Cómo decir no a asumir más trabajo

A veces tienes demasiado en tu plato o simplemente no estás interesado en asumir un proyecto en el que te han pedido que trabajes. Puede que no tenga elección en el asunto, pero si lo hace, ¿cómo rechazar la oportunidad de una manera que no ofenda a la persona que se ofende? ¿Cómo puede evitar ser etiquetado como «no es un jugador de equipo» o «difícil de trabajar»?

Lo que dicen los expertos
Para la mayoría de nosotros, decir que no no es natural. Te sientes mal decepcionante a un colega, culpable de rechacar a tu jefe, y ansioso negando la petición de un cliente. «No quieres que te vean como 'ninguna persona'», dice Karen Dillon, coautora de¿Cómo medirá su vida? «Quieres ser visto como un 'sí persona', una 'persona de go-to', un jugador de equipo». El problema es que aceptar trabajar en demasiadas tareas y lanzarse en demasiados proyectos te deja estirado y estresado. Decir no es vital para tanto su éxito y el éxito de su organización, pero eso no hace que sea más fácil de hacer, dice Holly Weeks, el autor de Falla al comunicar. «La gente dice: 'No hay una buena manera de dar malas noticias'. Pero hay pasos que puedes tomar para que la conversación salga lo mejor posible». Aquí hay algunos consejos.

Evaluar la solicitud
Antes de responder con un «no», Dillon aconseja evaluar la solicitud primero determinando qué tan «interesante, atractiva y emocionante es la oportunidad», y luego averiguando si es factible para usted ayudar. «Piense en lo que está en su plato, si las prioridades pueden ser barajadas o si un colega podría intervenir para ayudarlo [en sus otros proyectos]», dice. «No digas que no hasta que estés seguro de que lo necesitas.» La evaluación no debe ser un esfuerzo en solitario, añade Weeks. Ella sugiere proporcionar a la persona que está haciendo la solicitud, ya sea un cliente, un compañero de trabajo o su gerente, un «contexto» sobre su carga de trabajo para que pueda «ayudarlo a evaluar la escala y el alcance» de lo que está pidiendo. Necesitas saber, por ejemplo, «¿Es esto algo pequeño que no tardará mucho? ¿O es un proyecto a largo plazo? ¿Y qué tan importante es?» Ella dice que el objetivo es que usted entienda «cuánto su decir no le va a costar a la otra persona» y que su contraparte capte las «repercusiones de lo que está pidiendo».

Sea directo
Si te das cuenta de que no tienes ni el deseo ni el ancho de banda para ayudar, y, por lo tanto, necesitas rechazar la solicitud, ser honesto y por adelantado sobre tus razones, aconseja Semanas. «Con demasiada frecuencia las personas empiezan por razones ligeras y retienen la verdadera razón por la que dicen que no porque piensan que es demasiado pesado», dice. «Pero las pequeñas y despreciables explicaciones no son persuasivas y son fácilmente golpeadas a un lado. O se encuentran como falsos». Para limitar la frustración, sé franco sobre por qué dices que no. Si eres desafiado, mantente firme, claro y en mensaje. Dillon recomienda describir su carga de trabajo y los «proyectos en su plato» diciendo algo como, «Yo sería incapaz de hacer un buen trabajo en su proyecto y mi otro trabajo sufriría».

Ofrecer una línea de vida
Para mantener una buena relación con la persona a la que estás rechazando, es fundamental «reconocer el otro lado», dice Weeks. Sé empático. Sé compasivo. Ella sugiere decir algo así como: «'Me doy cuenta de que al decir no, esta [tarea] va a ser puesta de nuevo en sus manos'. La otra persona puede no estar feliz con tu respuesta, pero él será capaz de tolerarla». Dillon sugiere ofrecer un salvavidas preguntando si hay «pequeñas maneras en las que puedes ser útil» para el proyecto. Tal vez usted pueda asistir a sesiones de lluvia de ideas, leer los primeros borradores o simplemente servir como un tablero de sonido. Incluso diciendo que no, quieres «transmitir espíritu de equipo», dice ella. Si no puedes ofrecer pequeños favores, asegúrate de tener en cuenta la óptica del lugar de trabajo. «Si estás diciendo que estás demasiado ocupado para ayudar, no te vayas temprano y no te vean tomando largos descansos conversadores en el enfriador de agua».

No seas malvado, pero no seas muy amable.
«La manera en que dices que no es tan importante», dice Dillon. «No hagas que la otra persona se sienta mal por pedirte ayuda.» Sin suspiros, sin muecas, no es... no es mi... ¿por qué no me pidas-Donna? » Sé amable, pero firme.» Cuida tu tono y tu lenguaje corporal, dice Weeks. No barajes los pies y «no uses expresiones faciales para expresar renuencia o demurral». Esfuérzese por una neutro no. También es vital que no dejes a tu contraparte con falsas esperanzas de que tu no pueda convertirse eventualmente en sí, añade. «Hay una tremenda tentación de suavizar el no para obtener una mejor respuesta», dice. «Pero cuando tu no es reacio, flexible y maleable, da la impresión de 'tal vez voy a cambiar de mente' y anima a tu homólogo a seguir presionando». Al mismo tiempo, dice, es razonable afirmar que si bien la respuesta puede ser no hoy, las cosas podrían cambiar en el futuro.

Ajusta tus expectativas
Incluso si sigue todos los pasos anteriores, debe prepararse para comentarios negativos. Tu colega o cliente «puede que no sea feliz; puede castigarte o estar perfectamente satisfecho con quemar un puente», dice Weeks. «Puedes influir en cómo reacciona la otra persona, pero no puedes controlarla». Ella sugiere «ajustar sus expectativas» en lo que usted espera lograr. No puedes complacer a todos. «No lo veas como una opción entre confrontación y preservación de una relación», dice. Dillon está de acuerdo, señalando que no deberías leer demasiado en la reacción inicial del buscador de ayuda. «Se siente frustrado. Pero puede que no sea personal. No asuma que va a estar enfadado contigo durante tres semanas».

Práctica
Para mejorar diciendo que no, Dillon sugiere practicando decirlo en voz alta, ya sea solo, a puertas cerradas o con un amigo o colega de confianza. «Escúchate a ti mismo», dice ella. Su tono debe ser claro y su comportamiento diplomático. «Quieres decir que no de una manera que haga que la gente te respete.» Decir que no es a habilidad que puedes aprender, y eventualmente será más fácil, agrega Semanas. «Piense en todas las personas que tienen que decir no para ganarse la vida: abogados, policías, árbitros, jueces», dice. «Lo hacen con dignidad. Son dueños de lo que dicen. Y son responsables de ello independientemente de los fuertes sentimientos de ambos lados».

Principios para recordar

Hacer

• Evalúe si tiene el deseo y el ancho de banda para ayudar con la solicitud y pregunte si las prioridades se pueden cambiar o hacer compensaciones
• Mostrar la voluntad de participar preguntando si hay pequeñas maneras en las que puede ser útil para el proyecto
• Practica diciendo que no en voz alta — eventualmente será más fácil

No lo hagas

• Usa un tono duro o vacilante, y no seas demasiado cortés tampoco. En su lugar, se esfuerzan por un no estable y claro
• Mantén atrás la verdadera razón por la que dices que no. Para limitar la frustración, dar razones con buen peso por delante
• Distorsiona tu mensaje o actúa tentativamente porque estás tratando de mantener feliz a tu colega. Sé honesto y asegúrate de que tu no se entienda

Caso práctico #1 — Proporcione contexto sobre por qué está diciendo que no
Katherine Hays, la fundadora y CEO de Vivoom, Cambridge, MA, compañía de publicidad móvil, dice que constantemente debe recordarse a sí misma que «decir que no es una de sus responsabilidades más importantes».

«En una startup, la oportunidad es tan grande y hay tanto que lograr que es tentador [asumir] todo», dice. «Pero si no tienes tiempo para hacer [algo] bien, estás haciendo un mal servicio a la persona a la que dijiste que sí».

Hace un par de meses, Katherine tuvo que decir no a un cliente potencial —lo llamaremos Edward — que quería usar la plataforma de Vivoom para una nueva campaña publicitaria. Normalmente esta habría sido una oportunidad privilegiada. Pero Edward quería lanzar su campaña en menos de una semana, y el equipo de Katherine normalmente necesita de dos a tres semanas para poner a un cliente en funcionamiento en su sistema.

«Soy emprendedora, así que soy optimista por naturaleza», dice. «Pero tuve que pensar a largo plazo [sobre la solicitud]. Claro, hubo una oportunidad que podría haber funcionado en ese período de tiempo, pero la esperanza no es una estrategia».

Cuando le dijo a Edward que no, reconoció por primera vez que sabía que no era lo que él quería oír. Luego explicó cómo funciona el equipo de Vivoom y proporcionó un contexto sobre por qué el proceso tarda varias semanas. Simplemente no había tiempo suficiente.

Edward retrocede. Prometió entender si los resultados de la campaña publicitaria no eran tan fuertes como podrían ser.

Pero Katherine se mantuvo firme. «Le dije que quería que su primera campaña en nuestra plataforma saliera de la puerta fuera exitosa, que si hubiera dicho que sí, se habría sentido bien a corto plazo pero no a largo plazo, [y] que queríamos trabajar en su próxima campaña».

Este enfoque la ayudó a ganar tanto su confianza como su negocio. Su primera campaña de Vivoom se lanza a principios del próximo año.

Caso práctico #2 — Evaluar su capacidad y deseo; decir no con claridad y amabilidad
Para Beth Monaghan, el director y cofundador de InkHouse, la firma de RR.PP., decir que no solía ser una lucha. Se sentiría culpable por rechacar solicitudes de colegas y clientes, pero aceptar todos ellos le dejaba sentirse estirada y abrumada.

Algo tenía que dar. Hace unos años, hizo una lista de sus tres principales objetivos personales y profesionales para el año. «Llevo la lista conmigo dondequiera que vaya», dice. «Me ayuda a decir que no más fácilmente porque veo inmediatamente si [la solicitud] encaja o no con mis objetivos. Me hace sentir menos culpable al decir que no y me hace más consciente de cómo elijo pasar mi tiempo».

Recientemente, Beth recibió una solicitud por correo electrónico de una colega, la llamaremos Susan, que dirige una organización empresarial con la que InkHouse trabaja estrechamente. Susan escribió para preguntarle a Beth si su equipo estaría dispuesto a hacer algún trabajo pro bono en especie para su organización.

Beth estaba destrozada. Por un lado, el proyecto de Susan podría ser una buena exposición para InkHouse. Por otro lado, Beth tenía sólo un cierto número de horas gratuitas, y prefería asignarlas a organizaciones relacionadas con las causas. (Los objetivos profesionales de Beth incluyen diversificar la base de clientes de InkHouse, fortalecer su presencia en la Costa Oeste y «hacer el bien en el mundo» donando tiempo y experiencia.)

Durante la fase de evaluación de Beth, también sopesó otros factores, a saber, proyectos a los que su equipo ya se había comprometido. «Sabía que si no teníamos los recursos y terminamos haciendo un mal trabajo en el evento, quemaría un puente y sería peor que decir no en primer lugar», dice.

Beth decidió rechazar la oportunidad y llamó a Susan para explicar por qué. Su objetivo era decir que no con «claridad, bondad y respeto», dice. «Fui muy honesto al respecto. Le conté mis razones. Su objetivo era digno, pero simplemente no se alineó con el mío en este momento — y ella entendió. Pero también le dije que aunque la respuesta era no ahora, las cosas podrían cambiar en un año».

— Escrito por Rebecca Knight