Cómo prepararse mentalmente para una conversación difícil

Su colega le envió un correo electrónico pasivo-agresivo y quiere sentarse y dirigirlo cara a cara. O tal vez usted tiene algunos comentarios difíciles que necesita dar a un compañero de trabajo. O tal vez has decidido discutir algo de tensión creciente en tu equipo con tu jefe. Cuando has decidido hablar de una dificultad con un colega, es tentador tener la conversación inmediatamente. No es mejor momento que el presente, ¿verdad? Bueno, no del todo. Cuando se habla de un conflicto, las emociones a menudo son altas y entrar en la conversación fría puede prepararte para un debate improductivo y contencioso. Tomar tiempo para prepararse mentalmente lo ayudará a mantener la calma, aumentar las posibilidades de que la conversación vaya sin problemas y mejorará la solución definitiva.

También querrás pensar en la logística (dónde y cuándo te encuentras) y tu estrategia (cómo enmarcar el problema y qué dirás primero). Pero prepararse emocionalmente es quizás el trabajo más importante que debe hacer antes de entrar en la habitación. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer para prepararte.

Comprueba tu mentalidad. Si se está preparando para una discusión que ha etiquetado como «difícil», es posible que se sienta nervioso, estresado, enojado o molesto por ello antes de tiempo. Para minimizar esas emociones negativas, trate de pensar en ello como una conversación regular y enmarque de una manera positiva. Por ejemplo, en lugar de dar una revisión negativa del rendimiento, está teniendo una conversación constructiva sobre el desarrollo. O no le estás diciendo «no» a tu jefe; estás ofreciendo una solución alternativa.

Esto no es azúcar. Sé honesto contigo mismo acerca de lo difícil que puede ser la conversación, pero también ponle un marco tan constructivo como sea posible. Puede que se diga a sí mismo: será una discusión normal, y tal vez tengamos que hablar de cosas difíciles, pero trabajaremos juntos a través de ellas porque Carol y yo siempre nos hemos respetado mutuamente.

Y concéntrate en lo que ganarás de la conversación. «Supongamos que tiene algo que aprender; suponga que hay una solución más creativa de la que ha pensado», dice Jeff Weiss, socio de Vantage Partners, una consultora con sede en Boston especializada en negociaciones corporativas y gestión de relaciones, y autor del Guía HBR para la negociación. Al entrar en la discusión con una mente abierta, independientemente de la postura de su compañero de trabajo, es más probable que encuentre un terreno común.

Vea la situación desde la perspectiva de su contraparte. Intenta tener una idea de lo que tu colega podría estar pensando. Tenía una justificación para la forma en que se ha comportado hasta ahora, incluso si no estás de acuerdo con eso. ¿Cuál podría ser esa razón? Imagina que estás en su lugar. Hágase preguntas como: ¿Qué haría yo si fuera ella, o si estuviera en I+D en lugar de marketing? ¿Y si yo fuera alguien informándome? ¿Y si yo fuera mi jefe?

También pregúntese: ¿Qué está tratando de lograr? Necesitarás una idea de cuál es su objetivo si quieres resolverlo. Identifique los lugares donde usted ve ojo a ojo en los problemas. Este terreno común le dará una base para la solución conjunta de problemas.

Si estás perdida, pregúntale a un colega qué piensa que está pasando en la mente de tu contraparte. Podrías decir algo como, «Me encantaría algunos consejos y entrenamiento. No he trabajado mucho con Akiko antes, pero sé que lo has hecho. ¿Puedes ayudarme a entender cómo podría estar viendo esta situación?» No utilice la conversación para buscar validación. «Píntalo la situación para él tan neutralmente como puedas», dice Karen Dillon, autora de la Guía de HBR para la política de oficina. «Catalogar cada error y paso en falso probablemente te conseguirá simpatía, pero no comentarios constructivos, así que concéntrate en el problema».

Y no lo sabrás todo antes de tiempo, así que inventar una lista de preguntas que quieras hacer cuando te sientes con tu homólogo. Esto te ayudará, una vez que estés cara a cara, a mostrar que te importa lo suficiente su perspectiva para pensarlo de antemano y descubrir más sobre cómo ve la situación.

Ventilación. Antes de entrar en la habitación, busque un colega de confianza o un cónyuge o amigo que pueda escucharlo quejarse. Di todo lo que sientes acerca de la situación — lo bueno, lo malo y lo feo. No te detengas. Ten cuidado a quién escoges ventilar, sin embargo. No querrás ir con el amigo que te molesta. Encuentre a alguien que tenga una presencia calmante y haga preguntas útiles.

Susan David, psicóloga y coautora del Harvard Business Review artículo Agilidad Emocional, dice que «suprimir tus emociones, decidir no decir algo cuando estás molesto, puede dar lugar a malos resultados». Ella explica que si no expresas tus emociones, es probable que aparezcan en otro lugar. Los psicólogos llaman a esto fuga emocional. «¿Alguna vez le gritó a su cónyuge o hijo después de un día frustrante en el trabajo, una frustración que no tuvo nada que ver con él o ella? Cuando embotellamos sus sentimientos, es probable que exprese sus emociones de manera no intencionada, ya sea sarcásticamente o en un contexto completamente diferente. La supresión de tus emociones se asocia con mala memoria, dificultades en las relaciones y costos fisiológicos (como problemas de salud cardiovascular)», explica David. Evita que tus emociones se filtren, en la conversación o en casa, sacando tus sentimientos con anticipación. De esa manera, estarás más centrado y tranquilo cuando tengas la discusión.

Usted puede estar preguntándose, ¿de verdad necesito hacer esto para una conversación de 10 minutos? Aunque lleva algún tiempo (aunque será más fácil cuanto más lo hagas), hay una gran payoff. Entrarás en la conversación con la mentalidad correcta, sintiéndote seguro, sabiendo lo que quieres lograr.

Este artículo ha sido adaptado del Guía de HBR para la gestión de conflictos en el trabajo.

— Escrito por Amy Gallo