Cómo hacer las preguntas y respuestas después de tu presentación

Resumen.

Cuando se preparan para dar una presentación, la mayoría de los profesionales centran su energía en la parte principal de su charla: sus mensajes clave, diapositivas y comida para llevar. Y muy pocas personas piensan en cómo responderás a las preguntas al final de la presentación puede ser un gran error. Si te preocupa cómo entregar las preguntas y respuestas, hay varias cosas que puedes hacer. Cambia tu forma de pensar. En lugar de temer esta parte de la charla, desarrolla un aprecio por la conversación. Es bueno que las personas tengan preguntas de seguimiento y quieran seguir interactuando con tu contenido. De antemano, piensa en los tipos de preguntas que podrían hacer los miembros de la audiencia. Ponte en tu lugar y pregúntate qué preocupaciones podrían tener sobre cómo tu mensaje impacta en su trabajo. Luego, cuando te hagan una pregunta, especialmente una que pueda ser polémica, comienza tu respuesta centrándote en lo que tú y la persona que la pregunta están de acuerdo. Esto hace que la persona se sienta vista y conectada contigo. Y si te hacen una pregunta fuera del campo izquierdo, ten curiosidad. Haz preguntas de seguimiento que te ayuden a entender a qué se dirigen y de dónde vienen.

Si estás no soy un gran fan de hablar en público, estás en buena compañía. Es una fuente de ansiedad tan compartida que cuando los psicólogos quieren inducir un estrés desagradable en una persona con fines experimentales, a menudo utilizan una tarea de hablar en público llamada Prueba de estrés social de Trier. La prueba requiere que las personas den una charla y hagan sumas frente a un panel de oyentes impasibles, y genera de forma fiable marcadores de estrés como una frecuencia cardíaca más rápida, niveles elevados de cortisol y «conductancia cutánea mejorada», que es la forma educada de decir palmas sudorosas.

Por supuesto, podemos reducir los nervios preparándonos bien para nuestras presentaciones. Pero cuando ayudo a los profesionales a prepararse para una gran reunión, a menudo oigo hablar de una inquietud específica. Uno de mis clientes me dijo recientemente: «Conozco mis diapositivas. Estoy al tanto de los números y he practicado mis anécdotas. Pero no espero con ansias las preguntas y respuestas. No sé qué va a preguntar la gente, así que me preocupa no tener una buena respuesta para sus preguntas. O peor aún, diré algo tonto».

Desafortunadamente, las investigaciones sugieren que tienen razón. Cuando nos hacen una pregunta difícil y no estamos seguros de cómo responder, puede hacernos sentir que hemos perdido el control de la situación. Ese sentimiento se codifica como una amenaza potencial por nuestro cerebro, por lo que enciende un respuesta defensiva de lucha o huida mientras restricción de la actividad en las partes del cerebro asociadas con un razonamiento más complejo. Esta redirección de los recursos mentales tiene sentido si la amenaza es un incendio, y simplemente tenemos que huir de un edificio en llamas lo más rápido posible. Pero también es la razón por la que nuestra mente puede quedarse en blanco al igual que necesitamos reunir una brillante remontada bajo presión.

Para permitirte pensar de forma más clara y creativa cuando te enfrentas a preguntas que no son fáciles de responder, necesitas reducir la sensación de amenaza y devolverte una sensación de control. Aquí hay cuatro enfoques para practicar.

Aprecia la conversación

El silencio absoluto cuando termines de hablar no es lo que quieres, a menos que estés dando un sermón en un monasterio. Recuerda que las preguntas son buenas. Son un signo de una charla interesante, ya que significan que tu audiencia ha prestado atención a lo que has dicho y ahora está reflexionando activamente sobre tu contenido. Replantea las preguntas y respuestas como una conversación gratificante que indique un compromiso saludable, y es menos probable que tu cerebro esté a la defensiva, lo que significa que tendrás más probabilidades de dar lo mejor de ti mismo. Dos cosas específicas que puedes probar:

• En el momento en que termines de hablar, cuando la primera persona levanta la mano o abre la boca para hablar, dite a ti mismo en silencio: «¡Ajá, bien, están interesados!»
• Comience su respuesta apreciando la pregunta. Intenta algo como «Agradezco que hayas planteado eso» o «Gracias, ese es un tema importante».

El segundo enfoque ofrece los beneficios adicionales de darte un momento extra para pensar en tu respuesta y hacer que tu audiencia se sienta valorada. Mientras grababa un podcast recientemente, el presentador me hizo una pregunta que no sabía de inmediato cómo responder, así que le dije que había hecho una buena pregunta antes de comenzar mi respuesta. Más tarde, admitió «Sé que es tonto, pero no pude evitar sentirme bien cuando elogiaste la calidad de mi pregunta, a pesar de que sabía que te estabas dando un momento para pensar».

Canaliza tu empatía

Por lo general, las personas hacen preguntas no porque estén tratando de engañarte, sino porque quieren comprender el impacto práctico que tus ideas pueden tener en su propio trabajo: su carga de trabajo, sus prioridades y sus posibilidades de éxito. Así que mientras preparas el contenido de tu presentación, asegúrate de dedicar tiempo a ver el contenido a través de los ojos de tu audiencia. Considera lo que pedirías al final de tu charla si estuvieras en su lugar. Piense en tres temas comunes que surgen en las preguntas y respuestas:

• ¿Cuál es el inconveniente para ellos? ¿Cuáles consideraría tu audiencia los mayores obstáculos para hacer o actuar de acuerdo con lo que has hablado? Prepárate para demostrar que reconoces sus preocupaciones, incluso si no tienes una respuesta sencilla al problema.
• ¿Qué más les importa ahora mismo? Tal vez estén intentando implementar un nuevo plan estratégico o estén ocupados construyendo relaciones con partes interesadas externas. Piensa con anticipación sobre cómo tu material podría vincularse a esos temas más amplios.
• ¿Qué pasa después? La gente tiene un deseo de claridad sobre las certezas en una situación cambiante. Puede que no tengas una bola de cristal, pero probablemente puedas decir algo sobre el siguiente paso que fluye de tu presentación.

Tener en cuenta la perspectiva de tu audiencia te ayuda a mantener la calma recordándote que estás tratando con seres humanos, no con combatientes enemigos. También hace que sea más probable que tengas un impacto en tus ideas.

Recuerdo que hace algunos años me senté con mi equipo antes de una reunión con la junta directiva de una organización sin fines de lucro, donde habíamos ayudado a crear una nueva estrategia para la organización. Mientras nos acurrucamos alrededor del rotafolio antes de la presentación y pensamos en la perspectiva de cada persona en la junta, nos dimos cuenta de que el CEO podría tener razones particulares para sentirse nostrioso al dejar ir las prioridades pasadas. Gracias a esta pequeña cantidad de previsión empática, nos inquietaron menos las preguntas que hizo en la reunión y pudimos enfatizar mejor las formas en que la nueva propuesta se basó en sus éxitos pasados, lo que ayudó a toda la junta a respaldar con entusiasmo el nuevo plan.

Comience con un acuerdo

A veces alguien hace una pregunta porque no está de acuerdo contigo. Este puede ser un momento particularmente delicado de manejar, porque el desacuerdo pone con demasiada facilidad el cerebro de las personas en modo defensivo de lucha o huida. Para ayudarlos a pensar de forma clara y constructiva, comience su respuesta centrándose en lo que estén de acuerdo. Esto ayuda a crear lo que los psicólogos llaman «en grupo»: una sensación de estar en el mismo equipo y compartir puntos en común. El intercambio se basa en el tipo de respeto mutuo que ayuda a reducir la sensación de amenaza en la situación.

Sigue estos pasos ( adaptado del teórico de juegos Anatol Rapaport) para desactivar la tensión:

• Reproduce brevemente tu comprensión de su punto de vista. «Si te entiendo bien, te sientes...»
• Describa dónde está de acuerdo. «Estamos alineados en gran parte de esto. Ambos pensamos eso... y...»
• A casa en dónde radica tu verdadero desacuerdo. «El único lugar en el que nos diferenciamos es...»
• Explica qué ha dado forma a tu punto de vista. «La razón de mi perspectiva es que...»

Vi esto bien hecho por un gerente sénior de una empresa de tecnología que estaba siendo desafiado por un colega en su ambicioso cronograma para el lanzamiento de un nuevo producto. Su respuesta fue algo así: «Si te entiendo bien, sientes que no es realista intentar lanzar en tres meses. Creo que todos queremos asegurarnos de que el producto sea sólido como una roca cuando salga al mercado, y estoy de acuerdo en que el tiempo es ajustado. Sin embargo, soy más optimista que tú sobre nuestras posibilidades de que esto sea un éxito, porque hemos encontrado la manera de duplicar el personal que trabaja en el proyecto. Puedo contarte más sobre esto sin conexión». Al demostrar que realmente reconocía e incluso estaba de acuerdo con parte de la perspectiva de su colega, su respuesta fue aceptada más plenamente que si simplemente hubiera tratado de tranquilizar a su colega de que todo iba a estar bien. Lo hizo sentir escuchado en lugar de despedido.

Parry con curiosidad

A veces, la pregunta que te hacen parece realmente fuera del campo izquierdo, y puede hacer que incluso el presentador más inteligente se esfuerce por obtener una respuesta. Esto puede suceder cuando un miembro de la audiencia intenta ser entretenido o informativo («¿No es esto como el problema de los nudos japoneses?») o, más comúnmente, cuando alguien quiere arrojar luz sobre una situación muy específica a la que se enfrenta personalmente. («¿Qué vas a hacer con los datos de la página 16 sobre las interrupciones del mes pasado? Nos está matando»).

No puedes preparar una respuesta para este tipo de pregunta impredecible. Pero puedes estar preparado con un estado mental útil: la curiosidad. Se ha descubierto que el aprendizaje es intrínsecamente gratificante para nuestro cerebro., que es una de las razones por las que hacer una pregunta por tu cuenta puede ser suficiente para sacarte de la defensiva. Por ejemplo, podrías decir:

• «¿Puedes contarme más sobre qué es lo que impulsa tu pregunta?»
• «Eso es intrigante, ¿es algo que has experimentado tú mismo?»
• «¿Hay alguna razón específica para preocuparte por esto?»

Y si sigues rascándote la cabeza después de ese gambito, vuelve a la primera estrategia anterior y aprecia la aportación que amplía el horizonte. «No estoy seguro de eso, pero gracias, lo investigaré y te responderé». Después de todo, nunca sabes cuándo necesitas saber sobre el knotweed.

— Escrito por Caroline Webb