Cómo negociar — Virtualmente
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En los últimos meses, casi todas las negociaciones han tenido lugar virtualmente. Pero incluso antes de Covid-19, un número creciente de concesionarios se conectaban a través de herramientas digitales. Las tecnologías de vídeo, las teleconferencias de bajo costo y el correo electrónico se han convertido en formas eficientes para que los equipos se preparen juntos y negocien con sus homólogos.
¿Qué nos dice la investigación sobre las negociaciones virtuales? ¿Son más o menos eficaces para crear valor para las contrapartes?
La imagen está mezclada.
En primer lugar, las malas noticias: La negociación prácticamente tiende a dejar a las partes con resultados objetivos más pobres y sensación de menos calor y confianza unos con otros. Además, un metaanálisis realizado en 2002 sugiere que la toma de decisiones grupales es menos efectiva, menos satisfactoria y más prolongada cuando los grupos no se comunican cara a cara.
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Cuando se trata de correo electrónico, que los introvertidos se sienten particularmente atraídos en situaciones de conflicto — tendemos a ser menos cooperativos, tal vez porque estamos menos inhibidos en la expresión de quejas y opiniones negativas. También corremos un mayor riesgo de malentendidos: Justin Kruger, Nick Epley y sus colegas han encontrado que tendemos a sobreestimar lo bien que nuestros mensajes han sido entendidos por los destinatarios. Y un estudio de 2019 sugiere que — sorpresa, sorpresa — también estamos peor en la lectura de emociones por correo electrónico.
Es interesante, un metanálisis de 43 estudios sugiere que las mujeres son menos cooperadoras en entornos virtuales que cuando son cara a cara; mientras que las tácticas de los hombres no cambian tanto. Puede ser que las mujeres sientan menos presión para ser afiliadas o educadas cuando no están cara a cara.
Si los negociadores virtuales enfrentan barreras adicionales para encontrar ganancias conjuntas, la buena noticia es que la investigación también sugiere maneras de mejorar las posibilidades de éxito en entornos virtuales.
Al planificar negociaciones virtuales
1. Asigna roles claros a tu equipo. Las llamadas o videoconferencias con cuatro o más partes pueden descarriarse rápidamente. Asegúrese de preguntar: ¿Quién abrirá la reunión? ¿Explicar una propuesta? ¿Responder preguntas? ¿Resumir los siguientes pasos? ¿Cómo nos comunicaremos sin conexión?
2. Especificar y practicar con métodos sin conexión para chatear. Hay muchas historias de mensajes «privados» que aparecen accidentalmente en la pantalla de todos. Para evitar esto, use diferentes hardware o programas para chatear. Si está utilizando un ordenador para Zoom, por ejemplo, utilice su teléfono y una aplicación independiente para chatear o enviar mensajes de texto con compañeros de equipo.
3. Pero sigue hablando brevemente. La mensajería durante las negociaciones puede ser importante, pero un estudio encontró que la multitarea en un teléfono inteligente durante la negociación condujo a menores pagos y ser calificado como menos profesional y menos confiable por sus contrapartes. Cuando se comunica con los compañeros de equipo durante una negociación, la brevedad es una virtud.
4. El vídeo es mejor; cuanto más grande, mejor. Charles Naquin y sus colegas fundar que los negociadores que se comunican por vídeo tuvieron un mejor desempeño que los negociadores que utilizan correo electrónico o mensajes de texto. Y aquellos que usan una gran pantalla de computadora funcionó mejor que aquellos que usan una pequeña. Cuanto más fácil sea ver a sus contrapartes, menos esfuerzo desperdiciará su cerebro.
5. Corto y dulce. Aunque las videoconferencias y las conferencias telefónicas son medios «más ricos» que el correo electrónico o el texto, también son más gravosos cognitivamente. Los cerebros humanos son máquinas de predicción, y deben trabajar más duro para comprender brechas, fallas, retrasos en el tiempo y otras ambigüedades en la interacción. Los vídeos breves y estructurados y las teleconferencias pueden ayudar a mantener a las partes comprometidas y en su mejor momento.
Cuando lidera las negociaciones virtuales
1. Conéctese desde el principio. Tomar unos minutos para charlar o hacer una pequeña charla al comienzo de una reunión puede ayudar a preparar el escenario para una interacción más colaborativa. La investigación de Michael Morris y sus colegas encontró que al enviar correos electrónicos, los sujetos que fueron asignados al azar para hacer pequeñas conversaciones durante unos minutos antes de negociar lograron mejores resultados financieros y sociales que aquellos que comenzaron a negociar inmediatamente. En otro experimento, iniciar una negociación con humor condujo a mejores resultados económicos y mejores sentimientos entre las partes. Particularmente en el estresante mundo de las cuarentenas, hacer una conexión personal puede tener un poderoso efecto en lo que sigue.
2. Aclarar las restricciones y supuestos. Las videoconferencias y teleconferencias a menudo pueden tener inicios «irregulares» donde las partes se unen en diferentes momentos. Después de tomar tiempo para conectarse, asegúrese de aclarar rápidamente el propósito de la reunión y el tiempo a comprometerse. Por ejemplo, si un partido clave tiene que irse temprano, reforme la agenda según sea necesario desde el principio.
3. Occidentales: ¿ocultar su visión de sí mismo? Para los estadounidenses y otros de culturas más individualizadas, evidencia sugiere que verte a ti mismo durante una videollamada tiende a aumentar la autoconciencia y la autocrítica. Particularmente si ya tiene estas tendencias, es posible que desee desactivar la autovisión al realizar videoconferencias.
No hay sustituto para la riqueza de la negociación en un ambiente cara a cara. Pero a medida que navegamos por este período estresante de distanciamiento social, es útil recordar que las herramientas de comunicación digital y los medios de comunicación pueden hacer que las negociaciones sean más eficientes y nos pueden ayudar a mantenernos conectados, siempre que encontremos cómo aprovecharlas mejor.
Nota del editor: Hemos actualizado para aclarar que el meta-análisis de 2002 sugiere que la toma de decisiones grupales es menos efectiva cuando los grupos no se comunicaron cara a cara. Debido a un error de edición, la frase anterior sugería incorrectamente que el análisis demostró que este era el caso.
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— Hal Movius Via HBR.org
