Cómo mejorar la redacción de tu negocio

Probablemente escribas sobre el trabajo todo el tiempo: propuestas a los clientes, notas para altos ejecutivos, un flujo constante de correos electrónicos a tus colegas. Pero, ¿cómo puedes asegurarte de que tu escritura sea lo más clara y eficaz posible? ¿Cómo haces que tus comunicaciones destaquen?

Lo que dicen los expertos
Los directivos sobrecargados de trabajo con poco tiempo podrían pensar que mejorar su escritura es un ejercicio tedioso o incluso frívolo. Pero saber cómo crear una frase interesante e inteligente es esencial para comunicarse eficazmente, ganar negocios y diferenciarse. «Como dijo memorablemente Marvin Swift, escritura clara significa pensamiento claro», dijo Kara Blackburn, profesora titular de comunicación gerencial en la Escuela de Administración Sloan del MIT. «Puedes tener todas las grandes ideas del mundo y si no puedes comunicarte, nadie las escuchará». Por suerte, todo el mundo tiene la capacidad de mejorar, dice Bryan Garner, autor de La guía de HBR para mejorar la redacción empresarial. Escribir eficazmente «no es un regalo con el que naces», dice. «Es una habilidad que cultivas». He aquí cómo escribir de forma sencilla, clara y precisa.

Piensa antes de escribir
Antes de poner el lápiz en el papel o las manos en el teclado, considera lo que quieres decir. «El error que cometen muchas personas es que empiezan a escribir prematuramente», dice Garner. «Trabajan los pensamientos mientras escriben, lo que hace que su escritura sea menos estructurada, serpenteante y repetitiva». Pregúntate: ¿Qué debe saber o pensar mi audiencia después de leer este correo electrónico, propuesta o informe? Si la respuesta no está clara de inmediato, te estás moviendo demasiado rápido. «Retrocede y pasa más tiempo recogiendo tus pensamientos», aconseja Blackburn.

Sé directo
Expón tu punto justo al frente. Muchas personas descubren que el estilo de escritura y la estructura que desarrollaron en la escuela no funcionan tan bien en el mundo de los negocios. «Una de las grandes enfermedades de la escritura empresarial es posponer el mensaje a la mitad de la escritura», dice Garner. Al presentar sucintamente tu idea principal primero, ahorras tiempo a tu lector y agudiza tu argumento antes de sumergirte en la mayor parte de tu escritura. Al escribir notas y propuestas más largas, Garner sugiere que se indique el problema y la solución propuesta en «no más de 150 palabras» en la parte superior de la primera página. «Adquiere un don para resumir», dice. «Si tu abridor no es bueno, entonces todo el escrito no será bueno».

Corta la grasa
No «use tres palabras cuando uno lo haría», dice Blackburn. Lee tu escritura con ojos críticos y asegúrate de que cada palabra funcione hacia tu punto más amplio. Corta todas las palabras u oraciones innecesarias. No hay necesidad de decir «consenso general de opinión», por ejemplo, cuando el «consenso» servirá. «En el momento en que los lectores sienten que un escrito es verboso empiezan a desconectar», dice Garner. Sugiere que se eliminen las preposiciones ( punto de vista se convierte punto de vista); sustituir —ion palabras con verbos de acción ( proporcionó protección a se convierte protegida); uso de contracciones ( no en lugar de no y estamos en lugar de somos); e intercambio es, son, fue y fueron con verbos más fuertes ( indica en lugar de es indicativo de).

Evite la jerga y las palabras de 10 dólares
La redacción empresarial está llena de palabras de moda y acrónimos específicos de la industria. Y aunque estos términos a veces son inevitables y en ocasiones pueden ser útiles como taquigrafía, a menudo indican un pensamiento perezoso o desordenado. Si pones demasiadas, tu lector asumirá que estás en piloto automático o, peor aún, no entiendes lo que dices. «La jerga no añade ningún valor», dice Blackburn, pero «la claridad y la concisión nunca pasan de moda». Garner sugiere crear un» lista negra de buzzword » de palabras que se deben evitar, incluidos términos como «procesable», «competencia básica», «impactante» e «incentivar». También debes evitar usar un lenguaje grandioso. Los escritores a menudo creen erróneamente que usar una palabra grande cuando una simple sirve es un signo de inteligencia. No lo es.

Lee lo que escribes
Ponte en el lugar de tu lector. ¿Tu punto es claro y está bien estructurado? ¿Las frases son sencillas y concisas? Blackburn sugiere leer los pasajes en voz alta. «Ahí es donde se revelan esos defectos: las lagunas en tus argumentos, la frase torpe, la sección que es demasiado larga», dice. Y no tengas miedo de pedirle a un colega o amigo, o mejor aún, a varios colegas y amigos, que editen tu trabajo. Agradecemos sus comentarios; no te moleste. «Editar es un acto de amistad», dice Garner. «No es un acto de agresión».

Practica todos los días
«Escribir es una habilidad», dice Blackburn, «y las habilidades mejoran con la práctica». Garner sugiere leer material bien escrito todos los días y estar atento a la elección de palabras, la estructura de las oraciones y el flujo. «Empieza a prestar atención al estilo de El Wall Street Journal», dice. Invierte en una guía de estilo y gramática como referencia — Garner recomienda Uso del inglés moderno de Fowler. Lo que es más importante, incorpora tiempo a tu agenda para editarla y revisarla. «Escribir y reelaborar tu propia escritura es donde se produce el cambio, y no es rápido», dice Blackburn. «El tiempo se emplea bien porque los buenos escritores se distinguen en el trabajo».

Principios a recordar:

Hacer:

• Planifica lo que vas a decir para que tu escritura sea más directa y eficaz.
• Use palabras con moderación y mantenga las oraciones cortas y al grano.
• Evita la jerga y las palabras «elegantes». Esfuérzate por la claridad.

No lo hagas:

• Argumenta que simplemente no puedes escribir. Cualquiera puede convertirse en un mejor escritor con práctica.
• Imagina que tu primer borrador es perfecto, o incluso aceptable. Todos los documentos se pueden mejorar.
• Entierra tu argumento. Presenta tu idea principal lo antes posible.

Estudio de caso #1: No tengas miedo de compartir
Cuando David McCombie comenzó a trabajar como consultor de gestión en McKinsey & Company, inmediatamente se dio cuenta de que el estilo de escritura que había perfeccionado en la Facultad de Derecho de Harvard no era adecuado para las comunicaciones a nivel ejecutivo. «Era la estructura de mis argumentos», dice David. «Recibía comentarios que necesitaba para ir al grano más rápidamente».

Con la escritura legal o académica, «generalmente vas a empezar con la construcción del caso, y poner el punto principal hasta el final», dice. «Pero en las comunicaciones empresariales, lo mejor es empezar con tu conclusión primero».

Para que su escritura fuera más directa y eficaz, David pidió a varios colegas sénior todas sus presentaciones e informes anteriores para que pudiera imitar elementos clave de su formato y estilo. También copió a colegas de confianza que eran comunicadores particularmente hábiles en correos electrónicos importantes y pidió sus comentarios.

David ha llevado estas prácticas a la firma de capital privado que fundó en Miami, el Grupo McCombie. «Le envío todo lo que es importante a mi compañero y él lo lee», dice David, y agrega que sabe mejor que tomarse las ediciones personalmente. «Hablamos de si hay una mejor manera de transmitir una idea, de cómo podemos ser más concisos».

Mejorar su escritura ha tenido un efecto directo en la capacidad de David para convertirse en una voz influyente en su campo. Actualmente está escribiendo un libro sobre el nicho de mercado de su firma de capital privado, Guía del profesional de Family Office sobre inversiones directas.

«Incluso si conocía la buena redacción empresarial desde el principio, creo que mejorar continuamente tu escritura y llevarla al siguiente nivel es absolutamente clave para el éxito», dice David. «Cuanto más lo haces, más fácil se vuelve».

Estudio de caso #2: Estudia la buena escritura
Tim Glowa ya había construido una exitosa carrera como consultor de marketing estratégico cuando decidió establecer sus ambiciones un poco más altas. «Quería ser percibida como un líder de pensamiento», dice Tim, «y para hacerlo, necesitaba tener un punto de vista y tenía que exponer ese punto de vista en público».

Sabía que la elaboración de artículos de opinión e investigación inteligentes y digeribles era clave para mejorar su reputación profesional. Su escritura ya era bien recibida por colegas y compañeros, pero gran parte de su experiencia estaba arraigada en la escritura académica. Así que empezó a leer publicaciones de negocios, como McKinsey Quarterly, por estilo. «Estudié cómo se comunican», dice Tim, «e hice un esfuerzo por hacer que mi propia escritura fuera más directa y concisa».

También incorporó un ritual de esbozo en su escritura. Antes de escribir informes y notas, ahora comienza con un breve resumen de los tres objetivos principales. «No puedes empezar a escribir y esperar ir a algún lado», dice. «Es como dar un paseo y no saber dónde está el destino».

Tim, ahora cofundador de una firma de análisis de marketing llamada Bug Insights, cree que los esfuerzos le han convertido en un comunicador más eficaz, mejorando no solo sus escritos más largos, sino sus correos electrónicos e incluso sus mensajes de voz. «Se filtra prácticamente en toda mi comunicación», dice. Y su trabajo es encontrar público. Varios de sus artículos han sido descargados más de 100.000 veces, y una empresa de Fortune 50 utilizó recientemente uno de sus artículos en un programa interno de capacitación y desarrollo.

Tim está gratificado por su progreso, pero dice que no va a dejar de poner en el esfuerzo extra. «Hay que trabajar en ello», dice. «Cada vez que desarrollas una nueva habilidad, tienes que estudiarla».

— Escrito por Carolyn O’Hara