Cómo hacer que la gente alce la voz en las reuniones virtuales

¿Cómo puede solicitar ideas o comentarios durante una reunión virtual de manera que arroje respuestas valiosas (y no solo de los extrovertidos habituales)? Afortunadamente, las reuniones virtuales le ofrecen más herramientas para superar ese obstáculo, con funciones como el chat, las preguntas y respuestas, las salas de reuniones, los íconos de reacción, las pizarras virtuales y una gama de aplicaciones que han facilitado más que nunca hacer preguntas y solicitar ideas a los asistentes a las reuniones. Este artículo describe ocho tácticas para obtener respuestas incluso de los miembros de la reunión más silenciosos.

••• No cabe duda de que las reuniones virtuales han facilitado la comunicación en el lugar de trabajo. Las reuniones virtuales no solo son más fáciles de organizar y asistir (basta con contar cuántas más reuniones de Zoom tiene ahora en comparación con las reuniones en directo que tenía entonces), sino que funciones como el chat, las preguntas y respuestas, las salas de reuniones, los íconos de reacción, las pizarras virtuales y una gama de aplicaciones han hecho que sea más fácil que nunca hacer preguntas y solicitar ideas a los asistentes a las reuniones. Pero proponer una pregunta y recibir respuestas significativas son dos cosas muy diferentes, lo que nos lleva a una pregunta antigua con un toque moderno: ¿Cómo se piden ideas o comentarios durante una reunión virtual de manera que arroje respuestas valiosas (y no solo de los extrovertidos habituales)? Basándome en mi experiencia dirigiendo reuniones, trabajando con los líderes de reuniones y explorando formas de mejorar la eficacia de las reuniones virtuales, a continuación se muestran ocho tácticas para obtener respuestas incluso de los miembros de las reuniones más silenciosos. ## **1. Comparta sus preguntas con antelación** Si pide a la gente información, es justo darles el mayor tiempo posible para que piensen en el problema en cuestión. Cuando haya establecido quién va a asistir a la reunión, envíele un correo electrónico con un máximo de cinco de las preguntas que va a hacer. Incluya esas preguntas en la agenda de la reunión y en la lista del calendario para que todos sepan lo que viene y puedan prepararse. ## **2. Establecer reglas que fomenten la participación** Es fácil que una sesión de obtención de ideas se desvíe del rumbo cuando la gente empieza a confundir el desarrollo de ideas con el debate sobre ellas, y muchos se muestran reacios a levantar la mano virtual si piensan que su idea puede ser rechazada. Así que deje claro el propósito de la sesión con una declaración como: «El propósito de esta reunión es únicamente recopilar ideas y desarrollarlas a partir de ellas si podemos. En la próxima reunión, tendremos la oportunidad de evaluarlos y elegir nuestros favoritos». Para ayudar a mantener el equilibrio en el tiempo de uso de la palabra, comunique parámetros como «Solo tenemos una hora, así que mantenga sus contribuciones breves para que todos tengan tiempo suficiente para hablar». Además, mantenga las cosas en marcha recomendando que las conversaciones de larga duración «continúen sin conexión». Por último, pida a las personas que enciendan sus cámaras si se sienten cómodas haciéndolo. El uso de la cámara en una reunión virtual debería ser una exclusión poco frecuente, no una suscripción voluntaria, ya que ser visto aumenta la probabilidad de participación. (No es mucho pedir porque nadie en una reunión presencial puede sentarse debajo de la mesa). ## **3. Haga preguntas sencillas en el chat** Con demasiada frecuencia, los participantes de la reunión ven y tratan la ventana de chat de la reunión virtual como un micrófono en directo a las 4 ^th-concurso de talentos: ahí para grabar cualquier aplauso, pensamiento aleatorio, broma, historia personal o idea que se le ocurra a alguien en cualquier momento. Pero si se usa estratégicamente y con el entendimiento de que muchas personas se sienten más cómodas escribiendo que hablando, el chat puede generar ideas que de otro modo serían difíciles de extraer. Las tácticas de chat prácticas y sencillas incluyen encuestas sencillas («Escriba 1 para la opción #1 y 2 para la opción #2»), indicaciones sencillas («Hable con la palabra que mejor describa el producto») o comentarios simples («Comparta algo que haya aprendido en el evento de la semana pasada»). La clave aquí es _simple_: pedir una contribución breve y específica, en lugar de una pregunta general como «¿Qué le pareció?» , «¿Qué preguntas tiene?» y «Háblenos de usted». De nuevo, puede obtener respuestas a preguntas generales de la gente tradicional que habla, pero suponiendo que todos los presentes en la reunión estén cualificados, querrá respuestas del mayor número posible de personas diferentes. Una vez que reciba estas breves contribuciones al chat, el siguiente paso es... ## **4. Haga un seguimiento de esas preguntas** Ahora ha roto el hielo. Como la solicitud original era sencilla, muchas personas se sienten cómodas aportando ideas y, con su ayuda, ahora pueden dar más detalles sobre esas ideas. Por ejemplo: «Steve, ¿puede dejar de silenciar y decirnos por qué eligió #2?» «Kelly, describió el producto como innovador. ¿Puede dejar de silenciar y compartir por qué?» «George, así es estupenda la forma en que su equipo se hizo más eficiente. ¿Podría dejar de silenciar y compartir algunos ejemplos?» Incluso para los que tienen menos probabilidades de levantar la mano en una reunión, hacer un seguimiento audible de una contribución que han escrito en el chat es más fácil que responder en voz alta desde el principio. Una forma eficaz de fomentar el debate sobre un tema existente es pedir un acuerdo, por ejemplo, «Escriba A en el chat si está de acuerdo con Kelly o quiere sugerir otra palabra que describa el producto». La clave aquí es llamar a las personas por su nombre y repetir su contribución. Esta práctica demuestra que valora al equipo y sus ideas, lo que puede aumentar su comodidad a la hora de participar. ## **5. Deje claro lo que pide** Cuando quiero motivar las respuestas sin ejercer presión directa, suelo decir: «Solo busco tres ideas». Eso alivia un poco la ansiedad porque he dejado claro que no necesito que todos hablen, pero también aumenta las apuestas, ya que no vamos a proceder hasta que se me ocurran mis tres ideas. Lo que he descubierto es que las personas están más inclinadas a ser voluntarias cuando mis expectativas están claras. Si pido alguna idea, a menudo no me dan ninguna. Si pido tres ideas, normalmente me dan tres. La última contribución suele llegar más rápido porque es como completar una tarea, no simplemente ser parte de un ejercicio sin un final claro. ## **6. No avergüence a los asistentes** Una forma segura de _aumentar_ la duda de la gente a la hora de contribuir es para avergonzarla. Nadie avergüenza a su equipo a propósito, por supuesto, pero algunos líderes de reuniones crean ese impacto sin querer cuando se quejan de la falta de respuesta: «¿Nadie tiene preguntas? En serio, _nadie_? Vamos, esto es importante. No puedo creer que no haya preguntas». Como resultado directo, su equipo puede sentirse incómodo y culpable. También es probable que escuche contribuciones relativamente sin sentido de personas que solo quieren acabar con esa incomodidad. Otra forma de avergonzar ocurre al final de la reunión, cuando el líder de la reunión llama (en realidad, _selecciones_ on) personas que aún no han contribuido. Recuerde que, durante una reunión, guardar silencio es un derecho legítimo y puede reflejar un estilo de comunicación laboral válido o una gran incomodidad. Su objetivo es hacer que la oportunidad sea cómoda, no obligatoria. ## **7. Haga caso omiso del silencio** Cuando nadie alce la voz para responder a su pregunta, es hora de hacer la transición a una nueva pregunta o revisar la anterior para facilitar las respuestas, pero ¿cuánto tiempo espera? J. Elise Keith, fundador y CEO de Lucid Meetings, recomienda un[regla de los cinco segundos](https://www.lucidmeetings.com/glossary/5-second-rule): contar cinco segundos silenciosamente para responder a una pregunta antes de continuar. La idea es que cuatro segundos puedan interrumpir a alguien, y seis segundos lo sumerjan en un territorio de silencio insoportable. Prefiero siete segundos (y[también lo hacen otros](https://ruletheroompublicspeaking.com/get-audience-involved-blog/)), pero sazone al gusto. Ya sea científica o mágica, la regla proporciona al líder de la reunión una herramienta para apoyar la inclusión, evitar situaciones incómodas y, sin duda, eliminar las conjeturas. En mi organización, la táctica se ha hecho tan conocida que los líderes a veces dicen irónicamente: «Bueno, son siete segundos, así que supongo que es hora de seguir adelante». ## **8. Es una conversación, no una entrevista** Puede que tenga una lista de preguntas que hacer, pero contextualice cada una para evitar que parezca un encuestador. En lugar de decir: «Mi primera pregunta es... mi segunda pregunta es... mi tercera pregunta es...» diga algo como: «La siguiente pregunta se refiere a lo que Jim dijo antes...» o «La siguiente pregunta trata sobre un tema que hemos estado discutiendo desde el Ayuntamiento del mes pasado...» La clave es hacer que participe en la conversación, no solo en el que toma notas de la conversación. Si la gente ve que se preocupa lo suficiente como para prestar mucha atención y participar, se sentirán más cómodos compartiendo sus ideas con usted. *** Lograr que la mayoría de las personas respondan a las preguntas durante cualquier reunión puede ser un desafío, pero las reuniones virtuales le ofrecen más herramientas para superar ese obstáculo. Y si todo lo demás falla, solo le faltan cinco o siete segundos para la próxima oportunidad.