Cómo se ve una cultura de correo electrónico compasiva

Todos estamos persiguiendo el mismo sueño escurridizo: una bandeja de entrada de correo electrónico que está ordenada, actualizada y vacía. Pero afrontémoslo, bandeja de entrada cero es difícil, y a veces incluso imposible, de lograr. No importa cuántas subcarpetas creamos o boletines informativos a los que darse de baja, los correos electrónicos llegan, y el remolque inferior nos tira por debajo de la corriente.

El instinto de administrar solo nuestra bandeja de entrada personal es insuficiente. Es hora de voltear el guión sobre cómo manejamos el correo electrónico. ¿El secreto? Enfoque en la protección de otras personas en lugar de las tuyas. La inversión puede sonar contra-intuitiva. Pero es eficaz, y cuando todo el mundo lo hace, conduce a lo que llamamos cultura de correo electrónico compasivo, donde los equipos trabajan juntos para reducir el tráfico general de correo electrónico. Cambie el foco: priorizarse entre sí.

Los conceptos básicos de la etiqueta del correo electrónico

La protección de las bandejas de entrada de sus colegas comienza con hacer los conceptos básicos correctos. Vamos a revisar:

• Prepara y enfoca tu lista de destinatarios antes de presionar enviar. ¿Realmente todo el mundo necesita estar en el hilo? Elimine a cualquier persona innecesaria; siempre se pueden agregar más tarde.
• Escribe sucintamente y de manera organizada. El contenido de cada mensaje debe ser claro y específico: ¿Cuál es la pregunta, la solicitud que necesita aprobar o la información que necesita para entregar?
• Aplicar conciencia situacional. Pregúntese: ¿Esta conversación realmente tiene que suceder a través del correo electrónico? ¿Podría ser un teléfono o una videollamada en su lugar? Muchos mensajes se pueden aplazar hasta la próxima conversación casual o reunión programada de rutina.

Estos conceptos básicos siguen siendo esenciales ya que agregamos tres hábitos estratégicos que ayudarán a su equipo a avanzar hacia una cultura de correo electrónico compasivo: la copia al carbón ciego (BCC), un buen momento y plug-ins.

Considere BCC

Muchos de nosotros pasamos por alto el BCC por completo, sabemos que está allí, pero no estamos completamente seguros de cómo o cuándo usarlo. La verdad es que BCC puede y debe usarse para correos electrónicos frecuentes y grupales (dos o más personas). Utilice CCO para cualquier correo electrónico que no requiera comunicación directa entre destinatarios. Esto elimina la posibilidad de que las conversaciones se expandan innecesariamente o se aparten del tema. Si se necesita un debate como grupo, considere una reunión en su lugar.

Para entender cómo usar BCC, es importante entender primero cómo no para usarlo. Debido a su funcionalidad — todos los destinatarios de la línea BCC son ciegos o invisibles para todos los demás en el correo electrónico — BCC tiene una reputación mixta. A menudo se ve como una forma de facilitar la correspondencia secreta o permitir que alguien monitoree furtivamente una línea de comunicación. Nosotros lo hacemos no recomendamos esta práctica; consideramos que esta etiqueta no es profesional, irrespetuosa, injusta, y puede socavar rápidamente la confianza en un equipo.

Por lo tanto, es esencial aclarar siempre en el cuerpo quién está recibiendo el correo electrónico, incluso si están en la línea CCO. Por ejemplo, escriba, «Estimado David M. y Beverly J.,» o «Hola Equipo de Gestión» en la apertura de su correo electrónico y ponga a estas partes en la línea CCO. Esta transparencia crea confianza, claridad y seguridad psicológica. Además, protege a los destinatarios que no quieren compartir sus direcciones de correo electrónico.

Además, el uso de BCC reduce el riesgo de responder a todas las respuestas que pueden saturar rápidamente la bandeja de entrada de todos. Imagine un correo electrónico saliendo a un departamento entero con respecto a un evento de recaudación de fondos o una cena de comida. Con todos los destinatarios dirigidos en la línea «Para», ese correo electrónico puede ir en espiral a puntuaciones de respuestas a todo el grupo. ¿Un enfoque más reflexivo? Suelta a todos a la línea CCO, escribe en el saludo a quién estás enviando un correo electrónico, y envía. Si necesita una respuesta de individuos, está bien; ellos pueden responderle directamente a usted. Si es necesario, puede resumir las respuestas al grupo grande a través de CCO en un único correo electrónico de seguimiento de una sola vez.

Sea concienzudo acerca de la sincronización

El horario comercial varía (especialmente en un entorno de trabajo híbrido), pero generalmente es seguro suponer que son de 9:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Haga todo lo posible para asegurarse de que el tiempo de entrega del correo electrónico coincida con las horas de trabajo de los destinatarios. La correspondencia fuera del horario distrae injustamente al destinatario, que podría sentir reflexivamente la necesidad de responder en el momento. Este efecto dominó entonces saca al destinatario del merecido ocio y regresa al lugar de trabajo. El correo electrónico compasivo se puede utilizar para mensajes «lejos del trabajo» — si su colega está de vacaciones o se va de familia, tenga en cuenta las reglas y déles espacio posponiendo el correo electrónico. Respetar el reloj significa mantener los límites de su equipo.

Lo conseguimos. Es difícil evitar responder a un correo electrónico una vez que llega. Usted es libre de redactar un correo electrónico fuera del horario comercial y programarlo para implementarlo siempre que su destinatario vuelva a estar en línea (más sobre esto en un segundo). Y si algo es tan urgente y absolutamente no puede esperar, el correo electrónico es probablemente la forma incorrecta de comunicarse, de todos modos: coge el teléfono y haz una llamada.

Usar complementos

Cuando se trata de programar mensajes por adelantado, aplicaciones de asistente de correo electrónico, como plug-ins como Boomerang y Hubspot, son tus amigos. Algunos servicios de correo electrónico (Gmail y Microsoft Outlook, por ejemplo) tienen funciones integradas para programar la entrega de correo electrónico. Con estas herramientas, puede redactar un correo electrónico fuera del horario de un viernes y programarlo para que se envíe el lunes por la mañana. Esta práctica no es ineficiente; piénsalo compasivo con los demás y su bandeja de entrada.

El otro caso de uso importante para los complementos que protegen la bandeja de entrada de su equipo: programar reuniones. Correos electrónicos que empiezan con: «¿Podemos reunirnos la semana que viene? », no son eficientes: conducen fácilmente a la comunicación de ida y vuelta antes de encontrar una hora y una fecha adecuadas. En su lugar, recorte los correos electrónicos y programe reuniones utilizando los complementos de calendario disponibles en la mayoría de las plataformas de correo electrónico. El software de terceros, como Calendly, puede programar reuniones automáticamente según la disponibilidad del equipo, rellenar calendarios e incluir automáticamente un vínculo de reunión virtual. Y si no desea utilizar software adicional, puede evitar de manera eficiente las vueltas y las reuniones innecesarias. Determine por adelantado las horas que usted es libre de reunirse y pídele a su colega que confirme un intervalo de tiempo final en su respuesta. Una vez confirmada, no tienes que responder, simplemente envía una invitación al calendario y la ubicación de la reunión (o enlace de videoconferencia). Incluya enlaces y documentos relevantes a los que hacer referencia dentro de la invitación para evitar otro correo electrónico.

Algunos programas de software de correo electrónico, como Microsoft Outlook, incluyen Función «me gusta», que envía una notificación con un solo clic que es a la vez un mensaje de recepción y de naturaleza de apoyo. Esta es una herramienta simple pero poderosa que ayuda a hervir las posibles respuestas de correo electrónico hasta un pulgar hacia arriba. Si su plataforma de correo electrónico incluye esta función, intente usarla solicitando un «me gusta» a sus destinatarios como marcador de acuerdo.

Conclusión

Aprovechar estos poderosos conceptos, junto con la práctica de los conceptos básicos de la etiqueta del correo electrónico, le ayudará a proteger las bandejas de entrada de sus colegas y fomentar una cultura de correo electrónico compasiva. A medida que usted experimenta este cambio, inicie una discusión continua con su equipo para determinar y acordar las mejores prácticas de correo electrónico, identificar áreas de mejora y formar expectativas realistas como equipo.

Al considerar la bandeja de entrada de correo electrónico de su grupo de trabajo, todos comprobarán menos el correo electrónico. Reconocemos que este cambio puede requerir un recableado de sus hábitos habituales, lo cual podría ser difícil. Se cometerán errores y excepciones, nosotros también los cometemos. Pero si la comunidad colectiva comienza a respetar la carga de trabajo y el horario de los demás, habrá menos correo electrónico a su alrededor. En este modelo, todos ganan.

AL Adaira Landry, MD MEd, Assistant Professor, Brigham and Women’s Hospital, Harvard Medical Schoo

RL Resa E. Lewiss, MD, Professor, Thomas Jefferson Universit