Cómo los sistemas apoyan (o socavan) la buena toma de decisiones

Si su organización o equipo tienen problemas con malos procesos de toma de decisiones, no se limite a tratar los síntomas. Determine qué aspecto de su sistema de gobierno es realmente el meollo del problema y comience a avanzar por el camino de la mejora. Una buena forma de empezar es desglosar los tipos de decisiones que se toman en su organización. Una vez que haya identificado qué grupos tienen la autoridad y los recursos para tomar qué decisiones, el siguiente paso es vincularlos para garantizar una coordinación eficaz. Por último, asegúrese de incluir métricas para supervisar su eficacia. Tanto si es un ejecutivo empresarial como el supervisor de un equipo pequeño, tiene el poder de mejorar los procesos de toma de decisiones que se encuentran dentro de las áreas que controla.

••• A pesar del extenso cuerpo de[investigación sobre la toma de decisiones](/2013/11/deciding-how-to-decide), sigue siendo motivo de gran frustración para muchos líderes y empresas. Esto puede deberse a que la ciencia de la toma de decisiones a menudo se centra en que el responsable de la toma de decisiones examina profundamente sus [sesgos](/2019/10/10-ways-to-mitigate-bias-in-your-companys-decision-making), ansiedades e instintos. Sin embargo, dentro de las organizaciones, la toma de decisiones suele ser una capacidad distribuida. Se toman miles de decisiones exactamente al mismo tiempo en vastas redes de departamentos y geografías. Establecer prioridades, asignar recursos, contratar y despedir, resolver crisis: decisiones que van desde decisiones estratégicas de alto riesgo hasta dilemas tácticos de bajo riesgo. Aunque rara vez se ha escrito sobre los sistemas de gobierno en este contexto, a menudo impulsan los procesos de toma de decisiones más amplios de una empresa. El problema es que la mayoría de las organizaciones no diseñan estos sistemas con intencionalidad, por lo que tienden a proliferar como la hierba en un jardín desatendido. Al grano, un McKinsey[encuesta](https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/untangling-your-organizations-decision-making) de más de 2200 ejecutivos muestra que el 72% de los líderes piensa que las malas decisiones estratégicas son tan frecuentes como las buenas o la norma imperante en sus organizaciones. Esto tiene consecuencias: - **Reuniones desenfocadas.** Considerando que las reuniones eficaces facilitan las conversaciones honestas que conducen a decisiones inteligentes,[reuniones desenfocadas](/2018/02/how-to-fix-the-most-soul-crushing-meetings) a menudo se convierten en actualizaciones de estado largas e irrelevantes con bolsas deshonestas que paralizan la toma de decisiones efectivas y corren el riesgo de empeorar un sistema de gobierno ya de por sí desordenado. - **Confusión sobre los derechos de decisión.** Si su sistema de gobierno fracasa, es posible que la gente se sienta confundida acerca de quién está a cargo de qué, lo que provoca un inútil tira y afloja entre los departamentos o los miembros del equipo. - **Prioridades contrapuestas.** Las personas que se quejan de que sus prioridades se superponen o cambian constantemente suelen trabajar dentro de una organización que no está alineada en cuanto a en qué centrarse. - **Grupos de trabajo y consejos deshonestos.** Si los órganos de gobierno no se gestionan correctamente, se quedan mucho después de que su razonamiento haya cesado y generan actividad e informes que a nadie le importan. Estos síntomas son bastante fáciles de detectar, pero tratarlos como cuestiones individuales, y no como los resultados de un sistema de gobierno deficiente, no resuelve el verdadero problema en cuestión. La buena noticia es que, ya sea que su empresa tenga 100 o 100 000 empleados, hay algunas medidas que puede tomar para diseñar un sistema mejor, uno que sincronice la toma de decisiones en toda la empresa. He aquí cómo empezar. ### **Identifique las decisiones que hay que tomar.** Una buena forma de empezar es desglosar los tipos de decisiones que su organización toma con regularidad. Cuando trabajo con clientes, empiezo por clasificar la toma de decisiones en tres categorías: - **Decisiones corporativas** incluyen establecer la visión y la dirección de la empresa, nombrar a los principales líderes, definir los valores y la cultura de la empresa y gestionar la reputación externa. - **Decisiones estratégicas** incluyen las decisiones sobre las inversiones que realizará la empresa, los clientes a los que atenderá, los gastos de capital y el establecimiento de políticas corporativas que todos los empleados deben cumplir. - **Decisiones operativas** incluyen la presupuestación, el desarrollo y el lanzamiento de productos y la gestión del talento. Puede elegir diferentes categorías según el tamaño y el plazo de madurez de su empresa. La clave es tener alguna forma de ordenar los tipos de decisiones que se toman para garantizar que las toman las personas adecuadas. ### **Determine quién debe tomar qué decisiones.** Los derechos de decisión deben distribuirse cuidadosamente para garantizar que todos tengan claros los límites de sus departamentos y funciones. Hay un par de factores principales que hay que tener en cuenta a la hora de decidir dónde asignar los derechos de decisión. Al principio, tendrá que determinar qué _nivel_ diferentes tipos de decisiones en los que deberían tomarse las decisiones. A nivel empresarial, tome las decisiones que afecten a la empresa en general y que deban tomarse de forma centralizada. A nivel de departamento o unidad de negocio, tome las decisiones que deben tomarse de forma discreta según las funciones o las geografías. A nivel local o individual, tome las decisiones que deben tomarse teniendo en cuenta la singularidad de los empleados y los equipos. A continuación, tendrá que identificar las decisiones que puedan requerir[multifuncional](/2019/05/cross-silo-leadership) colaboraciones. En la intersección del marketing, las ventas, la I+D y la fabricación, por ejemplo, puede que sea necesario coordinar las decisiones de innovación o lanzamiento de productos. Si la organización está en fase de rápido crecimiento, puede que se necesite un consejo multifuncional que se encargue de incorporar y retener a los mejores talentos. Su objetivo debe ser hacer[toma de decisiones en todos los equipos y departamentos](/2018/09/how-to-permanently-resolve-cross-department-rivalries) de la manera más fluida y eficiente posible. ### **Conecte los grupos de gobierno.** Una vez que haya identificado qué grupos tienen la autoridad y los recursos para tomar qué decisiones, el siguiente paso es vincularlos para garantizar una coordinación eficaz. Ninguno de estos grupos es[tomar decisiones](/2012/03/making-decisions-in-groups) en el vacío, y muchos confían unos en otros para ejecutar sus elecciones. Por lo general, hay dos tipos de enlaces que hay que crear. En primer lugar, _cadencias de reuniones_ debe establecerse para crear un ritmo predecible para el negocio. Los equipos que rigen las prioridades a corto plazo deberán reunirse con más frecuencia durante períodos más cortos, mientras que los que se centren en las prioridades a largo plazo deberían reunirse con menos frecuencia durante períodos más largos. Algunas empresas organizan este proceso programando reuniones permanentes y publicándolas en un[gobierno anual](https://www.navalent.com/resources/articles/demystifying-organizational-governance-ensuring-the-right-leaders-are-making-the-right-decisions-with-the-right-resources/) calendario al que tenga acceso toda la empresa. Esto garantiza que todos entiendan qué decisiones se toman, cuándo y quién. En segundo lugar, _enlaces de información_ debe identificarse entre los grupos de gobierno. Cada grupo tiene un conjunto predecible de información que fluye a su reunión y un conjunto definido de decisiones y conclusiones que salen. Esas entradas y salidas contienen información que es fundamental para otros grupos de toma de decisiones. Definir cómo se mueve la información entre estos grupos, quién lo hace y en qué plazo ayudará a garantizar que su organización se mantenga alineada. Los enlaces de información incluyen cosas como los miembros del grupo que actúan como enlaces con otros grupos, actualizaciones sucintas posteriores a las reuniones y portales en línea donde se publican las decisiones y las actas de las reuniones en tiempo real. La vinculación de los grupos de gobierno mediante calendarios compartidos y la tecnología que fomenta la transparencia también mantiene a toda la organización actualizada sobre el lugar donde se toman las decisiones y sus motivos. ### **Control de calidad incorporado.** El mejor[diseños de gobierno](https://www.navalent.com/resources/blog/effective-organizational-governance-design/) supervisar y hacer un seguimiento de su eficacia. Ya sea mediante la recopilación de comentarios de los empleados o mediante una evaluación anual de los sistemas establecidos, la calidad de sus procesos de toma de decisiones debe evaluarse periódicamente para que pueda identificar qué funciona y qué no funciona. Una empresa con la que trabajé supervisó su proceso de toma de decisiones programando un registro de 10 minutos al final de cada reunión permanente para evaluar si habían logrado o no lo que se proponían. Durante este tiempo, revisaron las decisiones que se habían tomado y solicitaron comentarios a los empleados para evaluar si las personas entendían cómo y por qué se habían tomado las decisiones que más les afectaban. Además, querían saber si los empleados consideraban que podían contribuir adecuadamente a esas decisiones. De esta manera, la empresa pudo reiterar y mejorar sus procesos de forma continua. Tanto si es un ejecutivo empresarial como el supervisor de un equipo pequeño, tiene el poder de mejorar los procesos de toma de decisiones que se encuentran dentro de las áreas que controla. Esto no quiere decir que diseñar e implementar un buen sistema de gobierno sea fácil. Hacerlo requerirá tiempo, disciplina y compromiso. Sin embargo, permitir que una mala gobernanza sofoque el rendimiento es mucho más caro. Si su organización o equipo tienen problemas con malos procesos de toma de decisiones, no se limite a tratar los síntomas. Determine qué aspecto de la gobernanza está realmente en el centro del problema y empiece a avanzar por el camino de la mejora.