Cómo los expertos de su organización pueden compartir sus conocimientos

Todas las empresas cuentan con expertos en la materia que mantienen el conocimiento crítico para sus negocios. Como líder, ¿cómo puede asegurarse no sólo de preservar ese know-how para las generaciones futuras, sino también de multiplicar su impacto? A través de algo que llamamos cascada de conocimientos: la difusión de los expertos « inteligencia profunda» a y a través de múltiples alumnos de una manera que minimice la carga de los expertos.

Cada cascada funciona como un árbol telefónico, empezando por una PYME y extendiéndose a través de niveles cada vez mayores de alumnos que se convierten en profesores. En lugar de confiar en los expertos para «empujar» el conocimiento, recluta a los estudiantes para «extraer» el conocimiento y luego pasarlo a otros que pueden beneficiarse. El experto ahorra tiempo y los alumnos interiorizan mejor las lecciones.

En nuestro trabajo con empresas de diferentes tamaños entre industrias, hemos observado al menos cuatro formas distintas en las que los «nextperts» (los aprendices iniciales de los expertos originales) crean cascadas de conocimiento.

Págalo adelante. En este modelo, el nextpert enseña directamente o mentora a otros, basándose en lo que aprendieron del experto. Por ejemplo, en una empresa de electrónica que conocemos, un nextpert está creando una clase de formación para operadores y técnicos de calidad sobre el diagnóstico y la resolución de problemas de producción. En GE Aviation, un nextpert se hizo cargo de impartir una clase interna sobre tecnología infrarroja y, según el ingeniero jefe de consultoría Rob Weisgerber, está «proporcionando formación a nivel industrial».

Presente un desafío. Esto implica que un nextpert construya un escenario, caso o conjunto de problemas basado en la experiencia de un experto que introduce a un conjunto de estudiantes en un proceso de descubrimiento. En lugar de presentar con la solución a un problema común pero difícil, el individuo o los grupos se enfrentan al problema mismo. Sólo después de que los alumnos hayan discutido las posibles soluciones, involucrándose mentalmente y explorando el contexto y las complicaciones, se presenta la opinión del experto. Las investigaciones sobre la memoria y la cognición han demostrado que tales desafíos resultan en una mejor retención. La funda se puede entregar en forma de texto, vídeo o en fotografías para su uso repetido. En la firma de arquitectura Shepley Bulfinch, una planificadora de salud senior fue grabada en video presentando fotos de los espacios hospitalarios existentes que debían renovarse (por ejemplo, consultorios o vestidores de pacientes) y haciendo preguntas puntuales sobre lo que la gente veía cuando miraban las imágenes. Después de una pausa para la discusión, el video presentó las observaciones del experto de esas mismas fotos.

Configura una «fogata». Se trata de una reunión convocada de personas con menos experiencia o una mezcla de expertos y otros en la que los expertos presentan lecciones, luego discuten y amplíen sobre ellas, generando nuevos conocimientos. Más de 30 personas en la clínica de Shepley Bulfinch Healthcare lo hicieron como entrenamiento para la renovación de instalaciones. Entraron en pequeños equipos y revisaron fotos de instalaciones existentes, compitieron para generar una lista de problemas que vieron y luego compartieron entre sí.

Traducir. El objetivo de esta técnica es crear un artefacto que capte el conocimiento experto para que pueda transmitirse. Implica obtener conocimientos técnicos implícitos que aún no están expresados o documentados y transformarlos en una forma explícita para compartir, tales como guías, listas de verificación, reglas generales o wikis. En la firma de ingeniería Dewberry, un nextpert creó una wiki sobre el proceso de transferencia de conocimiento que ha experimentado y la experiencia técnica que ha adquirido de su experto para diseñar con éxito la sustitución de tuberías de gran diámetro en proyectos de infraestructura hídrica. La directora de comunicaciones Molly Johnson también ha creado podcasts de entrevistas con expertos para uso interno. Un conjunto de espectáculos ilustra la profunda inteligencia de un experto en llevar a cabo negociaciones exitosas con clientes y contratistas.

Los beneficios del conocimiento se derivan tanto para las personas como para la organización no sólo del conocimiento contenido difundido, pero desde el procesos aprendido. Por ejemplo, los alumnos de las fases posteriores ven el valor de utilizar fotografías para desafiar la comprensión y utilizar esa técnica en la formación de otros. Y los siguientes perts se convierten en entrevistadores expertos expertos expertos para obtener conocimiento. El CIO de Shepley Bulfinch James Martin insiste en que cualquier interacción que implique el intercambio de inteligencia profunda resulta en alguna salida para uso futuro, ya sea a través de una de las cuatro técnicas mencionadas anteriormente u otras que los estudiantes puedan identificar. Debido a que los nextperts han sido aprendices ellos mismos, son muy adecuados para empaquetar la experiencia en una forma fácilmente comprensible por individuos con menos experiencia.

Es cierto que el conocimiento transmitido de persona a persona puede transformarse a medida que se difunde. Sin embargo, puede protegerse contra las distorsiones más atroces o peligrosas de dos maneras. En primer lugar, el contenido debe ser revisado por los expertos antes de que el conocimiento indocumentado sea considerado evangelio y pagado en entrenamiento o traducido a wikis, repositorios o listas de verificación, o sea objeto de cualquier desafío o fogata. En segundo lugar, debido a que la cascada de conocimientos es estructurada, visible y transparente, es por lo tanto más confiable que un flujo de información más informal, no supervisado y orgánico. En las cascadas establecidas como parte de programas formales de transferencia de conocimientos, la responsabilidad de los siguientes profesionales de educar a otros puede ser reconocida y evaluada a través de informes de progreso a la administración que detallan a los alumnos destinatarios, las técnicas utilizadas y el progreso dentro de la cascada.

— Dorothy Leonard James Martin Via HBR.org