Cómo hablar en una reunión y cuándo detenerlo

Resumen.

En muchas organizaciones, nuestra preparación para el liderazgo se mide en parte por nuestra voluntad de hablar en una reunión.Aquí hay tres estrategias para hablar de manera efectiva. Primero, prepara comentarios o preguntas antes de la reunión para que no estés hablando de forma totalmente desenreda. Recuerda por qué te importa lo suficiente como para hablar sobre el tema. Haga una pausa y respire para que pueda hablar con todo el peso de su convicción. Sin embargo, solo porque sepas cómo hablar no significa que siempre sea apropiado. Aquí es cuando debes retenerte. No hables más alto solo para presumir o divagar. Si otras personas necesitan la oportunidad de procesar o hablar por sí mismas, no se adentre con la respuesta. Si algo es mejor como una conversación individual, guárdalo para más adelante. Hablar en voz alta es una de las formas más efectivas de aumentar la visibilidad y generar confianza con sus clientes y colegas.

Hace poco dediqué un mes a entrevistar a los jefes de grupo de una gran empresa de servicios financieros para entender cómo deben comunicarse sus informes directos a medida que pasan a posiciones de liderazgo. Una y otra vez, escuché el mismo comentario: «Si estás en la sala para una reunión, esperamos que hables. No esperes a que alguien te pregunte».

En muchas organizaciones, nuestra preparación para el liderazgo se mide en parte por nuestra voluntad de hablar en las reuniones. La forma en que hablamos de manera imparable puede tener un impacto mayor en nuestra trayectoria profesional que nuestras presentaciones o discursos, porque todos los días tenemos la oportunidad de tener un impacto.

Si bien gran parte de mi trabajo se centra en las mujeres en el liderazgo, todos pueden utilizar las reuniones como una oportunidad para avanzar en sus carreras y traer a otras personas con ellas.

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Aquí hay tres estrategias para hablar de manera efectiva, seguidas de tres advertencias sobre cuándo debe retenerse.

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• Prepara unas cuantas balas con antelación. Una alta ejecutiva con la que trabajé tenía un miedo mortal de hablar en público al principio de su carrera. Para superar ese miedo, se retó a sí misma a hablar en cada reunión y preparó comentarios o preguntas con anticipación. Esa ejecutiva es ahora un modelo a seguir dentro de su organización y es considerada una de las oradoras más seguras y auténticas de su industria. No esperes a que llegue la inspiración en la reunión; prepárate con antelación.
• Pregunte, «¿por qué?» Esta es una pregunta que recomiendo a las personas hacer antes de crear una presentación, ir a una reunión o incluso prepararse para un evento de networking. Significa, ¿por qué te importa lo que haces, por tu organización o por tu rol? Responder a esta pregunta te ayuda a conectar con un sentido de propósito y aumenta tu confianza. Te recuerda que estás hablando, no para presumir, sino porque realmente te importa el tema. Le recuerda que su credibilidad no proviene únicamente de su título o años de experiencia, sino que también puede provenir de su compromiso y pasión.
• Haga una pausa y respire para generar confianza. Hablar en una reunión requiere valor. Tiene la capacidad de afectar la trayectoria de la conversación, lo que podría guiar a su cliente para que diga sí a un trato cuando sus colegas hayan desviado la reunión. La pausa y la respiración ayudan a centrarte y fortalece tu voz para que cuando hables, hables con todo el peso de tu convicción. Mientras hace una pausa, pregúntese: «Si otra persona en esta sala tiene la misma pregunta, ¿estoy dispuesto a preguntar en nombre de esa persona?» La respuesta debería generar confianza. Una clienta compartió recientemente que había utilizado esta técnica para hacer una pregunta, en público, en una gran conferencia, y su pregunta cambió la dirección de todo el panel de discusión, arrojando luz sobre un tema crítico que el panel había estado evitando.

Dicho esto, a veces es la persona que menos dice en una reunión la que tiene más poder. Su presencia ejecutiva proviene de ser estratégico sobre cuando hablas más alto además de qué dices. Aquí hay tres advertencias sobre cuándo debe retenerse.

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• Si solo intentas presumir. Todos hemos tenido la experiencia de sentarnos en una reunión o en una conferencia telefónica que llega tarde, donde todos intentan terminar y alguien está divagando sobre un tema que el grupo ya había abordado hace 30 minutos. Justo antes de hablar, pregúntese por qué está hablando. Si está hablando solo para mostrar cuánto sabe, es mejor dejar que otra persona hable o dejar que la reunión tenga su curso natural.
• Si estás intentando empoderar a otros miembros de tu equipo. Tuve un momento crucial en la escuela de posgrado donde recibí comentarios de que hablé demasiado en clase. ¿Por qué era un problema? Un compañero de clase dijo: «Te conviertes en una muleta para los demás. No podemos luchar con la pregunta que se hace porque te adquieres la respuesta. A veces, el liderazgo se trata de dejar que otros encuentren su propia solución». Diez años después, ese comentario me ha quedado y ha influido profundamente en mi estilo de liderazgo. En la reunión, deje que los miembros de su equipo hablen para construir sus propias relaciones de confianza con sus clientes. Dar a otros la oportunidad de hablar en una reunión es una de las formas más poderosas en que podemos desarrollar sus habilidades de liderazgo, aumentar su visibilidad, tanto interna como externamente, y brindar al cliente un sentido de apoyo más completo de todo su equipo.
• Si su comentario sería mejor dejarlo para una conversación individual. Los ejecutivos sénior constantemente ofrecen comentarios sobre sus informes directos en mis programas de capacitación al decir: «Necesitan aprender cuándo dejar algo en una conversación individual». Tantas conversaciones difíciles dentro de una organización se pueden mitigar hablando en privado con alguien, en persona siempre que sea posible, en lugar de abordar el problema en un grupo donde la persona se sienta a la defensiva. Esto se aplica tanto al correo electrónico como a la conversación oral. Antes de hablar o pulsar «responder a todos», pregúntate: «¿Sería mejor decirlo en privado?»

Hablar en una reunión es una de las formas más efectivas de aumentar su visibilidad y construir una relación de confianza con sus clientes y colegas. Practítelo estratégicamente todos los días y tendrá un impacto poderoso en su carrera y en su negocio.

— Escrito por Allison Shapira