Cómo es una tutoría eficiente

Cuando nos sentimos agotados, la tutoría es una de las tareas que tiende a quedarse en el camino. Pero los mentores no tienen que agotarse para ser útiles y eficaces. Este enfoque, denominado «tutoría que ahorra combustible» por los autores, sugiere cómo ser un mentor de una manera eficiente que beneficie a los aprendices, aumente su confianza y su red de contactos, pero también ahorre energía. Primero, defina los límites y las expectativas, reconociendo sus propias preferencias; segundo, fije un presupuesto de tiempo que los alumnos puedan utilizar; tercero, reconsidere la forma en que estructura las reuniones con los aprendices y prueba las conversaciones grupales; cuarto, pruebe las reuniones virtuales y, por último, busque formas de convertir otros compromisos, como los eventos profesionales, en oportunidades de tutoría.

••• La interminable cadena de tareas exigentes en el trabajo puede dejarnos sin nada: los plazos, las reuniones, los proyectos y los módulos de formación continua exigen nuestro esfuerzo y limitan nuestro tiempo para repostar. Como medida de ahorro de energía, podemos tomar atajos. Una tarea que suele figurar en la lista de prioridades es la tutoría. Mientras[la tutoría aporta propósito y satisfacción](https://www.forbes.com/sites/marvinkrislov/2020/01/09/mentorship-good-for-the-mentored-and-good-for-those-mentoring-too/#6d992c8a142b), puede estar agotando. Pero si bien mucha literatura se centra en las estrategias generales de tutoría (por qué, qué, quién, dónde y cuándo), a menudo se pasan por alto las estrategias para ahorrar tiempo y energía. Ante una pandemia sin un final a la vista, debemos conservar nuestros suministros de combustible mientras asesoramos a otros. Es posible ser un mentor de una manera eficiente que beneficie a los aprendices, aumente su confianza y su red, pero también ahorre energía. A esto lo llamamos un enfoque que llamamos tutoría eficiente en el consumo de combustible. El objetivo de una tutoría que ahorre combustible es sencillo: convertirse en un mentor más experto con un grupo aún mayor de aprendices y, al mismo tiempo, gastar menos energía y menos tiempo. No se trata solo de encontrar formas de sacar más provecho de sus esfuerzos. Al establecer límites y expectativas claros, es posible fomentar habilidades importantes y ofrecer redes más sólidas que pueden resultar más útiles para los aprendices a largo plazo. Un buen punto de partida es aclarar las expectativas de referencia. Para empezar, los mentores deben darse cuenta de lo suyo[preferencias](https://www.forbes.com/sites/robertamatuson/2018/11/14/how-to-be-a-great-mentee-and-mentor/#6e6607eef882). Tenga en cuenta sus expectativas sobre las responsabilidades de los aprendices y, a continuación, redacte un documento de normas y guárdelo para usarlo en el futuro. Por ejemplo: los alumnos deben ser prompt, crear la agenda, organizar las invitaciones del calendario (incluido un enlace a una conferencia web para reuniones virtuales) y completar las acciones. Una lista modelo al principio de una relación puede ofrecer pautas amistosas pero directas para cada aprendiz. Durante su relación, pueden revisar el documento juntos y optimizarlo aún más. Proporcione contexto e informe al aprendiz de que estos estándares le proporcionarán habilidades de organización y liderazgo y le permitirán, el mentor, centrarse en sus necesidades más amplias. Una parte importante de fijar las expectativas como mentor es establecer un presupuesto del tiempo que espera dedicar al año **—** para un aprendiz, puede dedicar de dos a seis horas al año, según las necesidades del aprendiz. Comparta su presupuesto de tiempo con el aprendiz. Esto permite a los aprendices ver el tiempo del mentor como una moneda y desarrollar ideas y preguntas antes de ponerse en contacto con él. Crea independencia y confianza en los aprendices y los empuja a resolver los problemas por sí mismos antes de programar una reunión. No es que a los mentores no les gusten las preguntas, pero los mentores están en mejores condiciones para guiar a los aprendices una vez que hayan considerado sus opciones con antelación. Para aumentar la eficiencia del combustible, considere si el problema se puede resolver o no de forma eficiente por correo electrónico y[considere acortar las reuniones](https://execed.economist.com/blog/industry-trends/how-stop-wasting-your-time-and-everyone-elses-meetings) con aprendices de 60 a 40 minutos. Transfiera las reuniones de 30 minutos a intervalos de 20 o 10 minutos. A continuación, reconsidere la forma en que estructura las reuniones con los aprendices. Tradicionalmente, la relación mentor-aprendiz es una díada: dos personas se encuentran y discuten temas que a menudo se enmarcan en temas como el crecimiento profesional, los conflictos interpersonales o el equilibrio entre la vida laboral y personal, por ejemplo. A menudo, los mentores mantienen conversaciones similares por separado con algunos aprendices, y las respuestas que den a uno de ellos también son relevantes para los demás. Con eso en mente, en lugar de dedicar cinco horas a reunirse por separado con cinco alumnos, considere la posibilidad de combinar las cinco reuniones de aprendices distintas en una sola hora. (Es razonable deducir esa hora del presupuesto de tiempo de cada aprendiz.) Este enfoque puede ahorrar tiempo, claro, pero también hay otras ventajas: en el entorno grupal, los aprendices pueden compartir puntos de vista y ofrecer[tutoría entre pares](https://www.businessnewsdaily.com/7719-peer-mentoring.html). Esto establece apoyo y validación cuando los aprendices escuchan dificultades y aspiraciones insatisfechas similares. También permite a los aprendices crear sus espacios de confianza y redes personales en grupo discutiendo lo que de otro modo serían asuntos privados en una reunión individual. Al agrupar a los aprendices, impacta en más aprendices y agota menos su calendario. Las sesiones de tutoría grupal no tienen por qué ser presenciales; como hemos aprendido en la era de la COVID-19, funcionan bien de forma virtual, con las cámaras encendidas y el audio sin silenciar. Los aprendices de diferentes instituciones y diferentes ubicaciones geográficas pueden colaborar cómodamente bajo la guía del mentor. Otra forma de combinar a los aprendices es a través de servidores de listas. Combine a aprendices de unos pocos grupos con ideas afines en un grupo de correo electrónico o un servidor de listas y dirija los correos relevantes y de alto rendimiento al grupo más grande con facilidad. Además, considere la posibilidad de utilizar aplicaciones de mensajería grupal, que permiten mantener conversaciones continuas entre los aprendices con la supervisión del mentor a distancia y que ahorra energía. Esto mantiene al mentor presente y comprometido, al tiempo que permite la flexibilidad de desconectar y retener las notificaciones. Por último, ahora que se ha dado cuenta y ha fijado expectativas y ha cambiado la base de sus reuniones, analice cómo otras obligaciones pueden funcionar como oportunidades de tutoría. Considere la posibilidad de invitar a su aprendiz a un evento relacionado con el trabajo o el desarrollo profesional, como un seminario virtual o una reunión de la junta directiva, como una oportunidad para invitar a su aprendiz. Durante una pandemia, las oportunidades virtuales son eficaces y abundantes. Consolidar las reuniones es un enfoque ganador por varias razones. Esta estrategia combina el tiempo que nosotros, los mentores, teníamos previsto pasar de forma independiente con el tiempo junto a un aprendiz. También permite al aprendiz ver nuestros intereses, habilidades para establecer contactos e influencia. Por último, ofrece la oportunidad de presentar al aprendiz a otros posibles mentores. Crear un equipo de mentores seleccionados para un aprendiz es un enfoque que ahorra talento y combustible para ofrecer más apoyo a un aprendiz. La tutoría no debería consumir ni agotar energía. Puede ahorrar combustible y sin esfuerzo. Busque formas de comunicar las expectativas, programar de forma eficaz y consolidar a los aprendices. Estas estrategias ofrecen espacio para ir más lejos en el viaje como mentor.