Cómo establecer un sitio de vacunación contra el Covid-19 eficiente

Resumen.

El Hospital Mount Morningside de la ciudad de Nueva York empleó técnicas de gestión ajustada para diseñar y operar su centro de vacunación Covid-19. Esta descripción de su enfoque podría ser utilizada por otros que están creando operaciones de vacunación.

A medida que los líderes mundiales se enfrentan a cómo entregar de manera eficiente y segura las vacunas contra el Covid-19 a 8.000 millones de personas, la tarea de construir cápsulas de administración de vacunas recaerá en miles de hospitales, clínicas y centros comunitarios locales. No habrá una solución única para este desafío; los elementos básicos de diseño, basados en los principios básicos de mejora continua (o gestión ajustada), ofrecen una hoja de ruta.

Define el desafío

Todo el trabajo ajustado o de mejora continua comienza con alguna versión de definir el problema a resolver. En Monte Sinaí Morningside, un hospital comunitario urbano de la ciudad de Nueva York, nuestro viaje para crear y poner en funcionamiento una cápsula de vacunación comenzó con la declaración del problema: Necesitamos vacunar a X número de personas por día en una ubicación Y con recursos Z.

Comprender el estado actual

La recopilación de información y la comprensión del estado actual suele ser el siguiente paso en el diseño de procesos. Esta fase en Mount Sinai Morningside incluyó la recopilación de tantos datos como estuvieran disponibles. Los datos aportados incluyeron la vía física de administración de la vacuna; la capacidad de almacenamiento de nuestra farmacia; el número de personas capacitadas para vacunar, programar y registrar pacientes; el número de farmacéuticos disponibles para reconstituir el medicamento; el número de dosis esperadas por vial; y la vida útil de vacuna reconstituida.

Basándonos en el volumen esperado de pacientes y en la consideración del acceso público más fácil de usar, elegimos nuestro auditorio como lugar para construir la cápsula de vacunación. Esta decisión fue un factor crítico en la planificación de los pasos del proceso. Una vez que nos hayamos fijado en el lugar, «paseo gemba» se podrían realizar observaciones. Gemba, adaptado de un término japonés que significa «el lugar real», describe el lugar «donde se crea el valor». Las observaciones de Gemba en nuestro caso incluyeron lo siguiente:

Vacunas:

• Desde el punto de entrega del muelle de carga hasta la farmacia
• Desde la entrega hasta el almacenamiento
• Del almacenamiento a la reconstitución
• De la farmacia a la cápsula de vacunas

Pacientes:

• Desde la puerta principal hasta el ascensor correcto
• Desde el ascensor hasta el registro y la programación
• Del registrador a la sala de espera
• De la sala de espera a las zonas de vacunación
• De las bahías a la zona de recuperación
• De la recuperación a la salida del edificio

Dado que los procesos aún no estaban construidos, realizamos nuestras observaciones utilizando un mentalidad de simulación, preguntando: «¿Qué aspecto tendrá?» y considerar las posibles opciones en el espacio en que se llevarían a cabo esos procesos.

Mapear el proceso

Entendiendo, a un alto nivel, qué pasos serían necesarios para administrar las vacunas, reunimos a un equipo multidisciplinario para crear un mapa de proceso utilizando varias pistas de natación, que identificó las funciones que creíamos que serían necesarias y mostraba los pasos de los que serían responsables. Nosotros especificó el ámbito de nuestro trabajo de diseño y usamos notas post-it para describir los pasos propuestos. «Inicio» se definió como «la vacuna llega al muelle de carga» y «Fin» se define como «el paciente completa el tiempo de recuperación».

Cada paso del proceso estaba asociado a un rol diferente y codificamos las funciones con colores para que todos pudieran ver fácilmente cuándo participaría cada rol en el proceso. En un ejercicio aparte, se esbozó todo el proceso de la farmacia, desde «la vacuna llega a la farmacia» hasta «la vacuna se entrega a la cápsula», con un mapa de procesos que permite al equipo de farmacia visualizar posibles obstáculos, definir roles y planificar un almacenamiento y preparación eficientes de la vacuna.

Definir el trabajo estándar

El trabajo estándar se refiere a los pasos que se deben dar para completar un proceso de la forma más conocida. Lo escriben las personas que hacen el trabajo, socializan a todos los que hacen el trabajo y están destinados a cambiar cuando se mejora el proceso. Algunas de las funciones para las que se escribió el trabajo estándar fueron las siguientes:

El gestor de pods supervisa toda la actividad de la cápsula; lleva a cabo apiñamientos del equipo de pods; realiza el recuento de vacunas; solicita la vacuna según el cronograma previsto; informa al equipo de gestión de incidentes; soluciona problemas a medida que surgen; recopila datos tales como el número de vacunas administradas, los pacientes que no se presentaron y las vacunas desperdiciadas,.

El farmacéutico recibe, almacena, prepara y entrega la vacuna, y coordina el número de dosis que se deben preparar con el administrador de la cápsula.

El registrado/programador programa y registra las citas de los pacientes, cumple con las pautas estatales con respecto a la incorporación de personas al cronograma; el registro para la dosis #2 se complementa con quioscos de registro para ayudar a acelerar el proceso.

El vacunador es un enfermero registrado, asistente médico, enfermero practicante o médico que administra las inyecciones. Los vacunadores están capacitados para usar la versión de atención ambulatoria de nuestra historia clínica electrónica para documentar el encuentro y deben tener una licencia activa del estado de Nueva York y una certificación de soporte vital básico activo.

Un médico, asistente médico o enfermero practicante debe estar siempre disponible en la cápsula para responder a cualquier emergencia médica o a preguntas médicas de campo.

Un navegante ayuda a los pacientes a encontrar el camino desde la puerta principal hasta la cápsula, ayuda a mantener el distanciamiento social y ayuda a los pacientes a completar el formulario de registro reglamentario mientras esperan ser registrados. Usamos reducción de configuración para ahorrar tiempo moviendo la cumplimentación del formulario antes de la reunión con el registrador.

El screener verifica que las personas que ingresan a la cápsula no tienen fiebre, síntomas de Covid-19, contacto reciente con alguien infectado con Covid-19 o necesidad de cuarentena según sus historiales de viajes recientes.

El flow master monitorea continuamente el proceso, busca y aborda los obstáculos de flujo, puede agregar más personal y ampliar el espacio de espera, y comunica cualquier ajuste al flujo con los pacientes y el personal de la cápsula.

El coordinador de personal administra las programaciones diarias para llenar los roles de pod.

Se realizaron múltiples ensayos de vestimenta para estos papeles. Cada simulación permitió comprender mejor el proceso, reveló más obstáculos y desafíos, y dio lugar a la creación de procesos más fluidos y a un personal más seguro cuando finalmente se abrió la cápsula a pacientes reales.

Consideraciones sobre la ejecución

Simulación de la configuración del pod dio lugar a muchas iteraciones de diseño. La privacidad del paciente se solucionó configurando pantallas de privacidad en cuadrados lo suficientemente grandes como para acomodar una silla de paciente, un portátil con ruedas, una mesa para guardar suministros como tiritas y toallitas con alcohol, un contenedor para objetos punzantes y una pequeña cesta de basura. Al menos una de estas bahías se hizo lo suficientemente grande para pacientes bariátricos o para pacientes en silla de ruedas. La configuración sencilla permitió escalar rápidamente de seis a 10 bahías, ya que nuestro volumen diario aumentó de 35 inyecciones el primer día a más de 700 en el pico hasta la fecha.

Cada compartimento tiene suministros estándar y una configuración impresa diagrama se cuelga en cada bahía. Dado que los vacunadores rotan, esto facilitó a las personas de servicio montar el espacio. El diagrama ayuda a minimizar la pérdida de tiempo (retrasos causados por falta de artículos o por exceso de artículos).

Por diseño, nuestra farmacia entrega 20 jeringas antes de las 7 a.m. Esto es suficiente para empezar el día mientras la farmacia continúa preparando las dosis restantes para el turno de mañana. Nosotros minimizar el procesamiento por lotes verificando continuamente los pacientes restantes en el cronograma con el pedido de vacunas de farmacia. El administrador de la farmacia y la cápsula se comunican a lo largo del día para contabilizar las ausencias y revisar el número restante de pacientes en la lista de citas. A medida que avanza el día, la producción de dosis disminuye para mantenerse sincronizada con el programa en tiempo real y garantizar que no se desperdicie ninguna dosis.

UNA Ejercicio 6S —organizar el lugar de trabajo de manera que los suministros se ordenen, se ordenen, se estandaricen y se almacenen de forma segura— se hizo antes de atender a nuestro primer paciente. Esta actividad incluyó la organización de las vacunas por sí mismas. Después de varias iteraciones, adoptamos este enfoque: recibir las vacunas de la farmacia en bolsas selladas de 20 jeringas etiquetadas con el número de lote y la hora de caducidad. Estos tamaños de lote estándar facilitan el recuento del número de jeringas recibidas en la cápsula. Las vacunas se guardan en un armario cerrado con llave en dos contenedores. Una tiene hasta 20 jeringas sueltas y la segunda tiene bolsas selladas con 20 vacunas, suficientes para el primer turno de vacunación. Ambos contenedores están etiquetados para indicar qué jeringas se deben usar primero y están dispuestas de manera que se utilicen primero tiempos de caducidad más tempranos.

Gestión visual se utilizó ampliamente para guiar el flujo de pacientes mediante letreros de suelo y pared, etiquetar las bahías (1-10 en nuestro caso) y separar áreas de la cápsula (registro, recuperación).

Plantillas se crearon para documentar el recuento de vacunas, un paso fundamental en la gestión de la cápsula. El administrador de la cápsula cuenta las jeringas cada vez que se reciben del farmacéutico; ambos verifican el número de recuento y lo documentan en un registro. Los vacunadores pueden tomar tres jeringas a la vez y deben firmar por ellas. Hay varios tiempos de espera durante el día para comparar el número de dosis administradas con el número de dosis que quedan en el armario cerrado con llave. Los vacunadores deben cerrar la sesión en los descansos y al final del día, y ninguna jeringa queda desatendida.

Gestión diaria de la cápsula comienza con un reunión de inicio del día centrada en un consejo de administración diario. El guión de reunión incluye identificar al personal en la cápsula ese día; revisar cualquier cambio en los procesos o problemas de flujo anticipados; identificar cualquier defecto de suministro, equipo o entorno; y transmitir el censo anticipado de pacientes a ver. UNA sistema de reunión por niveles permite que la información importante del pod se elabore al grupo diario de seguridad del hospital por la mañana y al grupo del equipo de gestión de incidentes por la tarde.

El flujo eficiente, la excelente experiencia del paciente, el cero daño y la administración meticulosa de las vacunas en sí son los objetivos de cualquier cápsula de vacunas bien administrada. La enormidad de la tarea, basada tanto en la demanda como en la urgencia, deja poco margen de error. Una infraestructura básica de mejora continua proporciona herramientas y estrategias excelentes para diseñar y escalar rápidamente cápsulas de vacunación que se pueden personalizar según la ubicación, el tamaño y los recursos disponibles.

— Escrito por Lucy Xenophon