Cómo decidir qué tareas delegar

Resumen.

Muchos de nosotros conocemos los vaguos beneficios y el objetivo de la delegación: crear equipos que puedan compartir la carga de trabajo para que usted realice el trabajo más alto que sólo usted puede hacer. Pero en la práctica, acaparamos tareas y nos convertimos en un cuello de botella. Realice una auditoría utilizando las seis T para determinar qué tareas tienen más sentido descargar: si una tarea es pequeña, tediosa, requiere mucho tiempo, enseñable, sensible al tiempo, o simplemente eres terrible en ello, delegadla. Consulte con frecuencia (incluso diariamente) para examinar lo que está en su plato y pregunte: ¿Qué puede usted y sólo usted hacer? ¿Cómo puedes delegar el resto? Durante dos semanas, mantén una lista de todas las cosas que estás haciendo que puedan encajar en una de las seis T, y fíjate cuánto tiempo puedes liberar para tus prioridades más importantes.

¡Ping! Algo necesita tu atención. ¿Es un correo electrónico? ¿Un tuit? ¿Un texto? ¿Un recordatorio en tu teléfono? ¿Una invitación al calendario? ¡Ping! Otro.¡Ping! Ahí está ese sonido otra vez. O tal vez sea una señal visual, un ticker siempre ascendente cuenta en los iconos de la aplicación o la bandeja de entrada.

Rápido, ¿por qué no respondes ahora mismo? Dice el diablo en tu hombro digital: tu remitente estará satisfecho instantáneamente y serás recompensado con un golpe de dopamina.¡Pero espera! El ángel del otro lado se canaliza, implorando que apunten al enfoque, la estrategia, el significado y el impacto en su lugar. Un poco aturdido, regresas al centro:¿En qué estabas trabajando otra vez? ¿Qué era más importante que lo que acaba de llegar? Es difícil de recordar.

Cuando llego Ping pico— una sensación de que no tengo espacio para otra petición sin sacrificar mi cordura o mis proyectos estratégicos — me dedico un momento a centrarme en lo que más importa, y me recuerdo que no tengo que volar solo en mi trabajo diario.

Nuestro «ángel» de tareas y proyectos favoritos es el diablo de otra persona, y viceversa. Eso significa que hay alguien ahí fuera que puede deleitarse con el diablo de sus detalles. La habilidad es aprender a delegar. Incluso mejor que tú ahora. Incluso si usted piensa que ya delega efectivamente hasta cierto punto, apuesto a que tiene espacio para una mayor eficiencia y la tranquilidad resultante, ya sea en el frente del hogar o del trabajo. Todos tenemos una Ping pico Talón de Aquiles, ya sea algo tan mundano como la lavandería o tan importante como la contabilidad mensual.

Muchos de nosotros conocemos los vaguos beneficios y el objetivo de la delegación: crear equipos que puedan compartir la carga de trabajo para que usted realice el trabajo más alto que sólo usted puede hacer. Pero en la práctica, acumulamos y cuellos de botella de una variedad de miedos: el trabajo no se hará según las especificaciones, me llevará más tiempo asignar que rápidamente hacerlo yo mismo, este es el trabajo que nadie quiere hacer, costará demasiado, y si no se puede confiar en esta persona, y así sucesivamente.

Solía creer todas estas pequeñas mentiras blancas que me decía a mí mismo. Era mi perfeccionista interior hablando, levantando su cabeza y llevándome de vuelta por el camino hacia el agotamiento, donde había estado muchas veces antes. Incluso yo no soy inmune a caer en el «Pero no puedo delegar esto!» atrapar y pisar el agua de nuevo. Pero todos estos miedos son un mito.

Delegación es lo que resucitó mi negocio del borde del colapso en 2013. Delegación es lo que me ayudó a triplicar mis ingresos en 2014 de los tres años anteriores, y la delegación es lo que me ha ayudado a ganar más en lo que va de año, como escribo esto en mayo, que los tres años anteriores combinados.

La contratación de más ayuda, aunque hace una abolladura en el presupuesto, me ha ayudado mucho a ganar el costo de crear un equipo en el que sé que puedo confiar.

En un momento determinado, todo lo que se puede delegar debería serlo; con rara excepción. Realice una auditoría utilizando las seis T para determinar qué tareas tienen más sentido descargar:

Pequeño: Tareas que son tan pequeñas que parecen insignificantes de abordar, pero se suman. Nunca son importantes ni urgentes, e incluso si solo tardan unos minutos terminan sacándote del flujo de trabajo más estratégico. Por ejemplo, registrarse para una conferencia o evento, agregarlo a su calendario y reservar el hotel y el vuelo — por su cuenta, cada una de estas cosas puede no tomar mucho tiempo, pero, en conjunto, todas suman.

Tedioso: Las tareas que son relativamente simples probablemente no sean el mejor uso de su tiempo. Las tareas muy sencillas pueden (y deben) ser manejadas por cualquier persona que no sea usted. Por ejemplo, introducir manualmente una lista de 100 elementos en una hoja de cálculo y codificarla por colores, o actualizar los KPI del mazo de presentación.

Lenta: Tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, consumen mucho tiempo y no requieren que hagas el 80% inicial de la investigación. Puede intervenir fácilmente cuando la tarea esté completa en un 80% y dar aprobación, supervisión y/o dirección en los siguientes pasos.

Enseñable: Tareas que, aunque parezcan complicadas al principio y posiblemente comprenden varias subtareas más pequeñas, se pueden traducir en un sistema y pasarse junto, con usted todavía proporcionando controles de calidad y aprobación final. Por ejemplo, enseñarle a uno de sus informes directos cómo redactar el mazo de presentación para la reunión mensual de todas las manos, e incluso cómo ser el que entregue esas actualizaciones al equipo.

Terrible en: Tareas que no solo no caen en sus fortalezas, sino un área donde se siente sin equipo. Usted toma mucho más tiempo que la gente experta en esta área, y todavía produce un resultado inferior. Por ejemplo, el diseño visual de esas diapositivas de PowerPoint para la reunión del equipo, o incluso contratar a un diseñador profesional para una próxima presentación fuera de su organización, como una próxima charla de TEDx.

Sensible al tiempo: Tareas que son sensibles al tiempo pero que compiten con otras prioridades; no hay tiempo suficiente para realizarlas todas a la vez, por lo que delega una tarea importante y sensible al tiempo para que pueda realizarse paralelamente a sus otros plazos basados en proyectos. Por ejemplo, dejando su iPad en el plan después de un vuelo (como lamentablemente lo hice recientemente); trabajando para recuperarlo antes de que desaparezca completamente en el aeropuerto perdido y encontrado abismo llamando al servicio al cliente diariamente (con largos tiempos de espera). Llamar a una aerolínea para cambiar las asignaciones de asientos para el día siguiente mientras estás en reuniones de todo el día.

Uno de los diferenciadores centrales para determinar qué delegar es verificar con frecuencia (si no diariamente) para examinar lo que hay en su plato y preguntar: ¿Qué puede usted y sólo usted hacer? ¿Cómo puedes delegar el resto?

Su tarea: En el transcurso de las próximas dos semanas, tome nota de las tareas que corresponden a las 6 T anteriores (ya sea en una hoja de papel, o en un plantilla de seguimiento como esta con columnas para diferentes categorías en el hogar y el trabajo). Para obtener más ideas sobre qué delegar, echa un vistazo a esta lista de Más de 75 tareas que he delegado en el último año.

Incluso si aún no estás seguro quién para delegar en, o incluso cómo, comience capturando el qué. Entonces observa cómo tu mente (y el ángel en tu hombro de trabajo) comienzan mágicamente a crear soluciones para los próximos pasos desde ese nuevo punto de vista del espacio y la autoconciencia.

— Escrito por Jenny Blake