Cómo escribir correo electrónico con precisión militar

Resumen.

Cuando envías un correo electrónico, lo primero que ve tu destinatario es la línea de asunto, así que asegúrate de que sea lo más clara posible: ¿Cuál es el propósito de tu correo electrónico? ¿Qué quieres que haga tu destinatario? Tome una página de personal militar. Sus líneas de asunto usan palabras clave en mayúsculas para anotar el propósito del correo electrónico. Por ejemplo:

INFO — Sólo con fines informativos
SOLICITUD — Solicita permiso o aprobación por parte del destinatario
ACCIÓN — El destinatario debe realizar alguna acción

Estas demarcaciones pueden parecer obvias o innecesariamente exclamatorias, pero hacen que sus correos electrónicos destaquen en la bandeja de entrada del destinatario. Por lo tanto, si necesita enviar a sus informes directos una actualización de estado, intente usar la línea de asunto: INFO — Actualización de estado. Si necesita que su gerente apruebe su solicitud de vacaciones, puede escribir REQUEST — Vacation. El uso de estas palabras clave también te obliga a pensar en lo que realmente quieres de alguien antes de contribuir a su desorden de correo electrónico.

En el ejército, un correo electrónico mal formateado puede ser la diferencia entre la misión cumplida y el fracaso de la misión. Durante mi servicio activo, aprendí a estructurar correos electrónicos para maximizar las posibilidades de éxito de una misión. Desde que volví de servicio, he aplicado estas lecciones a correos electrónicos que escribo para mi trabajo corporativo, y mis misivas se han vuelto más nítidas y limpias, provocando respuestas más rápidas y de mayor calidad de colegas y clientes. Estos son tres de los principales consejos que aprendí sobre cómo formatear sus correos electrónicos con precisión militar:

1. Sujetos con palabras clave. Lo primero que ve su destinatario de correo electrónico es su nombre y línea de asunto, por lo que es fundamental que el asunto indique claramente el propósito del correo electrónico, y específicamente, qué quiere que hagan con su nota. El personal militar utiliza palabras clave que caracterizan la naturaleza del correo electrónico en el asunto. Algunas de estas palabras clave incluyen:

• ACCIÓN — Obligatorio para que el beneficiario adopte alguna medida
• SIGN — Requiere la firma del destinatario
• INFO — Sólo con fines informativos, y no se requiere respuesta o acción
• DECISIÓN — Requiere una decisión del destinatario
• SOLICITUD — Solicita permiso o aprobación por parte del destinatario
• COORD — Se necesita coordinación por o con el destinatario

La próxima vez que envíes una actualización de estado por correo electrónico a tus informes directos, intenta usar la línea de asunto: INFO — Actualización de estado. Y si necesita que su gerente apruebe su solicitud de vacaciones, puede escribir REQUEST — Vacation. Si es un jefe de proyecto que requiere respuestas a su informe de implementación semanal de varias personas, escriba ACCIÓN — Informe de implementación semanal. Estas demarcaciones pueden parecer obvias o innecesariamente exclamatorias porque se capitalizan. Pero sus correos electrónicos sin duda se destacarán en la bandeja de entrada de su destinatario, y no tendrán que determinar el propósito de sus correos electrónicos. (También te obliga a pensar en lo que realmente quieres de alguien antes de contribuir a su desorden de la bandeja de entrada).

2. Línea inferior hacia arriba delantera (BLUF). Profesionales militares lideran sus correos electrónicos con una breve declaración staccato conocida como el BLUF. (Sí, siendo los militares, hay un acrónimo para todo.) Declara el propósito del correo electrónico y la acción requerida. El BLUF debería responder rápidamente a las cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Un BLUF eficaz destila la información más importante para el lector. Aquí hay un ejemplo BLUF del Manual de la Fuerza Aérea:

BLUF: A partir del 29 de octubre 13, todos los Documentos de Doctrina de la Fuerza Aérea (AFDD) han sido revocados y reemplazados por volúmenes de doctrina básica y anexos de doctrina.

El BLUF ayuda a los lectores a digerir rápidamente el anuncio, la decisión y cuándo los nuevos procedimientos entran en vigor. El lector no quiere necesariamente conocer toda la información de fondo que condujo a la decisión. Es probable que quiera saber «¿cómo me afecta este correo electrónico?» y el BLUF debería responder a esta pregunta cada vez.

Para mi trabajo corporativo, no uso el acrónimo «BLUF» porque no estaría claro para los destinatarios, pero he empezado a liderar con «Conclusión» en negrita al comienzo de mis notas. A veces, incluso resalto la línea final en amarillo para que mi punto sea abundantemente claro. Aquí hay un ejemplo de un BLUF adaptado para uso corporativo:

Asunto: INFO — Trabajar desde casa

Shannon,

Línea inferior: Reduciremos el número de días que los empleados pueden trabajar desde casa de tres a un día por semana a partir del 1 de diciembre.

AntecedentesEste es un esfuerzo para fomentar la moral del equipo y fomentar la colaboración en equipoTodos los miembros del comité de gestión apoyaron esta decisión

Shannon sabe que no se requiere respuesta porque estaba marcado INFO. Ella también capta rápidamente la información en el correo electrónico debido a la línea de fondo. Debido a que se trata de un gran cambio en la política corporativa, se proporcionan detalles de antecedentes para demostrar que la decisión es definitiva, respaldada por la dirección, y que pretende tener efectos positivos para la empresa.

3. Ser económico. El personal militar sabe que los correos electrónicos cortos son más efectivos que los largos, por lo que intentan encajar todo el contenido en un panel, para que el destinatario no tenga que desplazarse. También evitan la voz pasiva porque tiende a hacer frases más largas, o como dice el manual de la Fuerza Aérea, «Además de alargar y retorcer frases, los verbos pasivos a menudo las enlojecen». En su lugar, use la voz activa, que coloca los sustantivos por delante de los verbos, para que quede claro quién está haciendo la acción. Usando voz activa, estás haciendo que los verbos hagan el trabajo por ti. En lugar de «la fábrica fue bombardeada por un F18», los profesionales militares decían: «Un F18 bombardeó la fábrica».

A pesar de que los correos electrónicos cortos suelen ser más efectivos, los correos electrónicos largos abundan, incluso en el ejército. Si un correo electrónico requiere más explicación, debe enumerar la información de fondo después del BLUF como viñetas para que los destinatarios puedan captar rápidamente su mensaje, como en el ejemplo anterior.

Por último, para evitar la obstrucción de las bandejas de entrada, los profesionales militares vinculan a archivos adjuntos en lugar de adjuntar archivos. Esto forzará al destinatario a comprobar el sitio web que tiene el archivo adjunto, lo que probablemente proporcionará la versión más reciente de un archivo. Además, el sitio verificará que el destinatario tiene las credenciales de seguridad adecuadas para ver el archivo, y usted no envía inadvertidamente un archivo a alguien que no tenga permiso para verlo.

A continuación se muestra un ejemplo de correo electrónico para uso corporativo que utiliza palabras clave en el asunto, la línea final, las viñetas de fondo y la voz activa:

Asunto: INFO — Cambio de reunión

Shannon,

Línea inferior: Programamos la reunión semanal de actualización para el jueves a las 2 PM CST para ajustarse al calendario del CFO.

AntecedentesHemos buscado otros horarios disponibles, pero esta es la única vez que funciona, y es importante que esté en la llamada, para que pueda dirigirse a su P&L.CFO estará en Boston el jueves reunido en una reunión externa con el comité de gestión.Quiere revisar el informe financiero que se puede encontrar aquí (insertar enlace) antes de la llamada.

Al adoptar la etiqueta militar de correo electrónico, usted introducirá un núcleo de claridad en su correspondencia y la de sus colegas y clientes.

— Escrito por Kabir Sehgal