Cómo decirle a tu jefe que tienes demasiado trabajo

En estos días parece que la mayoría de la gente tiene demasiado en su plato. Todo el mundo se queja sobre sentirse sobrecarga de trabajo. Entonces, ¿cómo le dices a tu jefe que simplemente tienes mucho que hacer? Nadie quiere encontrarse como perezoso, sin compromiso, o no un jugador de equipo. ¿Cómo puedes proteger tu imagen de trabajador mientras dices tío?

Lo que dicen los expertos
No importa cómo ocupado que estás, puede resultar extremadamente difícil hablar con su jefe sobre su carga de trabajo pesada. La razón es doble, según Julie Morgenstern, experta en productividad y autora de Nunca revise el correo electrónico por la mañana. Primero, puedes preocuparte de que al decir algo vas a perder tu trabajo. «En el fondo de tu vientre está esta sensación de que si no puedes manejar el trabajo, hay alguien más que puede; te sientes prescindible», dice. En segundo lugar, «la tendencia natural es pensar: «No estoy trabajando lo suficientemente duro, lo suficientemente inteligente, o lo suficientemente eficiente. Debería ser capaz de manejar esto». Así que sufres en silencio». Pero hacerlo es peligroso para tu carrera, dice Liane Davey, cofundadora de 3CoZe Inc. y autora de Tú primero: inspira a tu equipo para que crezca, se lleven bien y haga las cosas. «Se sobrecompromete porque eres ambicioso o quieres impresionar a tu jefe, pero cuando no logras entregar — o entregar un trabajo apresurado o de mala calidad — envía un mensaje de que no eres confiable». Así que cuando te sientas nevada, deberías avisarlo a tu gerente. Aquí hay algunas maneras de hacer que la conversación vaya más suavemente.

Córtate un poco de holgura
Sentirse abrumado y sobrecargado no significa que usted es un empleado inferior. «No te juzgues tan severamente», dice Morgenstern. «En la mayoría de las organizaciones, las empresas están tratando de conformarse con menos, por lo que hay más trabajo que hacer que hay tiempo para hacerlo». Si eres un buen intérprete que en ocasiones rechaza una solicitud o pide un aplazamiento, «no estás siendo perezoso, y no se refleja mal en ti.» De hecho, añade, diciendo que no de vez en cuando aumenta su credibilidad. «Los jefes quieren que sus empleados hablen bien si hay algo que les impide actuar en los niveles máximos». Aunque se siente incómodo admitir que no puedes manejar todo lo que te ha sido asignado, Davey dice que es lo «responsable» de la organización. «Si estás bajo el agua y no puedes cumplir con tus compromisos, dejas a tu equipo en la estacada».

Solicitar asesoramiento y apoyo
Cuando se siente demasiado ocupado, puede ser útil obtener la perspectiva de un externo sobre su carga de trabajo, dice Morgenstern. «Un tercero puede ayudarte a castigarte». Ella recomienda esbozar sus proyectos y obligaciones con un amigo o colega de confianza. «Pídele que mire la cantidad de trabajo que tiene» y que le dé una opinión honesta «sobre si es demasiado para una persona». También puede pedirle consejo a su jefe y «coaching sobre estrategias para lidiar con el exceso de trabajo», dice Davey. Solicitar orientación le ayuda a ambos aclarar las expectativas y trabajar de manera más eficiente. «Di: 'Me está tomando unas cinco horas al mes preparar este informe para el departamento de finanzas. ¿Está esto en línea con lo que esperarías? ¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo agilizar el proceso? '» Después de todo, «no es como si tu jefe nunca hubiera sentido exactamente lo mismo».

Proporcionar soluciones
Tener una conversación franca con su gerente sobre su carga de trabajo requiere la mentalidad correcta, dice Morgenstern. «Se está asociando con su jefe para cumplir con los objetivos de la compañía.» Ella sugiere comenzar la conversación «indicando los objetivos compartidos de la organización» para asegurarse de que ambos están en la misma página. «Entonces declara lo que se interpone en el camino» de lograr los objetivos. Sé lo más específico posible. Se podría decir, por ejemplo, «Esta tarea requiere mucha investigación, lo que lleva mucho tiempo», o «Ahora que estoy administrando un equipo, estoy gastando más tiempo en planificar y tengo menos tiempo para el trabajo diario». La siguiente parte de la conversación es esencial: Ofrecer tres ideas para abordar el tema. «Nunca vayas con tu jefe con un problema a menos que tengas una solución» Morgenstern dice. Por ejemplo, podría sugerir que determinadas tareas se realicen trimestralmente en lugar de mensualmente, que los colegas intervengan para ayudarle en un proyecto concreto o que la organización contrate a un temporal para aligerar la carga. Su objetivo es identificar «proyectos que se pueden retrasar, delegar, eliminar o disminuir».

Establecer prioridades
Es insoportable que tu jefe te dé otra tarea cuando ya estás estirada. «A menudo asignan trabajo sin idea del tiempo que se tarda en realizar cada tarea individual», dice Davey. Deberías responder explicando lo que hay en tu plato y luego preguntando: «¿Cuál de estos es el más crítico? ¿Y cómo darías prioridad al resto?» Morgenstern recomienda pedirle a su jefe «que defina el nivel de esfuerzo» que espera en ciertas asignaciones y «cómo se ve un esfuerzo máximo, mínimo y moderado». Pase lo que pase, no esté de acuerdo en el acto con nada nuevo si no está seguro de si puede entregar, dice Morgenstern. «Di: 'Dime qué se espera de esto y permítanme averiguar si puedo hacerlo en función de los otros proyectos en los que estoy trabajando. ¿Puedo volver contigo mañana? Cómprate tiempo».

Oferta de ayuda
Incluso cuando tienes demasiado que hacer, es a la vez considerado y profesionalmente inteligente proporcionar ayuda donde puedas. El mensaje a tu jefe, dice Davey, debería ser algo así como: «No siento que pueda asumir [este proyecto] sin hacer un mal servicio al otro trabajo al que me he comprometido, pero puedo dedicar tiempo a mi agenda para dar dirección a la persona que lo va a hacer». Usted podría, por ejemplo, ofrecer asistir a sesiones de lluvia de ideas, leer los primeros borradores o servir como una tabla de sondeo. «Y luego ponte a disposición», dice. Ofrecer una pequeña línea de vida, incluso cuando su ancho de banda está limitado, es una forma de consolidar «su identidad como trabajador responsable comprometido con el éxito de la organización», dice Morgenstern.

Sé honesto
Hay momentos en la vida de todos cuando los eventos personales tumultuosos tienen prioridad sobre todo lo demás. Si usted está experimentando uno de esos períodos (a su madre se le ha diagnosticado una enfermedad grave o su hijo está teniendo dificultades en la escuela), lo mejor es ser abiertoso al respecto, dice Morgenstern. Podrías decirle a tu jefa: «Si ignoro esto, creará un enorme estrés en mi familia y afectará mi desempeño laboral», dice. Su tono debe ser directo, y su comportamiento debe estar «conectado a tierra y lo más centrado posible». Davey está de acuerdo: «Haz que sea situacional y que sea limitado en el tiempo». «Di: 'Esto no sucede muy a menudo, pero las próximas dos semanas son un poco tsunami para mí. Necesito ayuda.» Un buen jefe razonable entenderá y apreciará su honestidad. «Tratando de ser el héroe hasta el punto en que quemarse a ti mismo no es la mejor respuesta».

Mantenga a sus colegas cerca
Decir a tu jefe que estás sobrecargada no siempre tiene el efecto deseado. Cuando el jefe no está dispuesto a hacer cambios, Davey recomienda dar a tus compañeros de equipo un «aviso» que te sientas abarrotado. «Si tu jefe no te corta un poco de holgura, podrían», dice. Tal vez puedan quitarse algo de su plato o evitar un retraso de su parte. «E incluso si no pueden ayudar, al menos se les ha dado una advertencia» de que estás demasiado extendido y, por lo tanto, incapaz de darle todo, y que has «alejado de cualquier cosa que erosionar su confianza.» Si su jefe es continuamente insensible a lo ocupado que está, considéralo una señal de que puede necesitar pasar a un nuevo trabajo, dice Morgenstern. El exceso de trabajo «no es sostenible» a largo plazo, dice.

Principios para recordar

Hacer:

• Busque asesoramiento a su gerente o a un compañero de trabajo sobre formas de reducir la cantidad de tiempo que gasta en ciertas tareas.
• Sea por adelantado al preguntar si las prioridades pueden ser cambiadas o si se pueden hacer compensaciones.
• Demuestre su voluntad de participar preguntando si hay pequeñas maneras en las que puede ser útil para colegas y proyectos.

No:

• Sé duro contigo mismo. Recabar una solicitud en ocasiones o pedir un aplazamiento no significa que seas perezoso.
• Di que sí a más trabajo en el acto. Cómprate tiempo diciéndole a tu jefe que evaluarás tu carga de trabajo y volverás con él.
• Mantenga a sus colegas en la oscuridad cuando su jefe no escuche. Dales un aviso cuando estés bajo el agua para no erosionar la confianza.

Caso práctico #1: Ofrecer soluciones y estar abierto al asesoramiento
Un año después de su trabajo como vicepresidenta de estrategia de productos en Ceridian, Lisa Sterling fue promovida a directora del proveedor de software de recursos humanos con sede en Minneapolis. En ese momento, el plan era que ella hiciera ambos trabajos a la vez.

Pero después de unos meses Lisa se vio abrumada por la carga de trabajo. Sabía que necesitaba hablar con su jefe, David Ossip, CEO de Ceridian, pero estaba nerviosa. «Nunca antes había ido a un gerente y le dije: 'Ayúdame '», explica. «Trabajamos bien juntos, pero tenía el miedo de que [él] adivinara su decisión [de ascenderme] y sintiera que no estaba a la altura del trabajo».

Lisa comenzó la conversación diciendo lo que ella «entendía que eran las prioridades» de la organización. Quería asegurarse de que tenía claro dónde David quería que se concentrara. A continuación, le presentó una «lista exhaustiva» de los diferentes proyectos en los que participó tanto en el lado del producto como en el de RRHH. «Luego compartí dónde pensaba que estaba haciendo un buen progreso y dónde pensaba que estaba luchando», dice.

Finalmente, Lisa ofreció algunas posibles soluciones. «Este es el consejo que doy a mi equipo: 'Si vas a venir a mí con un problema, asegúrate de haber pensado en cómo lo resolverías si estuvieras sentado en mi sillón'».

En este caso, Lisa sugirió iniciativas organizativas específicas que podrían ir en segundo plano y ciertos lanzamientos de productos que podrían retrasarse temporalmente. Otra idea era contratar a un director de estrategia de producto que se hiciera cargo de una parte de sus responsabilidades.

A su jefe le gustaban ambas recomendaciones. También le dio un buen entrenamiento y consejos sobre liderazgo. «Me dijo que a medida que avanza en mi carrera, mi trabajo se refiere menos a la gestión diaria y más sobre el desarrollo de mi equipo», dice. «Me di cuenta de que estaba involucrado en demasiadas cosas. Necesitaba mejorar las capacidades de mi delegación y salir del camino para que los miembros de mi equipo pudieran hacer su trabajo».

Lisa se alegra de que haya hablado. «Me abrió los ojos», dice. «Si no hubiera pedido ayuda, nunca habría recibido este entrenamiento de nivel ejecutivo».

Caso práctico #2: Sé honesto y franco, y dispuesto a seguir adelante cuando tu jefe no sea razonable
Hace varios años, Janine Truitt trabajó como asociada de recursos humanos en un gran sistema hospitalario. La organización, que tenía su sede en Long Island, Nueva York, estaba ampliando rápidamente su número de empleados cada año, y el departamento de Recursos Humanos apenas podía mantenerse al día.

«Estaba manejando todo, desde puestos de nivel básico hasta puestos de dirección ejecutiva en 10 instalaciones», recuerda Janine. «Mi jefe también me hizo trabajar en proyectos especiales y planificar la fuerza de trabajo para expansiones hospitalarias».

Después de trabajar en el cuidado de la salud durante casi una década, se encontraba en un punto de ruptura. Pero antes de ir con su jefe, habló con sus colegas más cercanos sobre su carga de trabajo. «Hablar con ellos era más por apoyo moral que obtener el acuerdo sobre si era demasiado», dice. «Cada uno de mis colegas llevaba mucho menos de lo que yo era y sentía lástima por mí».

Le pidió a su director una reunión para discutir el asunto y fue franca y franca cuando hablaron. «Le dije que no sentía que la carga de trabajo actual fuera sostenible», dice. «Nunca me preocuparon las ramificaciones de hablar, pero me preocupaba decepcionar a mis colegas y, en última instancia, a los pacientes».

Janine sugirió varias formas posibles de mejorar la situación. Por ejemplo, sugirió que un empleado subalterno podría manejar las contrataciones de nivel de entrada, liberándola para centrarse en puestos más estratégicos. También pidió que se le introdujera en conversaciones sobre proyectos de expansión más temprano en el proceso. «De esa manera, tendría un aviso sobre las necesidades y estaría mejor capacitado para dotarlas en el futuro».

Desafortunadamente, la jefa no estaba abierta a ninguna de sus ideas. Janine se sintió frustrada y confió de nuevo en sus colegas: «Una cosa que hicimos fue hacer amigos cuando había puestos similares que llenar en las mismas instalaciones. Eso ayudó a aliviar parte de la carga».

Sin embargo, Janine dice que su plato «permaneció desbordado» hasta el día en que ella dio su renuncia. Hoy es la directora principal de innovaciones de Talent Think Innovations, la firma de consultoría de estrategia empresarial y gestión.

Ella no mira hacia atrás en su antiguo trabajo con cariño, pero aprendió una valiosa lección. «La planificación de la fuerza laboral es una de las consideraciones más importantes en la gestión de un negocio eficiente», afirma. «Si desea mantener alta la retención de sus clientes y empleados y su rotación bajo, debe asegurarse de que sus empleados no estén constantemente extendidos más allá de lo razonable».

— Escrito por Rebecca Knight