprendizaje automático para ayudar a los líderes y directores de proyectos a anticipar los riesgos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos. Estas herramientas ya pueden proponer medidas de mitigación y, pronto, podrán ajustar los planes automáticamente para evitar ciertos tipos de riesgos. Enfoques similares pronto facilitarán la definición, la planificación y la presentación de informes de los proyectos. Estos ejercicios ahora requieren mucho tiempo, son repetitivos y en su mayoría son manuales. El aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la salida de texto sin formato llevarán a: - Se mejoró el alcance de los proyectos al automatizar la recopilación y el análisis de las historias de los usuarios, que consumen mucho tiempo. Estas herramientas revelarán posibles problemas, como ambigüedades, duplicados, omisiones, inconsistencias y complejidades. - Herramientas para facilitar los procesos de programación y redactar planes detallados y demandas de recursos - Informes automatizados que no solo se producen con menos mano de obra, sino que sustituirán los informes actuales, que suelen tener semanas de antigüedad, por datos en tiempo real. Estas herramientas también profundizarán más de lo que es posible actualmente y mostrarán el estado del proyecto, los beneficios obtenidos, los posibles retrasos y la opinión del equipo de una manera clara y objetiva. ### 4. Virtual **asistentes de proyecto** Prácticamente de la noche a la mañana,[Chat GPT](/2022/12/chatgpt-and-how-ai-disrupts-industries) cambió la comprensión mundial de cómo la IA puede analizar enormes conjuntos de datos y generar información novedosa e inmediata en texto plano. En la gestión de proyectos, herramientas como estas impulsan los «bots» o los «asistentes virtuales». Oracle anunció recientemente un[nuevo asistente digital de gestión de proyectos](https://www.oracle.com/corporate/pressrelease/oracle-adds-ai-smarts-031919.html), que proporciona actualizaciones de estado instantáneas y ayuda a los usuarios a actualizar el tiempo y el progreso de las tareas mediante mensaje de texto, voz o chat. El asistente digital aprende de las entradas anteriores, los datos de planificación del proyecto y el contexto general para personalizar las interacciones y capturar de forma inteligente la información fundamental del proyecto. pMotto es un asistente de proyectos virtual con ML que ya está en uso. Un usuario puede preguntar a pMotto: «Programa a John para que pinte la pared la semana que viene y dedícale tiempo completo a la tarea». El asistente podría responder: «Según tareas similares anteriores asignadas a John, parece que necesitará dos semanas para hacer el trabajo y no una semana como ha solicitado. ¿Debo ajustarlo?» ### 5. Avanzado **pruebas de sistemas y software** Las pruebas son otra tarea esencial en la mayoría de los proyectos, y los directores de proyectos tienen que hacer las pruebas pronto y con frecuencia. Hoy en día es raro encontrar un proyecto importante sin varios sistemas y tipos de software que haya que probar antes de que el proyecto entre en marcha. Pronto estarán ampliamente disponibles los sistemas de pruebas avanzados que ahora solo son factibles para ciertos megaproyectos. La línea Elizabeth, que forma parte del proyecto Crossrail en el Reino Unido, es un ferrocarril complejo con nuevas estaciones, nuevas infraestructuras, nuevas vías y nuevos trenes; por lo tanto, era importante que cada elemento del proyecto pasara por un riguroso proceso de pruebas y puesta en marcha para garantizar la seguridad y la fiabilidad. Necesitaba una combinación de hardware y software nunca antes vista y, tras los desafíos iniciales, el equipo del proyecto desarrolló el servicio de integración de Crossrail. Este centro de pruebas externo totalmente automatizado ha demostrado ser inestimable para aumentar la eficiencia, la rentabilidad y la resiliencia de los sistemas. La ingeniera de sistemas Alessandra Scholl-Sternberg[describe algunas de sus características](https://learninglegacy.crossrail.co.uk/wp-content/uploads/2020/10/7G-017-IRSE-News-Crossrail-Integration-Facility-and-Test-Automation-20200915.pdf): «Se ha creado una amplia biblioteca de automatización de sistemas que permite realizar configuraciones complejas, realizar controles de estado con precisión, realizar pruebas de resistencia durante períodos prolongados e implementar pruebas de naturaleza repetitiva». Se pueden realizar auditorías rigurosas en las instalaciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin riesgo de sesgo por parte del operador. Las soluciones avanzadas y automatizadas de pruebas de sistemas para proyectos de software pronto permitirán la detección temprana de los defectos y los procesos de autocorrección. Esto reducirá significativamente el tiempo dedicado a las engorrosas actividades de prueba, reducirá el número de modificaciones y, en última instancia, ofrecerá soluciones fáciles de usar y sin errores. ### 6. UN **nueva función para el director de proyectos** Para muchos directores de proyectos, automatizar una parte importante de sus tareas actuales puede dar miedo, pero los que tengan éxito aprenderán a utilizar estas herramientas en su beneficio. Los directores de proyectos no van a desaparecer, pero tendrán que aceptar estos cambios y aprovechar las nuevas tecnologías. Actualmente pensamos en los equipos de proyectos multifuncionales como un grupo de personas, pero pronto los consideraremos un grupo de humanos y robots. Con un alejamiento de las tareas administrativas, el director de proyectos del futuro tendrá que cultivar sólidas habilidades interpersonales, capacidades de liderazgo, pensamiento estratégico y perspicacia empresarial. Deben centrarse en la obtención de los beneficios esperados y en su alineación con los objetivos estratégicos. También necesitarán un buen conocimiento de estas tecnologías. Algunas organizaciones ya están incorporando la IA en sus programas de formación y certificación en gestión de proyectos, y[La Universidad del Noreste está incorporando la IA a su plan de estudios](https://www.northeastern.edu/graduate/blog/ai-and-project-management/), enseñar a los directores de proyectos a utilizar la IA para automatizar y mejorar los conjuntos de datos y optimizar el valor de la inversión de los proyectos. ## **Datos y personas** **Haga del futuro una realidad** Cuando estas herramientas estén listas para las organizaciones, ¿cómo se asegurará de que su organización esté preparada para ellas? Cualquier proceso de adopción de la IA comienza con los datos, pero no debe dejar de preparar también a su gente. Entrenar algoritmos de IA para gestionar proyectos requerirá grandes cantidades de datos relacionados con los proyectos. Puede que su organización conserve montones de datos históricos de proyectos, pero es probable que se almacenen en miles de documentos en una variedad de formatos de archivo repartidos por diferentes sistemas. La información puede estar desactualizada, puede utilizar diferentes taxonomías o contener valores atípicos y huecos. Aproximadamente el 80% del tiempo dedicado a preparar un algoritmo de aprendizaje automático para su uso se centra en la recopilación y limpieza de datos, que toman datos sin procesar y no estructurados y los transforman en datos estructurados que pueden entrenar un modelo de aprendizaje automático. Sin datos disponibles y gestionados adecuadamente, la transformación de la IA nunca tendrá lugar en su organización, pero ninguna transformación de la IA prosperará si no se prepara también a sí mismo y a su equipo para el cambio. Esta nueva generación de herramientas no solo cambiará la tecnología en la que gestionamos los proyectos, sino que cambiará por completo nuestro trabajo en el proyecto. Los directores de proyectos deben estar preparados para entrenar y formar a sus equipos para que se adapten a esta transición. Deberían centrarse más en las interacciones humanas y, al mismo tiempo, identificar los déficits de habilidades tecnológicas en sus personas desde el principio y trabajar para abordarlos. Además de centrarse en las entregas del proyecto, deberían centrarse en crear equipos de alto rendimiento en los que los miembros reciban lo que necesitan para que puedan dar lo mejor de sí. Si está pensando seriamente en aplicar la IA a sus proyectos y prácticas de gestión de proyectos, las siguientes preguntas le ayudarán a evaluar su decisión. - ¿Está preparado para dedicar tiempo a hacer un inventario preciso de todos sus proyectos, incluida la última actualización de estado? - ¿Puede invertir varios recursos durante algunos meses en recopilar, limpiar y estructurar los datos de su proyecto? - ¿Ha decidido dejar de lado sus antiguos hábitos de gestión de proyectos, como sus informes de progreso mensuales? - ¿Está dispuesto a invertir en la formación de su comunidad de gestores de proyectos en esta nueva tecnología? - ¿Están dispuestos a salir de sus zonas de confort tradicionales y cambiar radicalmente la forma en que gestionan sus proyectos? - ¿Está su organización preparada para aceptar y adoptar una nueva tecnología y entregar las riendas de las decisiones con cada vez más en juego? - ¿Está preparado para dejar que esta tecnología cometa errores a medida que aprenda a funcionar mejor para su organización? - ¿El patrocinador ejecutivo de este proyecto tiene la capacidad y la credibilidad en su organización para liderar esta transformación? - ¿Los altos directivos están dispuestos a esperar varios meses, hasta un año, para empezar a ver las ventajas de la automatización? Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, está preparado para embarcarse en esta transformación pionera. Si tiene una o más respuestas «no», tendrá que esforzarse por cambiarlas a «sí» antes de continuar. • • • Como hemos visto, la aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos aportará importantes beneficios, no solo en la automatización de las tareas administrativas y de poco valor, sino que, lo que es más importante, incluir la IA y otros tecnologías disruptivos en su caja de herramientas ayudará a su organización, sus líderes y directores de proyectos a seleccionar, definir e implementar los proyectos con más éxito. El CEO de nuestra historia estuvo una vez en el puesto en el que se encuentra hoy. Le animamos a que dé los primeros pasos hacia esta visión positiva del futuro de la gestión de proyectos ahora.