Cómo llevar a cabo una reunión virtual

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Las reuniones virtuales son la realidad subóptima de la vida de la mayoría de los trabajadores de la información. Ahorran tiempo y costos de viaje, pero privan a los asistentes a reuniones de una serie de señales no verbales que nos ayudan a entendernos mutuamente. Sin el lenguaje corporal, el flujo de información pasa de banda ancha a acceso telefónico, la relación señal a ruido aumenta, y la posibilidad de errores de comunicación aumenta en consecuencia.

Y no son solo las señales visuales las que faltan. La calidad de la mayoría de las líneas telefónicas y las líneas de voz digitales son bastante pobres, por lo que también se pierde una gran cantidad de tono vocal, y la pérdida resultante de matices hace que las reuniones virtuales sean aún menos satisfactorias y más difíciles.

Entonces, ¿qué hay que hacer? Aquí hay cinco pasos que puede seguir para ayudar a poner parte de la riqueza en una reunión virtual.

1. Reconocer que las reuniones virtuales no son óptimas y planifique en consecuencia. Haga las cosas menos importantes a través de reuniones virtuales siempre que sea posible. Guarde las cosas emocionales para reuniones cara a cara, porque son emociones y actitudes las que se transmiten principalmente a través del lenguaje corporal. Así que si estás poniendo en marcha algo importante, o celebrando una gran victoria, muerde la bala de la reunión y reúne a todos. En las reuniones virtuales, haga las cosas rutinarias para compartir información. Tratar de resolver desacuerdos o rev a la gente a través de una línea telefónica digital es pura locura. Nuestra inversión emocional en una llamada telefónica es simplemente menor que en una reunión cara a cara, y la falta de información visual y tonal hace que sea mucho más difícil transmitir mensajes clave.

2. Planifique la reunión virtual en segmentos de 10 minutos. Las pruebas recientes sugieren que los intervalos de atención pueden durar unos 10 minutos en esta era cargada de información y sobrecarga de información. Nuestros intervalos de atención ya no están en un teléfono, así que planifique su reunión en segmentos cortos y tome descansos en el medio. Los descansos permitirán a la gente volver a enfrentarse.

3. Haga una pausa regularmente para la entrada del grupo. Una de las primeras bajas de una reunión virtual es la participación grupal. La abrumadora tendencia es poner el teléfono en silencio y encargarse de otras tareas mientras escucha a medias. Puede mantener al grupo involucrado dando vueltas por los teléfonos pidiendo la entrada. En una reunión cara a cara, usted es capaz de decir cómo está la gente controlando su lenguaje corporal. En una reunión virtual, debe detenerse regularmente para tomar la temperatura de todos. Y me refiero a todo el mundo. Vaya a la derecha alrededor de la lista, pidiendo a cada configuración regional o persona la entrada.

4. Etiqueta tus emociones y pídele a otros que hagan lo mismo. Al carecer de señales visuales, nos cuesta mucho leer las actitudes de otras personas, así que deja la tuya clara y capacita a otras personas en la llamada a hacer lo mismo. Di: «Estoy emocionado con esta próxima noticia, porque significa que..» O, «Jim, me sorprende oír que los números del tercer trimestre no están mejorando. Sorprendido y preocupado, en realidad. ¿Cómo te sientes por ellos?» Tienes que volver a poner lo que las líneas telefónicas están eliminando.

5. No descuides la pequeña charla, pero usa el video. Las reuniones cara a cara mantienen a un grupo apretado y cohesionado a través de todas las señales no verbales de solidaridad y por la capacidad de los grupos de compartir emociones. Eso es mucho más difícil de hacer a través de una reunión virtual. Así que pon la diversión y el compartir a través de una pequeña charla, pero haz que sea video pequeña charla. Consigue que el grupo se envíe unos a otros clips de 30 segundos o 1 minuto de lo que están haciendo o cómo es el clima donde están. La tecnología hace que estos clips sean fáciles de hacer, y ayudan a recordar a la gente la existencia visual del otro incluso cuando no están físicamente presentes. Pon un poco de ese dinero que estás ahorrando en viajes para un buen uso tecnológico.

Las reuniones virtuales nunca reemplazarán la necesidad de que los seres humanos intercambien información emocional e inconsciente no verbal a través de intercambios cara a cara, pero se pueden hacer para todos menos los propósitos más importantes.

El Dr. Nick Morgan es presidente de Public Words Inc., una empresa de consultoría de comunicaciones, y el autor de Da tu discurso, cambia el mundo, y Confía en mí: cuatro pasos hacia la autenticidad y el carisma. Escribe y habla con frecuencia sobre cuestiones de comunicación.

— Escrito por Nick Morgan