Cómo lograr que la gente participe realmente en las reuniones virtuales

Uno de los aspectos más desafiantes de una reunión virtual es mantener la atención de la gente. Es importante tener en cuenta la forma en que atrae a los asistentes. En el primer minuto de la reunión, ayude a los participantes a resolver el problema que quiere que resuelvan compartiendo estadísticas, anécdotas o analogías que dramaticen el tema. Luego haga hincapié en la responsabilidad compartida para resolverlo. Defina una tarea breve y muy estructurada que puedan abordar en grupos pequeños de dos o tres personas y bríndeles un medio para comunicarse entre sí (videoconferencia, canal de Slack, plataforma de mensajería, sesiones de audio). Entonces haga que los grupos se presenten. No pase nunca más de 5 a 10 minutos sin darle al grupo otro problema que resolver. La clave es mantener una expectativa continua de una participación significativa para que los participantes no pasen a ocupar el papel de observadores. Cuando eso suceda, tendrá que esforzarse mucho para traerlos de vuelta.

••• Hoy en día es difícil conseguir que la gente preste atención en cualquier reunión, pero cuando la gente no está en la misma sala, puede resultar especialmente difícil. Y es particularmente molesto cuando hace una discusión de nueve minutos, hace una pausa para ver la reacción esperada y dice: «No estoy seguro de haberle seguido», lo que bien podría significar: «Estaba lavando a mi gato con champú y no sabía que me llamarían». Admitámoslo, la mayoría de las reuniones siempre han sido malas porque a menudo hay poca o ninguna responsabilidad por la participación. Cuando estamos juntos en una habitación, solemos compensarlo con un contacto visual coercitivo. Los participantes tienen la obligación de fingir interés (incluso si están mirando sus teléfonos). En situaciones en las que no se puede exigir atención con la opresión ocular, tiene que aprender a hacer lo que deberíamos haber dominado hace mucho tiempo: _crear una participación voluntaria._ En otras palabras, tiene que crear oportunidades estructuradas para que los asistentes participen plenamente. Hay cuatro razones principales para celebrar una reunión: para influir en los demás, para tomar decisiones, para resolver problemas o para fortalecer las relaciones. Como todos estos son procesos activos, los pasajeros pasivos de una reunión rara vez realizan un trabajo de calidad. La condición previa para que las reuniones sean eficaces, virtuales o de otro tipo, es la participación voluntaria. Hemos dedicado los últimos años a estudiar las sesiones de formación virtuales para entender por qué la mayoría de las reuniones virtuales dejan a los grupos en coma. A medida que lo hacíamos, descubrimos y probamos cinco reglas que conducen a mejores resultados de las reuniones como era de esperar. En[un estudio que hicimos](https://p.widencdn.net/bazd20/Live-Online-Position-Paper), al comparar 200 asistentes a una experiencia cara a cara con 200 a una experiencia virtual, descubrimos que, cuando se aplican estas normas, el 86% de los participantes declaran _tan alto o más alto_ niveles de participación como en las reuniones cara a cara. Y ya hemos aplicado estas reglas a más de 15 000 participantes en las reuniones. Esto es lo que funciona. Tomemos como ejemplo a Raúl, un directivo de nivel medio, que está a punto de dirigir una presentación virtual de 15 minutos ante 16 de sus compañeros repartidos de Norteamérica a Sudamérica. Su objetivo es convencerlos de que deben identificar algunas oportunidades de venta globales en cada una de sus carteras de cuentas regionales y, luego, cooperar en su búsqueda. Para evitar una conferencia pasiva e involucrar al grupo, planea usar 18 diapositivas. Estas son las reglas que debe seguir Raúl. ### **1. La regla de los 60 segundos.** En primer lugar, nunca involucre a un grupo en la resolución de un problema hasta que no haya _sintió_ el problema. Haga algo en los primeros 60 segundos para que lo experimenten. Puede compartir estadísticas, anécdotas o analogías impactantes o provocadoras que dramaticen el problema. Por ejemplo, Raúl podría compartir una estadística que muestre el tamaño medio de las operaciones globales de un competidor, lo que provoque una sensación de inferioridad en el grupo. Podría compartir una anécdota sobre un cliente frustrado que dejó de comprar porque el equipo no le ofrecía precios ni asistencia globales. O podría captar las emociones haciendo una analogía con las ballenas, que se alimentan de forma mucho más eficaz cuando trabajan juntas para rodear grandes bancos de krill y, luego, se turnan para atiborrarse del banquete. No importa la táctica que utilice, su objetivo es asegurarse de que el grupo entiende el problema (o la oportunidad) con empatía antes de que intente resolverlo. ### **2. La regla de la responsabilidad.** Cuando las personas entran en cualquier entorno social, trabajan tácitamente para determinar su función. Por ejemplo, cuando entra en una sala de cine, define inconscientemente su papel de observador, está ahí para entretenerse. Cuando entra al gimnasio, es actor, está ahí para hacer ejercicio. La mayor amenaza de participación en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo asuman inconscientemente el papel de observadores. Muchos ya definieron felizmente su función de esta manera cuando recibieron la invitación a la reunión. Para contrarrestar esta decisión implícita, cree una experiencia de responsabilidad compartida al principio de su presentación. No lo haga diciendo: «Vale, quiero que sea una conversación, no una presentación. Necesito que todos participen». Eso rara vez funciona. En cambio, cree una oportunidad para que asuman una responsabilidad significativa. Es mejor hacerlo con la siguiente regla. ### **3. La regla de no esconderse.** Investigación[muestra](http://www.psychwiki.com/wiki/Darley,_J._M.,_%26_Latan%C3%A9,_B._(1968)._Bystander_intervention_in_emergencies:_Diffusion_of_responsibility._Journal_of_Personality_and_Social_Psychology,_8,_377-383.) que una persona que parece haber tenido un ataque al corazón en el metro tiene menos probabilidades de recibir ayuda cuantas más personas haya en el tren. Los psicólogos sociales denominan este fenómeno difusión de la responsabilidad. Si todos son responsables, nadie se siente responsable. Evite esto en su reunión asignando a las personas tareas en las que puedan participar activamente para que no tengan dónde esconderse. Defina un problema que se pueda resolver rápidamente y asigne a las personas a grupos de dos o tres (máximo). Dales un medio para comunicarse entre sí (videoconferencia, canal de Slack, plataforma de mensajería, sesiones de audio). Si está en una plataforma de reuniones virtual que permite grupos de trabajo, úsela generosamente. Dele un plazo muy limitado para que se dediquen a una tarea breve y muy estructurada. Por ejemplo, tres minutos después de su presentación, Raúl podría decir algo como: «La siguiente diapositiva muestra quién será su pareja. Quiero que dedique dos minutos en su grupo de trabajo a identificar un arrepentimiento mundial: un cliente con el que cree que podría haber tenido un trato mucho mayor si hubiéramos trabajado mejor juntos en los últimos 12 meses». Luego, podría pedirles a todos que escriban sus respuestas en el panel de chat o llamar a uno o dos para que compartan su ejemplo por teléfono. ### **4. La regla del MVP.** Nada desconecta a un grupo de forma más fiable que atacarlo con una diapositiva tras otra de datos adormecedores organizados en un sinfín de viñetas. No importa lo inteligente o sofisticado que sea el grupo, si su objetivo es la participación, debe mezclar hechos e historias. Animamos a las personas a determinar el _PowerPoint mínimo viable_ (MVP) el mazo que necesitan. En otras palabras, seleccione la cantidad mínima de datos que necesite para informar e involucrar al grupo. No añada ni una sola diapositiva más. Una ventaja adicional de esta regla es que lo obliga a atraer a los asistentes. Si tiene demasiados toboganes, se siente esclavizado a «superarlos». Si Raúl tiene 18 minutos para hacer su trabajo, 15 diapositivas es demasiado. Debería poder exponer su caso con una o dos diapositivas y, a continuación, utilizar cualquier diapositiva adicional para realizar las tareas de las reglas 1 a 3 anteriores. ### **5. La regla de los 5 minutos.** No pase nunca más de 5 minutos sin darle al grupo otro problema que resolver. Los participantes están en habitaciones dispersas de un lado a otro con docenas de distracciones tentadoras. Si no mantiene una expectativa continua de una participación significativa, ellos se retirarán a ese atractivo papel de observadores y tendrá que esforzarse mucho para que regresen. En su presentación de 15 minutos, Raúl debería tener de 2 a 3 oportunidades de participación breves, bien definidas y significativas. Por ejemplo, podría terminar su presentación con una lista de opciones generada por un grupo y, a continuación, lanzar una oportunidad de encuestar/votar para determinar la opinión del equipo sobre por dónde empezar. La verdad es que estas reglas ya deberían ser algo natural, sin importar el tipo de reunión que dirija. Pero lo que está en juego es aún más alto hoy en día, cuando los miembros del equipo están fuera de la vista y sus mentes están libres de deambular. Seguir estas cinco reglas cambiará de forma drástica e inmediata la productividad de cualquier reunión virtual.