Cómo preparar a un empleado remoto para que triunfe desde el primer día

Incorporar a un empleado remoto es más difícil que hacerlo en persona. Sin embargo, los objetivos siguen siendo los mismos: ayudar al empleado a empezar rápido, construir relaciones, entender la cultura y reconocer las expectativas.

••• La mayoría de los directivos ** ** sabe que incorporar nuevos empleados de forma virtual es simplemente difícil, y muchos lo reconocen ** ** el impacto a largo plazo que una mala experiencia de incorporación podría tener en sus empleados. La incorporación va más allá de la logística, como asegurarse de que su nuevo empleado tenga un ordenador. Las partes más importantes y decisivas de la incorporación incluyen: - Empezar rápido para dar a su nuevo colega comodidad y confianza desde el principio, haciendo que se sienta bienvenido. - Establecer una base para relaciones sólidas en toda la organización. - Desarrollar una comprensión de la cultura y de cómo se hace el trabajo. - Establecer expectativas claras y conectar el trabajo de la persona con la misión, la visión y los objetivos más amplios de la organización. Resulta que el mayor obstáculo para crear una experiencia de incorporación intencional y diferenciada suele ser la mentalidad. Del mismo modo que la televisión tardó en encontrar las mejores formas de explotar el nuevo medio (y crecer más allá de los primeros programas de televisión, que en realidad eran solo programas de radio filmados con cámaras), las empresas también necesitarán desarrollar programas de incorporación que se adapten a los tiempos y a la tecnología. Tanto si una empresa es pequeña e incorpora nuevos empleados uno a la vez, como si se trata de una empresa más grande que reúne a grupos más grandes de nuevas contrataciones que se incorporan juntas, las siguientes cuatro recomendaciones pueden ayudar a que los programas de incorporación tengan éxito: ## **1. Empiece rápido.** Piense en su primer día en su trabajo actual. Probablemente no haya dormido bien la noche anterior. Su mente daba vueltas por la anticipación, la duda y la incertidumbre. Esto puede ser especialmente cierto si estuviera empezando un nuevo trabajo en la ambigüedad de un entorno virtual. Los pocos momentos de confort que normalmente se presentan al principio del día (la creación rápida de vínculos con un colega en el pasillo o su nuevo jefe o sus compañeros de equipo que lo llevan a comer) no están disponibles en un contexto remoto. También es poco probable que un nuevo empleado que se incorpore a su organización hoy haya pasado alguna vez por un proceso de incorporación totalmente virtual, ya que incluso las empresas con personal remoto solían optar por realizar su incorporación en persona antes de la pandemia. Con esta sensibilidad en mente, cree un plan para aprovechar una variedad de estrategias que puedan mitigar los nervios del primer día y permitir que sus empleados se sientan bienvenidos y ganen confianza desde el principio. **Identifique, designe y comunique un enlace de incorporación dedicado.** Incluso en la oficina, es buena idea que alguien ocupe el puesto de mentor informal para apoyar a un nuevo empleado, pero es aún más importante a distancia, ya que el nuevo líder no tendrá compañeros cerca para hacer preguntas espontáneas a medida que se presenten. Es importante que este mentor informal sea una persona diferente al gerente de la persona, de modo que el nuevo empleado se sienta cómodo haciendo cualquier pregunta, grande o pequeña. Cualquier empleado nuevo tendrá y debería tener un sinfín de preguntas, y lo último que quiere es que no esté seguro de a quién preguntar. Lo ideal es que el enlace de incorporación se ponga en contacto de forma proactiva con el nuevo empleado antes del primer día y se establezca como la persona de referencia de la nueva persona. **Cree una conexión con la empresa antes del primer día.** En cuanto un candidato acepte la oferta de trabajo, busque una oportunidad para que se sienta parte de la familia. Reckitt, la empresa mundial de productos de consumo, envía un paquete de cuidados a los hogares de los nuevos empleados antes de su fecha de inicio. Está repleto de productos de la empresa y una nota cálida que vincula los productos con la misión de la empresa. **Configure la tecnología antes de la fecha de inicio.** Ofrecer a cada nuevo empleado una sesión de TI para mostrarle cómo funcionan la plataforma de videoconferencias, los canales de comunicación y otros sistemas de la empresa puede aliviar la ansiedad del primer día. Hacerlo antes de la fecha de inicio minimiza los problemas técnicos y permite que los nuevos empleados estén plenamente presentes y se sientan más cómodos desde el primer día. Algunas organizaciones envían a los nuevos empleados un ordenador portátil o un teléfono nuevos antes de la fecha de inicio, totalmente configurados con las configuraciones y los protocolos de seguridad correctos de la empresa. Esto crea una conexión con la organización y reduce la ansiedad de los nuevos empleados. ## **2. Establezca relaciones sólidas en toda la organización.** En un entorno virtual, no puede confiar tanto en la construcción orgánica y espontánea de relaciones que se produce en los pasillos, durante las comidas y en los eventos de la oficina. Por eso es mejor ser proactivo e intencional a la hora de establecer una mezcla de interacciones individuales formales e informales entre el nuevo empleado y otras personas. Además, es importante organizar una combinación de diferentes debates grupales para que el nuevo empleado pueda desarrollar una comprensión contextual de la dinámica del equipo. Por último, uno de los riesgos del trabajo virtual es que puede facilitar que una persona o un líder opere en silos o con la misma red de personas de forma habitual. Crear una red principal sólida y una red más amplia en toda la organización permitirá al ejecutivo tener más éxito a largo plazo. Para ello, cree una serie combinada de experiencias informales y formales con el objetivo de crear una comunidad y crear puntos de contacto. **Construya relaciones sólidas de uno a uno.** Para combatir la falta de oportunidades espontáneas de charlar trivialmente y entablar otras relaciones como las que normalmente se dan en una oficina, anime a su nuevo empleado y a sus compañeros de equipo a entablar una mezcla de conversaciones formales, sobre las normas, las responsabilidades y los objetivos empresariales, e interacciones más breves e informales durante un café, una comida o una reunión informativa sobre una reunión reciente. Al igual que en las entrevistas virtuales, una de las ventajas de la incorporación virtual es la disponibilidad general de los compañeros a través de vídeo, por lo que estas reuniones deberían ser fáciles de programar. **Reconozca la dinámica del equipo y cree una red más amplia.** Las investigaciones muestran que es más poderoso tener una red amplia que una red profunda, especialmente a medida que uno pasa a ocupar cada vez más puestos en una organización. Especialmente cuando se incorpora un nuevo líder, la organización debería ayudarlo a construir intencionalmente una red amplia, empezando internamente. Si bien las reuniones individuales son útiles para establecer relaciones fundamentales, confianza y una buena relación, hacer que su nuevo empleado comience a participar en las discusiones grupales desde el primer día puede ayudar a la persona a situar a las personas en el contexto de la forma en que se hace el trabajo. Algunas empresas organizan una «semana paralela» en la que el nuevo empleado asiste a una amplia variedad de reuniones de equipos y grupos de stakeholders, incluso a aquellas que pueden parecer menos directamente relacionadas con las responsabilidades principales del nuevo empleado. ## **3. Explique la cultura empresarial y cómo se hace el trabajo.** Los nuevos empleados deben conocer la cultura de la empresa desde el principio. Dedique más tiempo del que normalmente lo haría en un entorno cara a cara a hablar de lo que es típico y atípico en las distintas dimensiones culturales. Cree un espacio para que sus nuevos colegas también pregunten sobre la forma en que se hacen las cosas. **Haga explícitas las suposiciones tácitas.** Muchas organizaciones se basan en formas orgánicas de comunicar la historia y las normas compartidas. Ya sea de forma virtual o no, recordar la historia de una empresa en vídeos, en la sección «Acerca de nosotros» de su sitio web y en los documentos puede ayudar a acelerar un proceso que, de otro modo, tardaría más en captar una serie de interacciones con miembros antiguos de la organización. Aunque le parezca incómodo, puede resultar útil recibir orientación explícita en torno a las normas que a menudo se dan por sentadas (el tono y el nivel de formalidad de la empresa, el código de vestimenta, la etiqueta virtual en las videoconferencias, las normas de mensajería y el horario de trabajo). No deje que los nuevos empleados adivinen estos temas; hacerlo puede generar ambigüedad y estrés. **Designe a un amigo cultural.** Asignar a una persona a la que el nuevo empleado pueda acudir si tiene preguntas sobre la cultura puede resultar especialmente eficaz. El amigo podría informar después de una importante discusión grupal y señalar al nuevo empleado las acciones que no están en línea con la cultura o con la forma en que los demás pueden percibir su estilo. ## **4. Establezca expectativas claras y conecte el trabajo de la persona con la misión, la visión y los objetivos más amplios de la organización.** Un empleado nuevo debe tener una idea clara de lo que es el éxito durante los primeros 100 días y más allá. Los nuevos empleados deben reconocer la forma en que sus responsabilidades influyen en el éxito general de la empresa. Cuando una persona se una al equipo, el director de contratación debe compartir las comunicaciones y presentaciones clave que haya realizado la dirección de la organización sobre la dirección y los objetivos de la empresa, de modo que el nuevo empleado pueda situar su trabajo en el contexto del conjunto. Tener un conjunto claro de responsabilidades y resultados puede ser fundamental para ayudar a un nuevo empleado a priorizar y secuenciar el trabajo y lograr algunos éxitos rápidos que creen una base sólida y un impulso para el éxito futuro de la persona. A largo plazo, si bien un puesto puede evolucionar, adaptarse y hacerse más complejo y ambiguo, tener claridad desde el principio creará una base a partir de la cual la persona podrá adaptarse más fácilmente. La incorporación es uno de los impulsores más importantes del éxito de los empleados. Tener un buen comienzo crea impulso. Tener un mal comienzo rompe la confianza de un nuevo empleado y lleva a la organización a cuestionar la sensatez de la contratación. Lo que diferencia a las empresas que mejor se incorporan, ya sea en persona o de forma virtual, es que el trabajo es intencional y no termina después de la primera semana, los primeros 30 días o incluso los primeros 100 días. Su programa de incorporación debería ser solo el comienzo de una base de desarrollo continuo que siga fortaleciendo la alineación cultural de sus empleados, las relaciones en toda la organización y el desempeño en su puesto.