Cómo los equipos virtuales pueden crear conexiones humanas a pesar de la distancia

En una reciente encuesta de Unify a trabajadores del conocimiento, el 79% de los encuestados informó que trabajaba siempre o con frecuencia en equipos virtuales, pero solo el 44% consideró que la comunicación virtual era tan productiva como la comunicación cara a cara. La gran mayoría se conectó por correo electrónico, teléfono o conferencia telefónica, aunque el 72% dijo que el vídeo facilitaría el trabajo en equipo. Solo el 34% de las personas utilizan el vídeo para colaborar con sus compañeros de trabajo. Y el 43% se siente confundido y abrumado por la mezcla de tecnología de colaboración a su disposición.

Estoy viendo emerger una nueva generación de tecnología que puede hacer que los equipos dispersos sean más productivos que los equipos colocados. Henry Dewing, de Forrester Research, dice que algunos usuarios ilustrados están empezando a preferir reunirse en sus plataformas de videoconferencia y web en lugar de en una sala de conferencias física.

Sin embargo, para que el trabajo en equipo virtual funcione tan bien, tendrás que mover a tu equipo a un nuevo conjunto de comportamientos, no solo a una nueva generación de tecnología, con la participación humana como prioridad principal.

Las brechas de comportamiento que evitan que los equipos virtuales alcancen sus objetivos se dividen en tres categorías:

1. Establecimiento de reglas básicas para gestionar las comunicaciones virtuales

2. Alineación de objetivos personales y profesionales

3. Fortalecer las relaciones para permitir la franqueza necesaria para una verdadera colaboración

Establecimiento de reglas básicas

Realice un registro personal y profesional: Si bien es común que los empleados que se encuentran en una misma ubicación conversen sobre lo que sucede en sus vidas, compartan un éxito reciente en el trabajo o una historia personal antes de que comience una reunión, es mucho menos común entre los equipos virtuales.

Pero este enfoque basado en la eficiencia de la colaboración en equipo pasa por alto algo importante: los seres humanos son seres intensamente sociales. Necesitan sentirse conectados. El uso compartido personal es una de las formas más fáciles y pasadas por alto de crear esa conexión, especialmente cuando el personal está a distancia.

Un registro personal/profesional al comienzo de las reuniones hace que las personas se sientan parte de un equipo. Probablemente sea la forma más fácil de superar el aislamiento que puede colarse cuando las personas no trabajan juntas físicamente.

No permitir la multitarea: Las investigaciones demuestran que la multitarea durante las conferencias telefónicas es extremadamente común. En algunos estudios, hasta el 90 por ciento de las personas reconocen que hacen otras cosas durante estas llamadas, desde una amplia gama de lugares, como la cocina, la piscina y, sí, el baño.

No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es para la colaboración que todos estén presentes y comprometidos mentalmente durante las reuniones, no trabajen en otro proyecto ni consulten el correo electrónico. Como gerente, si lo estableces como una expectativa desde el principio y llamas a la gente a compartir sus pensamientos con frecuencia, es muy probable que lo hagan.

Limite el silencio siempre que sea práctico: Además de fomentar la desconexión general, el aire muerto del silencio mata cualquier intento de humor y elimina el valor vinculante de la risa compartida.

Obtener alineación

Fusión de objetivos personales y profesionales: Por mucho que a algunos líderes empresariales les gustaría creer que las personas están motivadas exclusivamente por los objetivos a largo plazo de la empresa y dedicarán desinteresadamente todas sus energías a un proyecto porque eso es lo mejor para la empresa, pero no es así.

Cuanto más cerca pueda un líder aprovechar y alinear los objetivos personales de su personal con el objetivo empresarial, más comprometidos y comprometidos estarán sus empleados. Por ejemplo, a una empleada prometedora se le podría decir que si un nuevo proyecto se convierte en un negocio viable, será ascendida a dirigirlo. También he impulsado el compromiso del equipo con los clientes centrándome en la misión que comparten los empleados y muchas organizaciones para atender a los clientes de manera extraordinariamente buena.

Hacer que el trabajo sea más alegre mediante el compromiso total con el equipo virtual del proyecto debería ser uno de los objetivos compartidos.

Alcance el equilibrio entre la vida personal y profesional: la gente se está sintiendo cada vez más cómoda hablando de la nueva combinación de trabajo y vida personal que conlleva el trabajo a distancia. «Cuando estás en una gran conferencia telefónica y un bebé llora o un perro ladra o suena el timbre, la gente ya no hace tanto comentarios», dice Dewing de Forrester.

Iría más allá de eso. Te recomiendo que te concentres por un momento en el ladrido, el llanto o el anillo. Úsalo como motivo para participar de una manera que vaya más allá del «registro personal o profesional» inicial. Compartir sobre Spike the dog ayuda a las personas a crear lazos, relajarse y confiar en los demás.

Conozco a un CEO muy exitoso que dirige su empresa de forma remota y admite fácilmente que usa pijama la mayor parte de la mañana. No asume que se está trabajando porque los empleados pasan largas horas en la oficina. El nuevo equilibrio entre el trabajo y la vida personal significa que haces lo que necesitas hacer en el momento que te resulte más conveniente. Si eso significa llevar a tu hijo al dentista al mediodía, o hacer una llamada a Singapur a medianoche, que así sea.

Creación de franqueza

Todos hemos estado en reuniones en las que la verdadera conversación solo comienza después de que termina la reunión. Pero qué vergüenza si eres uno de esos gerentes responsables de crear un clima en el que los empleados sientan que no pueden decir lo que piensan.

Lograr la franqueza es bastante difícil para los equipos ubicados en la misma ubicación Es aún más desafiante en un entorno virtual. Pero no se equivoquen, la franqueza es el indicador #1 de la productividad del equipo.

Para mantener la conversación sincera.

Nombra a alguien para que sea el «Yoda» del equipo: Añade un poco de ligereza a las reuniones recurriendo al Yoda del día en momentos críticos durante la reunión y pregunta: «Entonces, ¿qué está pasando aquí de lo que nadie habla?»

Recompensa a los detractores: elogia cálida y generosamente a los miembros del equipo que no tienen miedo de decir lo que piensan cuando todos los demás parecen estar de acuerdo sobre un tema.

Aproveche la confidencialidad: durante la transición a la franqueza, puede ser útil pedir a los miembros del equipo que compartan sus ideas de forma anónima. Tenga en cuenta que los empleados que están acostumbrados a que los gerentes no respondan estarán observando de cerca para asegurarse de que el facilitador no desestime sutilmente los problemas ni minimice su importancia.

Mientras trabajas para hacer esta transición, es importante tener en cuenta cuán profundamente arraigados están muchos comportamientos humanos. En los primeros días de la especie humana, si no formabas parte de una tribu, corres el riesgo de ser comido por un depredador. Formar grupos es un componente fundamental de quiénes somos. Confía en mí: Ningún equipo logrará la grandeza como individuos que trabajan de forma independiente. Necesitamos que la gente baje la guardia, que sea más vulnerable y, por lo tanto, esté abierta a la conexión con su tribu virtual, lo que se traduce en «porque me gustas, quiero ayudarte». Eso inicia una verdadera sinergia. «Estoy dispuesto a hacer pequeños compromisos por ti». No por un bien mayor, para ti. Y con una mayor apertura al punto de vista de los demás, podemos hacer rebotar ideas entre sí con franqueza y poner en marcha una verdadera innovación.

Con demasiada frecuencia, la tecnología ha sido disruptivo. Nos pone nerviosa y nos desalienta de unirnos. Pero veo que las herramientas aprovechan las relaciones y los hilos de discusión capturados en las interacciones del equipo a lo largo del tiempo para fomentar conexiones muy humanas. La tecnología ayudará a que el bebé que llora se convierta en el llanto de nuestro equipo.

— Escrito por Keith Ferrazzi