Cómo soplar una presentación a la C-Suite

Divya, directora que dirige un gran equipo de ingeniería, fue invitada a un retiro de dos días con el CEO y altos ejecutivos de su compañía Fortune 50. Ella y 30 de sus compañeros de alto potencial estaban emocionados de codearse con el equipo de liderazgo.

El propósito del retiro era exponer a los líderes emergentes a desafíos más amplios, expandir su red a través de silos y, por supuesto, darles la oportunidad de conectarse personalmente con ejecutivos de C-suite.

La sesión comenzó con los participantes dividiéndose en pequeños equipos para hacer frente a los desafíos estratégicos de toda la empresa. Esta fue una rara oportunidad de presentar directamente frente al CEO, por lo que Divya y sus compañeros de equipo trabajaron duro para investigar el tema asignado, enmarcar el desafío específico y debatir diferentes ideas y soluciones. En lugar de pasar el rato en el bar después de la cena, trabajaron hasta la noche finalizando su presentación. Divya fue seleccionada como portavoz de su grupo, y a la mañana siguiente, ella hizo su lanzamiento.

La idea del equipo fue recibida con una reacción tibia y lo que, en el mejor de los casos, podría llamarse una ronda cortés de aplausos. Naturalmente, estaban decepcionados con la respuesta tibia.

Divya y su equipo son inteligentes, hacen un gran trabajo en sus trabajos actuales, y tienen carreras prometedoras por delante. Entonces, ¿qué salió mal?

Basándome en mi experiencia viendo cientos de presentaciones hechas por líderes de alto potencial, puedo decirles que Divya y sus colegas no están solos en fallar en lograr un lanzamiento clave. Al presentar ideas al CEO, incluso los líderes experimentados que no interactúan regularmente con la suite C caen en algunas trampas comunes que se pueden evitar fácilmente.

Trampa #1: Una idea sin problemas

Las personas inteligentes y exitosas tienden a tener grandes ideas. Es natural que estés entusiasmado con tus ideas y ansioso por compartirlas con tus ejecutivos. Pero ponte en la piel de tu CEO: Ella está en la parte receptora de infinitas ideas inteligentes. Para que el tuyo destaque y sea útil para el CEO, debe resolver un problema.

Comience la presentación con el problema que ha identificado y dedique tiempo por adelantado a crear contexto, a la superficie de los puntos problemáticos y a crear una sensación de urgencia para abordar el desafío. Muchos presentadores a menudo se mueven directamente a la solución y descuida para construir argumentos sólidos para la acción inmediata. Es el problema, no la idea, que los ejecutivos quieren oír primero. Pase el primer trimestre de su tiempo asignado llamando al problema y el próximo trimestre en la idea. Cuanto más urgente sea el problema, más ansioso estará su audiencia por la solución.

Desafortunadamente, en el caso de Divya, su presentación comenzó con una idea. No se dio cuenta de que lanzar una solución fuera del contexto de su problema fundacional la dejó abierta a la crítica. En un mundo en el que los ejecutivos tienen una gran cantidad de responsabilidades y crisis que manejar, necesitan triplicar cuáles de ellas van a actuar. Estarán más motivados para priorizar tu idea si pueden ver una conexión directa con un problema que no desaparecerá o que será más significativo sin su atención.

Trampa #2: Una idea sin un ROI claro

Una vez que haya establecido el problema en su presentación, el siguiente paso es demostrar que su idea no solo lo resolverá, sino que lo hará de manera que crezca el negocio. Primero, muestre cómo su iniciativa se autofinanciará en un corto período de tiempo. A continuación, proyecte cómo crecerá en ingresos para apoyar tanto su expansión como comenzar a financiar otras partes de la organización. Asegúrese de incluir estimaciones para el dinero que a menudo se pasa por alto necesario para la infraestructura y la configuración.

El equipo de Divya comenzó con una idea y procedió a explicar la forma en que la implementarían. Estaban entusiasmados con los méritos técnicos de esta idea, pero no mencionaron cómo la solución podría ser útil para la empresa en el mercado o en contra de la competencia. Además, la idea requeriría una gran inversión en herramientas que actualmente no existían.

Trap #3: Una presentación sin interacción

Al igual que con todas las buenas presentaciones, desea conocer a su público donde están. Pero al hablar con la suite C, los presentadores a menudo explican en exceso las cosas obvias y no dejan tiempo suficiente para la interacción.

Divya pasó cuatro minutos fuera de su espacio asignado de 20 minutos revisando su proceso de investigación y lo que el grupo aprendió. Como nada de esto era nueva información para los ejecutivos, perdió su atención. Toda la presentación duró 17 minutos, dejando unos pocos minutos preciosos para preguntas y seguimiento.

Reserve la segunda mitad del tiempo asignado para preguntas. Si bien eso parece un pedazo desdimensionado, usado bien, puede ser la parte más valiosa de tu charla. Las preguntas contundentes y rápidas son una señal de que los ejecutivos están interesados en tu idea. Están procesando lo que dijiste, probando varios ángulos e hipótesis, y generalmente quieren saber más. Un error común es que si no hay preguntas, entonces las cosas salieron bien. Lo contrario suele ser cierto. Cuantas más preguntas reciba, mejor será la presentación.

Una palabra de precaución: No cuente las críticas enmarcadas como preguntas como una interacción saludable. Por ejemplo, «¿Cómo puede funcionar esto? No has contabilizado el número de personas extra». Eso no es realmente una pregunta. Si su audiencia es curiosa y comprometida, una pregunta genuina sonará más como, «¿Cómo lidiar con el recuento de personal si sus proyecciones de crecimiento son precisas?»

Trampa #4: Datos sin atención al detalle

Incluso cuando se reserva el tiempo suficiente para la interacción, se puede encontrar en problemas si no tiene la respuesta correcta a la pregunta de un ejecutivo. Los presentadores pueden ser imprecisos o descuidados con los detalles cuando se les pregunta, especialmente cuando se trata de números.

Durante las preguntas y respuestas, el compañero de equipo de Divya Josh hizo una afirmación sobre el número de clientes actuales que utilizan un producto en particular. Se perdió el número real en un 12% debido a un error de cálculo.

Una vez que presente un número incorrecto, sus ejecutivos tienden a cancelar el resto de sus datos. Asegúrese de sus hechos, prepárese con la fuente de su información y, si hay un error, prepárese para hacer un seguimiento rápido con una corrección. Y si no sabes la respuesta, no pierdas el tiempo. Simplemente admita eso, y diles que lo investigarás y seguirás.

Si está en posición de presentar a los ejecutivos más altos de su organización, ya se le considera inteligente y capaz. No es necesario demostrarlo lanzando directamente a su idea y compartiendo infinitos detalles. En su lugar, déle a su público lo que realmente quiere: una visión general del problema y cómo cree que se puede resolver en beneficio de la empresa. Dales tiempo suficiente para interactuar contigo, y demostrarás que eres tan inteligente y capaz como ellos pensaban.

— Sabina Nawaz Via HBR.org