Cómo escribir una nota de agradecimiento significativa

Resumen.

Muchos de nosotros tememos expresar nuestro agradecimiento a los demás. Es posible que nos preocupe que nuestros esfuerzos se malinterpreten o que la persona receptora se sienta incómoda. O tal vez nos cueste encontrar las palabras correctas para expresar cómo nos sentimos. He aquí cómo hacerlo bien.

• Mantenlo genuino: El objetivo de expresar agradecimiento debe ser hacerle saber a alguien cómo sus acciones le han impactado a usted y/o a los demás. Si tiene alguna otra agenda, su mensaje no será auténtico.
• Comparta lo que aprecia y por qué: Concéntrese en el impacto que sus acciones tuvieron en usted y explique ambos qué aprecias y por qué. Esto ayudará a la otra persona a entender la razón por la que usted se siente de la manera en que lo siente.
• Envíalo: Los correos electrónicos se pierden y las tarjetas manuscritas se guardan. Escribe tu mensaje en un papel, una nota adhesiva o una tarjeta y dáselo directamente a la persona. Si estás en el trabajo, también puedes dejarlo en su escritorio o en su «buzón».

Todos queremos que nos aprecien. Ya sea que haya aceptado una tarea mientras su plato ya está lleno, haya trabajado durante los fines de semana para poner en marcha un proyecto o simplemente haya estado allí para un amigo del trabajo cuando necesitaba su apoyo, un reconocimiento o «gracias» puede ayudarnos mucho a sentirnos bien con los esfuerzos que realizamos y la investigación. es compatible con esto.

Un reciente estudio de McKinsey & Company descubrió que, aunque la mayoría de los empleadores creen que la gran cantidad de personas que dejaron sus trabajos este año buscaban una mejor compensación, la mayoría se marchaba porque no se sentían valorados y carecían de sentido de pertenencia en el trabajo. Otro estudio descubrió que recibir una apreciación más frecuente de nuestros colegas y gerentes no solo nos hace sentir respetados, sino que también está vinculado a un mejor rendimiento.

Los muchos beneficios de gratitud puede explicarse por los químicos para sentirse bien liberados en nuestro cerebro al expresarlo o recibirlo. Dopamina y serotonina son dos neurotransmisores responsables de elevar inmediatamente nuestro estado de ánimo. Cuando damos o experimentamos gracias diariamente, fortalecer estas vías neuronales.

El problema es que muchos de nosotros tenemos temores en torno a expresar nuestro agradecimiento a los demás. Lo he visto una y otra vez a través de mi trabajo capacitando a líderes en el arte del reconocimiento y el compromiso. Algunas personas quieren expresar su aprecio con más frecuencia, pero temen que sus esfuerzos se malinterpreten o hagan que la persona en el extremo receptor incómoda. Otros luchan por encontrar las palabras correctas para expresar lo que sienten, o les preocupa que sus comentarios puedan verse como un beso o como enmascarar una agenda oculta.

Si bien estos temores son válidos, también pueden impedirnos experimentar la larga lista de recompensas que la gratitud tiene para ofrecer. Un método que he encontrado útil para superarlos es comenzar poco a poco, con una simple nota de agradecimiento. Hay algunas reglas simples que puede seguir para asegurarse de que sus esfuerzos se tomen en serio (y no se malinterpreten negativamente).

Reglas para crear una nota de agradecimiento significativa

Manténgalo genuino.

El objetivo de expresar agradecimiento es hacerle saber a alguien cómo sus acciones le han impactado a usted o a los demás. Si tiene alguna otra agenda, su mensaje no será auténtico. Aún así, debes ser considerado con tus palabras si quieres ser genuino.

Establece el contexto.

Si alguna vez te ha sorprendido un cumplido, entonces sabes que puede sentirte bien y, al mismo tiempo, discordante. Esto se debe a que estás tratando de aceptar las palabras de la otra persona mientras también interpretas sus intenciones, especialmente si el cumplido llega tarde o te pilla desprevenido.

Como persona que da las gracias, puede tranquilizar al destinatario compartiendo primero el contexto de su mensaje (o lo que le impulsó a acercarse a él).

Ejemplos:

• Estuve reflexionando sobre nuestro último proyecto durante el fin de semana y me di cuenta de que nunca dije gracias.
• Hemos estado tan ocupados últimamente que me di cuenta de que no me he tomado el tiempo de expresar mi agradecimiento por todo su gran trabajo.
• Estaba leyendo un artículo en HBR sobre cómo expresar agradecimiento y pensé en ti.

Comparta lo que aprecia y por qué.

A continuación, concéntrese en el impacto que sus acciones han tenido en usted. Puede ser tan simple como llevarte una sonrisa a la cara en un día difícil o tan grande como apoyarte durante un período difícil. Sea específico y explique tanto lo que aprecia como por qué. Al hacerlo, ayudarás a la otra persona a entender la razón por la que te sientes así.

Ejemplo 1:

Lo que aprecias:

Como sabes, el año pasado fue extremadamente difícil para mí. Intentaba trabajar desde casa mientras cuidaba de mis padres al mismo tiempo. No importa lo ocupados que estuviéramos, hacías tiempo en cada reunión para preguntar por mis padres y comprobar cómo estaba.

Por qué lo aprecias:

Sé que esto es exactamente lo que eres, pero tus registros siempre me hicieron sentir mejor y me ayudaron a navegar este último año.

Ejemplo 2:

Lo que aprecias:

El otro día me sentí completamente abrumado y solo tratando de hacer el informe para la reunión con el cliente. Sé que puede haber sido sencillo para usted, pero cuando dio un paso adelante y se ofreció a ayudar a dar formato al documento final, marcó una gran diferencia.

Por qué lo aprecias:

Muchas personas ofrecen apoyo, pero pocas ponen sus palabras en acción, y no puedo expresar cuánto su apoyo me ayudó a hacer el trabajo y me hizo sentir como parte del equipo.

Ejemplo 3:

Lo que aprecias:

Sé que te costó valor darme comentarios honestos después de mi última presentación. Quiero que sepas que aprecio mucho que hagas eso.

Por qué lo aprecias:

Siempre pido comentarios, pero la gente rara vez dice algo más que: «Lo hiciste genial». Sus comentarios me ayudaron a repensar mi presentación y me dieron cosas concretas en las que trabajar. Eso es exactamente lo que necesitaba mejorar.

Cierra el mensaje.

Con el núcleo del mensaje redactado, es hora de terminar la nota de agradecimiento. Puede hacerlo con un simple y directo «gracias» o una firma más detallada.

Ejemplos:

• Gracias de nuevo, aprecio mucho trabajar con ustedes.
• Aunque puede que no lo diga todo el tiempo, aprecio todo lo que haces.
• Gracias de nuevo por su apoyo, marcó una gran diferencia para mí.
• Gracias por todo lo que haces.
• ¡Gracias!

Envíalo.

Los correos electrónicos se pierden y las tarjetas manuscritas se guardan. Por lo tanto, escribe tu mensaje en un pedazo de papel, nota adhesiva o tarjeta y dáselo directamente a la persona. Si estás en el trabajo, déjalo en su escritorio o en su «buzón». Si no los vas a ver durante un tiempo, haz una foto de tu mensaje y envíale la foto a la persona, o mejor aún, envíale la tarjeta por correo.

Enviar un mensaje escrito a mano es importante porque le da a la otra persona la oportunidad de apreciar su aprecio sin sentir la presión de responder en el acto. Si sabe que la persona puede sentirse incómoda con los elogios, elimine la presión de responder diciendo algo como: «Por favor, no se sienta obligado a responder. Solo quería que supieras que aprecio trabajar contigo».

Formas de hacer que su «agradecimiento» sea significativo

Si estás pensando en qué decir cuando extiendes un «agradecimiento» a tus colegas, aquí tienes algunos mensajes de ejemplo de escenarios laborales comunes:

1) Su colega intervino cuando necesitaba tomarse un tiempo libre.

Hola Kevin,

Acabo de volver de pasar un tiempo muy necesario lejos con mi familia. Quería darte las gracias por darte un paso adelante y cubrirme cuando no estaba. Sé que ya tienes mucho en tu plato y el hecho de que hayas asumido mi carga de trabajo también significa mucho para mí. Solo quiero que sepas que aprecio mucho lo que hiciste.

¡Gracias!

2) Alguien hizo algo realmente amable para ti. (Le envié un paquete de cuidados, le organizó una fiesta de cumpleaños, le hizo notas de una reunión que no se grabó o se comunicó con usted para registrarse cuando no se sentía bien).

Hola María,

Acabo de recibir el paquete de cuidados que enviaste y quería darte las gracias. Como saben, el trabajo ha sido brutal estas últimas semanas y cuando recibí el paquete por correo hoy, me hizo el día. Gracias por todo lo que haces para que nos sintamos cuidados en el trabajo. ¡Hace una gran diferencia!

3) Alguien abogó para que usted obtenga un aumento o un ascenso.

Hola Kira,

Aya me ha dicho que presentaste mi nombre para un ascenso y quería darte las gracias. Independientemente de si lo entiendo o no, me honra que pensara en mí para el puesto, y no puedo agradecerle lo suficiente por todo el tiempo que ha invertido para ayudarme a crecer en estos últimos años. Me siento muy afortunado de poder aprender de ti como líder y aprecio todo lo que has hecho por mí.

Gracias.

4) Los miembros de su equipo han estado trabajando horas extras para terminar algunos proyectos desafiantes.

Hola Jose,

Hemos estado tan ocupados últimamente que me di cuenta de que no me he tomado el tiempo de expresar mi agradecimiento. Sé que la carga de trabajo ha sido mucho en las últimas semanas mientras intentamos concluir nuestro gran proyecto. Has estado trabajando para quitarte la cola, dedicando horas extra y haciendo tantas cosas detrás de escena para que esto suceda. Aprecio todo lo que haces y me encanta tenerte en nuestro equipo. No podríamos hacer este gran trabajo sin sus valiosas contribuciones.

5) Su jefe le dio la oportunidad de tomar la iniciativa en una reunión de alto perfil.

Hola Mohamad,

Estaba pensando en la presentación de la semana pasada durante el fin de semana y quería darte las gracias.

Sé que era una cuenta muy grande, y te arriesgas a dejarme tomar la iniciativa. Te agradezco mucho lo que hiciste. Compartí que quería tener más exposición en nuestro último uno a uno, y significa mucho que te lo tomaste en serio y lo hicieras realidad. Sé que no todos los gerentes hacen eso, y me siento muy afortunado de poder trabajar contigo.

6) Un miembro del equipo recibió comentarios difíciles y tomó medidas al respecto.

Hola Ira,

Quería que supieras que realmente aprecio lo mucho que has estado trabajando en las cosas de las que hablamos. Recibir comentarios desafiantes nunca es fácil, y muchas personas se ponen a la defensiva y nunca hacen nada al respecto.

En los últimos dos meses, te he visto cambiar realmente la forma en que colaboras con los demás. Te he visto hacer más preguntas en las reuniones, pedir opinión a otros y poner en práctica sus recomendaciones. Como resultado, he visto que su trabajo y el trabajo del equipo mejoran para mejor.

Solo quiero que sepas que veo la diferencia y aprecio todo lo que estás haciendo para crecer. ¡Sigue así, es inspirador!

7) Ha sido genial trabajar con alguien.

Hola Vlad,

Me reía histéricamente después del último mensaje que enviaste en Slack y solo quería hacerte saber que es increíble trabajar contigo. Sé que esto es exactamente lo que eres, pero el hecho de que puedas encontrar algo de lo que reír o sonreír en estos momentos difíciles siempre me alegra el día. Una cosa que realmente me impresiona es tu capacidad para pasar de hacer bromas a indagar y hacer el trabajo. ¡Espero que esta nota ilumine tu día de la misma manera que iluminas el mío (y los demás) regularmente!

Así que adelante, escribe esa nota de agradecimiento. No solo te hará feliz pero la persona que lo reciba también tendrá un gran día.

— Escrito por Christopher Littlefield