Cómo se ve una buena tutoría en un lugar de trabajo híbrido
Resumen.
En una época de cambios increíbles, disrupción profesional y soledad abrumadora, la mentoría puede anclarnos. Pero, ¿cómo asesoramos a una fuerza laboral remota y distribuida? Reunirse en línea no tiene por qué ser la versión diluída de estar juntos en persona; algunas cosas son realmente mejores debido a, no a pesar de, estar a distancia. La tutoría remota puede promover la equidad y construir relaciones libres de los prejuicios que enfrentamos en persona, cuando conocemos la altura, la capacidad física o el estado de embarazo de otra persona, por nombrar algunos ejemplos. Sin el factor limitante de la proximidad geográfica, puedes ampliar tu grupo para crear excelentes coincidencias de mentor/aprendiz que prioricen los intereses y valores compartidos sobre la logística. Podrías descubrir que al adoptar las herramientas digitales que tienes, puedes crear un programa de mentores aún más sólido que el que tenías antes.
El trabajo remoto ha sido un ajuste (por decir lo menos) para todos, y su efecto en nuestras relaciones profesionales ha sido tan significativo como el impacto en las tareas diarias. Para los empleados que están al principio de su carrera profesional, la falta de conversaciones informales en el trabajo plantea un desafío considerable. ¿Cómo se aprenden las mejores prácticas para tener éxito en su carrera cuando se trabaja solo desde casa? ¿Cómo se construyen las relaciones profesionales que son fundamentales para la supervivencia y el progreso? En el aspecto organizativo, ¿cómo construye la empresa una cultura que apoye las iniciativas de diversidad e inclusión en medio de una pandemia? Basándonos en nuestra experiencia reciente liderando organizaciones centradas en la tutoría en línea, creemos que un compromiso organizacional con la tutoría puede abordar todos estos problemas.
En Estados Unidos te necesita (CUALQUIERA) (donde Marianna se desempeña como CEO y Michael formó parte de la junta directiva), luchamos por la movilidad económica y la inclusión a través de un riguroso programa individual de tutoría y desarrollo profesional para estudiantes universitarios de primera generación. Tuvimos que hacer un cambio significativo en nuestros programas de mentoría cuando de repente se volvieron virtuales. En La incubadora de datos (TDI), fundada por Michael, formamos a la próxima generación de científicos de datos y hemos trasladado nuestra formación y mentoría presenciales a programas en línea. Este momento de disrupción ha sido el momento adecuado para que creemos y apoyemos talentos diversos, desde las prácticas hasta los directivos., y nos gustaría compartir lo que nos ha funcionado a medida que pasamos nuestros programas de mentoría de los programas presenciales a los virtuales.
La tutoría y el patrocinio son fundamentales para la retención y satisfacción de los empleados, especialmente para las personas de color y las mujeres, que son más probable que otros para informar que la tutoría es muy importante para su desarrollo profesional. En cuanto a la retención, la tutoría apoya el desarrollo y la progresión de los empleados. En el lado de la contratación, la participación en la tutoría de pregrado crea canales de talento y proporciona acceso a estudiantes que a menudo están excluidos del reclutamiento tradicional, como los estudiantes de un colegio comunitario. Los errores de contratación y el escaso apoyo a los empleados siempre son costosos, pero lo que está en juego es aún mayor en el entorno actual. La tutoría nos ayuda a evitar ambas cosas.
Décadas de investigación nos han dado indicadores sólidos de lo que funciona. Los investigadores David Megginson y David Clutterbuck, cofundadores del European Mentoring Center (ahora el Consejo Europeo de Mentoring & Coaching) señalan dos componentes para tutoría efectiva: crear una buena relación y crear claridad de propósito.
Construyendo una buena relación
La relación es lo que hace que la tutoría sea realmente transformadora y más que una responsabilidad organizativa. Pero también es particularmente difícil construir en un mundo virtual. Definimos la relación como confianza y respeto mutuos, una comprensión compartida de los valores y perspectivas de los demás y una comunicación sólida. La calidad de esta conexión humana es fundamental para retener a los empleados, especialmente para aquellos que están infrarrepresentados en su empresa o industria. UNA estudio realizado por Gartner y Capital Analytics de Sun Microsystems encontró tasas de retención mucho más altas para los aprendices (72%) y los mentores (69%) que otros empleados que no participaron en el programa de tutoría (49%). He aquí cómo construir una buena relación:
Adopte un enfoque holístico de tutoría.
Durante la pandemia de Covid-19, nuestro mundo personal y profesional se han inmiscuido constantemente el uno en el otro. Las empresas que adoptan esa realidad tenderán a mantener a sus mejores personas mientras que otras pierden grandes talentos.
En ANY, descubrimos que la clave para construir una buena relación era decirles explícitamente a los pares de mentores y aprendices que si no solo se les permitía, sino que se les animaba, a hablar de cosas distintas del trabajo y lo académico. También nombramos nuevas normas virtuales que adoptan un enfoque holístico, como «nunca tienes que disculparte por las interrupciones de niños y mascotas» para aliviar el estrés de las interacciones digitales. Este tipo de mentoría reconoce una verdad importante: el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es un mito; todo es solo la vida y el trabajo es una parte de nuestras vidas. La incapacidad de separar los dos se hace aún más evidente a medida que trabajamos desde hogares abarrotados con demandas de cuidado infantil claramente evidentes en el fondo.
La tutoría ayuda a las personas a conectar sus motivaciones y valores humanos más profundos con sus carreras, y alinear estos dos dará dividendos tanto a los empleadores como a los empleados. Según Gallup, casi el 85% de los empleados de todo el mundo todavía no están comprometidos o están desvinculados activamente del trabajo, a pesar del mayor esfuerzo de las empresas. La soledad es una pandemia simultánea, con un 65% de los jóvenes en un reciente Estudio de la Universidad de Miami reportó un aumento de la soledad desde el inicio de la pandemia de Covid-19 y el 80% informó de «síntomas depresivos significativos».
La tutoría puede ayudarnos a mantenernos resilientes y conectados frente a estos desafíos. Es posible que diferentes empleadores necesiten trazar líneas diferentes entre su vida personal y privada, y la relación exacta dependerá en última instancia del mentor y el aprendiz. Pero reconocer cuánto se cruzan nuestras vidas personales y profesionales es una base poderosa para cualquier relación de mentoría.
Deshazte de la hora feliz a favor de las relaciones uno a uno.
En lugar de centrarse en las relaciones individuales, muchas empresas han intentado gestionar la conexión durante la pandemia a través de eventos sociales grupales virtuales y happy hours, solo para que la asistencia se desplome después de unos meses. Muchos informes fatiga en torno a eventos grupales virtuales.
Invertir tiempo en conexiones significativas y profundas con las personas individualmente puede ser un cambio refrescante y una oportunidad para una conexión más auténtica. El diálogo guiado y las preguntas de discusión ayudarán a las parejas de mentores a descubrir su humanidad común, sin importar cuán diferentes puedan parecer en la superficie. En TDI, hemos descubierto que mantener una relación personal virtual regular brinda una oportunidad única para establecer una relación que no es posible en entornos de grupos grandes.
Una de nuestras actividades de tutoría virtual más impactantes en ANY es hacer que una persona hable durante tres minutos ininterrumpidos sobre su historia de vida. Estos 180 segundos son profundos; muchos no pueden recordar cuándo realmente escucharon o fueron escuchados durante tanto tiempo. Las personas que eran extrañas hace momentos se enteraron de algunos de los momentos críticos de la vida de los demás, ya que la gente ha compartido historias sobre el dolor del rechazo profesional o personal y otros desafíos en sus vidas. No se puede hablar de manera significativa sobre carreras profesionales sin hablar de la fuente de nuestras motivaciones, de la familia y de los altibajos de la vida.
Ofrece múltiples modalidades de conexión.
Las personas tienen preferencias diferentes por los medios de comunicación, que a menudo caen en líneas generacionales. Proporciona pautas y opciones de comunicación (por ejemplo, mostrándoles a las personas cómo usar Slack o Zoom, o mostrándoles orientación sobre si se fomenta o desaconseja enviar mensajes de texto). Luego, deja que las parejas de mentores prueben y vean qué les funciona.
En ANY, una de las primeras cosas que hacen nuestros pares es crear un «Plan de Comunicaciones y Expectativas» de mentores en el que hablan sobre cómo y cuándo les gustaría registrarse. Enseñe a las personas a usar la tecnología de manera que se establezca una conexión, como entrenar a parejas de mentores y aprendiz sobre el uso de anotaciones y reacciones en los chats de vídeo o proporcionando enlaces a evaluaciones, herramientas y juegos en línea que puedan completar juntos.
Aproveche las ventajas (y cuestione las supuestas limitaciones) de la conexión remota.
Reunirse en línea no tiene por qué ser la versión diluída de estar juntos en persona; algunas cosas son realmente mejores debido a, no a pesar de, estar a distancia. La tutoría remota puede promover la equidad y construir relaciones libres de los prejuicios que enfrentamos en persona, cuando conocemos la altura, la capacidad física o el estado de embarazo de otra persona, por nombrar algunos ejemplos.
Sin el factor limitante de la proximidad geográfica, puedes ampliar tu grupo para hacer grandes combinaciones que prioricen los intereses y valores compartidos por encima de la logística. Podrías descubrir que al adoptar las herramientas que tienes, puedes construir algo aún más robusto que antes.
Capacitar a las personas sobre cómo utilizar la tecnología para crear conexiones y fomentar el intercambio de habilidades digitales. Recuerda que ser virtual no significa que no puedas usar objetos físicos ni movimientos. El envío por correo de un artículo físico puede proporcionar un anclaje táctil muy necesario. Las parejas de mentor/aprendiz pueden abrir un paquete y disfrutar del contenido juntos (galletas, cuadernos, botín de empresa,.) ¿Sin presupuesto? Cada uno puede encontrar un objeto similar en sus respectivas casas (tomar una taza de café juntos) o hacer sus registros mientras cada uno da un paseo.
Claridad de propósito
Infundir un claro sentido de propósito en la relación mentor/aprendiz crea entusiasmo e impulso para solidificar la relación. Sin ella, las tutorías pueden convertirse en amistades agradables, pero no ayudarán a los empleados a alcanzar sus objetivos. Para crear claridad de propósito:
Crea puntos de referencia y celebra las victorias.
Los seres humanos son narradores de historias y necesitamos una narrativa para dar sentido a los acontecimientos de nuestra vida. Las parejas de mentores que dedican tiempo a decir: «Aquí es donde empezamos, esto es lo lejos que hemos llegado y hacia aquí es hacia donde vamos», creará resiliencia para perseverar a través de los desafíos. Las parejas deben establecer metas y registrarlas, y deben crear un foro público o semipúblico para compartir el progreso. Si bien estos foros pueden haber tenido lugar de manera informal en la oficina, las empresas necesitan fomentar de forma proactiva los equivalentes digitales en una oficina remota.
Publicar vídeos e imágenes de las victorias, y participar activamente en foros en línea públicos o privados, puede promover una cultura de celebración. Los gráficos, la música y los vídeos pueden marcar hitos; por ejemplo, uno de los sitios de ANY cambió su tradicional ceremonia de emparejamiento en un vídeo con imágenes de cada pareja, y hemos visto que las organizaciones utilizan eficazmente libros de cumplidos en línea o «nubes de palabras» para inspirarse mutuamente. En ANY, también organizamos un foro abierto para «Victorias públicas y privadas» al final de cada taller para celebrar verbalmente los logros, compartir lecciones aprendidas y agradecer públicamente a otros por su apoyo. Las parejas de mentores y aprendiz han emprendido la tradición en Slack una vez finalizado el taller. Muchos de nuestros empleados y aprendices han llevado versiones de esta práctica a las organizaciones a las que se han unido posteriormente.
En TDI, tomamos prestada una página de Silicon Valley y usamos un «stand-up diario» para brindar a los estudiantes la oportunidad de hablar sobre lo que han aprendido y dónde se han quedado atascados. Los standups ayudan a desbloquear la colaboración potencial, permiten a los estudiantes hacer un seguimiento del progreso (y mantener la responsabilidad) y proporcionan un lugar para mostrar los logros obtenidos en el arduo camino hacia el dominio de la ciencia de datos.
Mentoring terrestre en valores organizacionales.
Aclara por qué estás fomentando la tutoría y por qué es importante para la organización. ¿Está proporcionando espacio para hablar sobre los objetivos profesionales y/o para practicar y desarrollar habilidades? Consolidar los objetivos generales del programa de mentoría en los valores de tu empresa en materia de tutoría virtual puede ayudar a fortalecer una cultura corporativa compartida incluso cuando los empleados no tienen una oficina compartida.
En ANY, los talleres se alternan entre la enseñanza de la carrera y las habilidades de liderazgo a los aprendices y dan tiempo para que el mentor y el aprendiz proporcionen su contexto individual y fortalezcan cualquier habilidad importante. Argumentamos que un modelo similar puede funcionar en las empresas, centrado en enseñar valores corporativos y contextualizarlos entre el mentor y el aprendiz. Si tu objetivo es la comunidad, pide a las parejas de mentores que piensen cómo pueden construirla cada una y qué papel suelen desempeñar en sus comunidades. Si un valor es la innovación y la creatividad, pídeles a tus parejas que rediseñen un proceso y aprendan unos de otros mientras lo hacen.
Proporcionar coherencia y estructura.
Muchos programas de tutoría dedican mucho tiempo a emparejar al principio y a evaluar al final, sin una estructura clara sobre cómo involucrarse a lo largo de la relación de mentoría. En un mundo virtual, tener un tiempo de espera para la tutoría es esencial. (En ANY y TDI, sugerimos registros semanales). La coherencia genera confianza. Presentarse el uno para el otro genera confianza. ANY ofrece a nuestros pares módulos virtuales, muchos de los cuales son un vídeo o un artículo con un conjunto de preguntas de discusión para facilitar la conversación. Tener un punto de partida estructurado suele dar lugar a discusiones interesantes, específicas y relevantes.
Colabora en tiempo real
No se limite a hablar de objetivos; trabajen juntos en ellos. Aproveche el poder del uso compartido de pantalla, que es ideal para los estudiantes visuales y permite la colaboración. Resiste el instinto de los mentores de compartir siempre y coloca a los aprendices en el asiento del conductor: los mentores verán cómo se desempeñan los aprendices y también pueden aprender algo. Herramientas de trabajo sincrónicas como Padlet y Documentos de Google puede ayudar a aumentar la eficiencia y la satisfacción a medida que las parejas ven su progreso conjunto.
La tutoría nos llevará hacia adelante
En una época de cambios increíbles, disrupción profesional y soledad abrumadora, la mentoría puede anclarnos. La conexión y el significado que puede aportar a través de la relación y la claridad de propósito son fundamentales para apoyar a las personas a través de la agitación, y pueden fortalecer las relaciones en toda la organización. Si bien es intuitivo para la mayoría que la tutoría ayude a los nuevos empleados en el trabajo, el impacto en quienes proporcionan la tutoría a menudo se pasa por alto. La tutoría exitosa se basa mucho más en escuchar activamente que en dar consejos unidireccionales, y cuando se les aborda desde un lugar de reciprocidad, los mentores obtienen beneficios sustanciales.
En ANY, encuestamos a cientos de profesionales que trabajaron con estudiantes universitarios de primera generación a través de nuestro programa de mentoría y desarrollo profesional. Más del 90% informó que su experiencia como mentores les ayudó a convertirse en un mejor líder o gerente en el trabajo. De hecho, desarrollar habilidades para establecer una relación o un propósito en las relaciones es directamente aplicable a conceptos críticos como el liderazgo situacional, en los que una evaluación adecuada de un empleado y las necesidades de una situación específica ayuda a obtener resultados para todos. Para los líderes que creen que la tutoría es una cosa más en la que no pueden centrarse en este momento, les animamos a que vean esta poderosa herramienta como algo que puede liberarlos y empoderar a sus empleados para que se apoyen mutuamente, y esperamos que encuentren un propósito al hacerlo.
— Escrito por Marianna Tu Marianna Tu Michael Li
