Cómo tener conversaciones difíciles virtualmente

Resumen.

Tener conversaciones difíciles es difícil de hacer con éxito bajo la mejor de las circunstancias. Cuando debas tener esa conversación virtualmente, un poco de preparación extra puede hacer que la interacción se sienta más como si estuvieras en el mismo lugar al mismo tiempo. Primero, desea crear un sentido de co-presencia, o la capacidad de sentir como si pudiera interactuar eficazmente con otra persona. Por ejemplo, podría considerar usar una conexión telefónica para voz si no tiene una buena conexión a Internet. En segundo lugar, intente usar tecnología como videoconferencia o Skype para que pueda ponerse en contacto visual y leer las expresiones de los demás. Finalmente, para anular los efectos de la distancia, haga que su discusión sea lo más específica posible. Puede ser útil tomar notas antes de una conversación para que tenga ejemplos particulares para reforzar sus puntos principales.

Como el psicolingüista Herb Clark ha señalado, la comunicación humana está optimizada para que un pequeño número de personas hablen juntos cara a cara en tiempo real. Cuanto más lejos lleguemos de esta situación ideal, más oportunidades habrá para que la comunicación salga mal.

Y, sin embargo, muchos de nosotros trabajamos con personas que nunca vemos en persona porque ellos (o nosotros) trabajan de forma remota, están en diferentes oficinas o en diferentes partes del mundo. Esto puede hacer que la comunicación sea un reto. Esto es particularmente cierto cuando la situación o el tema de la conversación va a crear estrés para usted, la otra persona o ambos.

Cuando intenta explorar temas con sus colegas que son emocionalmente o conceptualmente difíciles, es bueno acercarse lo más posible a la situación ideal. Poder interactuar en tiempo real permite a las personas interrumpir a un orador si se confunden o tienen problemas para seguir la conversación. Esta negociación coordinada es un sello distintivo de la comunicación efectiva.

Cuando una situación es emocionalmente desafiante, el contacto visual es aún más importante. Las expresiones faciales proporcionan mucha información sobre lo que la gente siente. Incluso cambios fugaces en lo que la gente muestra, las llamadas microexpresiones, puede proporcionar información útil sobre las reacciones iniciales de las personas a la información. Cuando intercambias correos electrónicos o mensajes de texto, o incluso si estás en el teléfono, es probable que te pierdas los cambios momentáneos en las expresiones faciales de las personas y el significado que transmiten.

Si necesitas tener lo que esperas que sea una conversación desafiante con alguien, hay varias cosas que puedes hacer.

Crear un sentido de co-presencia. Cuanto más difícil sea la conversación que está teniendo, más tendrá que pensar en la tecnología que está utilizando y cómo hacerlo lo más transparente posible. Necesita crear una sensación de co-presencia, que es la capacidad de sentir como si pudiera interactuar eficazmente con otra persona. Por ejemplo, podría considerar usar una conexión telefónica para voz y reservar ancho de banda para vídeo si no tiene una buena conexión a Internet. También trate de mantener el entorno libre de distracciones para que todos puedan concentrarse en la conversación en sí. Esto es particularmente importante si trabaja en un entorno de oficina abierta.

Tener contacto visual, si es posible. Cuando se mantienen conversaciones emocionalmente difíciles, especialmente cuando se dan malas noticias, es mejor poder hacer contacto visual con la persona con la que está hablando y presentar información de una manera comprensiva y cariñosa. Puede ser difícil usar su expresión facial y tono de voz para transmitir su actitud en entornos virtuales. Intenta usar tecnología como videoconferencia o Skype si no puedes reunirte.

Ser específico. Hay dos tipos de distancia creados por conversaciones virtuales. Uno es la distancia física. El segundo es que las barreras para hacer una conexión pueden aumentar el sentido de distancia entre las personas en una conversación. Investigación sobre teoría de nivel construal señala que cuanto más distante estés de algo o alguien socialmente o en el tiempo o el espacio, más abstractamente es probable que pienses en ellos. Sin embargo, tener conversaciones difíciles a menudo requiere proporcionar retroalimentación específica y no abstracción. Esto es particularmente cierto cuando se abordan problemas con el rendimiento de alguien en el trabajo, donde debe dar demostraciones específicas de problemas y acciones particulares que alguien puede tomar para solucionar el problema.

Tenga cuidado de anular los efectos de la distancia y hacer que su discusión sea lo más específica posible. Puede ser útil tomar notas antes de una conversación para que tenga ejemplos particulares para reforzar sus puntos principales. De lo contrario, corre el riesgo de tener una conversación que no ayude a las personas a abordar las dificultades que ha notado.

Tener conversaciones difíciles es difícil de hacer con éxito bajo la mejor de las circunstancias. Cuando debas tener esa conversación virtualmente, un poco de preparación extra puede hacer que la interacción se sienta más como si estuvieras en el mismo lugar al mismo tiempo.

— Escrito por Art Markman