Cómo elevar su presencia en una reunión virtual
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Incluso antes de que comenzara la crisis del COVID-19, el 5,3% de los estadounidenses —más de 8,2 millones de personas— trabajaban desde casa, según un Informe del censo. Estados Unidos 2018. Y con el brote que convierte a más trabajadores de oficina en empleados que trabajan desde el hogar, las videoconferencias son cada vez más rutinarias para una amplia gama de propósitos empresariales, desde reuniones de personal hasta sesiones de lluvia de ideas hasta anuncios importantes.
Pero las tácticas de comunicación que funcionan bien entre colegas en una sala de conferencias pueden no traducirse perfectamente en cuadrantes estilo Brady-Bunch en una pantalla de computadora. Profesor de comportamiento organizacional Andy Molinsky recomienda ver las reuniones virtuales como «un contexto completamente diferente, no simplemente una reunión en persona o una clase en una pantalla».
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Elevar tanto tu punto como tu presencia en una reunión virtual de Zoom, Skype o similar, requiere no solo participar en tácticas amigables con las videoconferencias, sino también desactivarte de conceptos erróneos potencialmente perjudiciales sobre el medio.
Para ayudar a mantener su impacto real cuando su presencia es virtual, considere estas seis recomendaciones:
1. Concéntrate en tu cámara, no en tus colegas.
Cada entrenador de presentación le dirá que el contacto visual directo es una forma vital de reforzar su punto. En una videoconferencia, esto significa mirar a la cámara de video, no a las caras sonrientes de Marcia, Greg, Cindy, Peter, Jan y Bobby. Hablar en un círculo negro frío no se sentirá natural o cómodo — como humanos, estamos entrenados para mirar a la gente con la que estamos hablando — pero sepan que los artistas y los políticos lo han estado haciendo durante décadas.
Es difícil enfocarse en la cámara durante toda una reunión, especialmente mientras otros hablan, pero sepa que aumenta el impacto de sus puntos cuando se mira profundamente en el punto.
Practica mirar en tu cámara durante las videoconferencias cuando hablas, incluso por breves momentos. Cuanto más lo uses, más cómodo te convertirás con él.
2. Mantener una voz fuerte
Siempre aconsejo a mis estudiantes y clientes que usen una voz más fuerte de lo habitual porque, además de ser audibles, las voces fuertes transmiten autoridad, credibilidad y confianza. Este concepto es tan cierto en las conferencias virtuales como en las actuales. Por lo tanto, aunque esté utilizando un micrófono externo o interno y por lo tanto pueda sentirse tentado a hablar en un volumen de conversación, mantenga una voz fuerte y clara como si estuviera en una sala de conferencias grande.
El uso de una voz fuerte también le impedirá murmurar y hablar demasiado rápido debido a la cantidad de respiración requerida.
3. Enmarque sabiamente
La proximidad juega un papel importante en cómo el público te percibe como un comunicador. Cuanto más lejos o más oscuro aparezcas, menos atractivo serás. En una videoconferencia, tu cabeza y la parte superior de tus hombros deberían dominar la pantalla.
Si tu cabeza está cortada en la parte superior o inferior, estás demasiado cerca. Si todo tu torso está a la vista, estás demasiado lejos. Si sólo la mitad de la cabeza está a la vista, ajuste la cámara.
También tenga en cuenta sus antecedentes. Las habitaciones desordenadas hacen que los comunicadores parezcan desorganizados. Los elementos distrayentes alejarán la atención de ti. Encuentra un entorno donde el fondo sea simple, reflejando tu profesionalidad.
La preparación es fundamental, así que tómese un tiempo antes de la reunión para elegir su ubicación y coloque su cabeza completamente en el marco para asegurarse de que está poniendo su mejor cara hacia adelante.
4. Estar presente y consciente
En una reunión convencional, los participantes suelen ser muy conscientes de su presencia. Pero en una videoconferencia en la que estás silenciado (y tal vez en tus pantalones de pijama), es fácil olvidar que sigues siendo observado. Puede que se sienta tentado a revisar su correo electrónico o asistir a otros trabajos, pero la multitarea es peligrosa porque no quiere que lo atrapen sin preparación si se le hace una pregunta repentina.
Incluso si no necesita participar plenamente en la reunión, su reputación profesional puede sufrir si incluso parece que no está prestando atención. Así que cierra esas otras ventanas, gira el teléfono boca abajo, y recuerda que siempre estás «en la cámara».
Debido a que eres menos consciente de las señales sociales en una reunión virtual, también es importante tener en cuenta cuánto tiempo y con qué frecuencia hablas, si interrumpes a otras personas, y si haces un comentario que podría ofender a alguien presente pero fuera de la vista. Mi consejo: no te consideres «en casa». Considérate «en el trabajo». Tu comportamiento puede seguir.
5. No te conviertas en tu propia distracción
En una reunión en vivo, usted nunca tiene que preocuparse por hablar mientras está silenciado, molesto ruido ambiental, o la interferencia de mascotas y niños. Pero estos son todos los escollos comunes de las reuniones virtuales, y pueden sabotear rápidamente su punto. Su trabajo consiste en asegurarse de que se le recuerde por lo que hizo bien, no por lo que salió mal, así que tenga en cuenta el poder que tiene sobre sus entornos virtuales y físicos.
Comience entrenándose para permanecer en silencio siempre que no esté hablando y se desenmuda solo cuando hable. Permanecer en silencio apaga los ruidos repentinos, así como los ruidos rutinarios de los que puede no ser consciente, como el tictac de un reloj de pared, el clickety-clack de su mecanografía, o incluso su propia respiración. Desmutarse a sí mismo obviamente le permite hablar, pero, quizás lo más importante, le evita estar en el extremo receptor del vergonzoso coro de colegas, «¡Estás en silencio!»
Asegúrate de apagar la cámara cuando estés haciendo algo que distraiga visualmente, como mudarte a otra habitación o comer. (Beber no es muy distrayente, pero masticar es otra historia).
Por último, si los niños ruidosos (o mascotas) quieren participar en su llamada, sus colegas probablemente se reirán o se relacionarán, así que no se preocupe ni se avergüence por las distracciones espontáneas. Sin embargo, si tienes la tarea de hacer una presentación importante, intenta que alguien los supervise en otra habitación, lejos de la tentación de tu presencia, o al menos crea una actividad fascinante para ellos. La crianza de los hijos y la presentación no pueden suceder simultáneamente, y los mensajes verdaderamente importantes requieren no sólo la atención completa de sus colegas, sino también la suya.
6. Usa la ventana de chat como tu socio
Considere la ventana de chat no solo como una plataforma de discusión, sino como un apéndice de presentación. Cuando hace referencia a un artículo o documento compartido, enlaza a él en el chat. Si ejecuta la reunión, ponga un enlace a la agenda en el chat. Cuando otros hablen, responda con soporte o preguntas en el chat. La ventana de chat es una oportunidad única en reuniones virtuales para elevar su presencia, agregar dimensiones a sus ideas y demostrar que está completamente presente.
Ya sea que haya participado en reuniones virtuales durante años o que haya comenzado este mes, es importante darse cuenta de que una videoconferencia no es solo una conferencia sobre video, es una experiencia interactiva completamente nueva, que requiere adaptar su perspectiva, hábitos y tácticas para que funcione de manera efectiva. para ti.
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— Joel Schwartzberg Via HBR.org
