Cómo dar una presentación con datos pesados

La narración de datos se ha convertido en una parte poderosa del kit de herramientas de comunicación, lo que permite tanto a los periodistas como a los profesionales de marketing comunicar mensajes clave mediante el uso de datos y la visualización de datos para impulsar artículos, publicaciones de blog e informes. Pero el poder de la narración de datos no se limita a la comunicación escrita: también puede utilizar los datos para ofrecer presentaciones que sean más creíbles y visualmente más convincentes.

Saber cómo desarrollar y ofrecer una presentación basada en datos es ahora una habilidad crucial para muchos profesionales, ya que a menudo tenemos que contar a nuestros colegas una historia sobre el éxito de una nueva iniciativa, la promesa de una nueva oportunidad de negocio o el imperativo de un cambio en la estrategia, historias que son mucho más convincente cuando están respaldados por números.

En los últimos cuatro años, los datos se han convertido en una parte cada vez más grande de mis propias presentaciones, ya que con frecuencia hablo de proyectos basados en datos como el nuevas reglas para la economía colaborativa, y qué análisis de redes sociales no puede hablarte de tus clientes. He disfrutado el lujo de trabajar estrechamente con analistas de datos, diseñadores infográficos y mi propio escritor de discursos internos, lo que me ha ayudado a recoger algunos trucos sobre lo que se necesita para crear una presentación exitosa basada en datos.

Como con cualquier comunicación, comienza pensando en tu audiencia. ¿A quién le estás presentando y cuánto saben sobre el tema? Si está presentando datos sobre tres estrategias de ventas diferentes al equipo de ventas que ha estado probando esos enfoques, puede sumergirse y mostrarles lo que funcionó. Si está informando sobre ese mismo experimento a otra parte de la organización, debe proporcionar mucho contexto antes de soltar los gráficos de barras en sus vueltas; de lo contrario, lo que parece una historia clara para usted puede simplemente confundirlos. Una buena regla general es mirar la leyenda en sus gráficos: si no puede contar con que el público sepa a qué se refiere realmente cada elemento de la leyenda, debe dedicar algún tiempo a la configuración antes de llegar a los números.

Es fácil dejar que los datos superen a su presentación, así que asegúrese de conocer la historia general que está tratando de contar y utilice los gráficos con moderación para respaldar su historia. No estás tratando de someter a tu enemigo a través del gran volumen de datos que puedes aportar a tu argumento; estás usando datos estratégicamente, cuando proporcionan pruebas claras y concretas de la historia que estás contando. He descubierto que las audiencias se sienten abrumadas por diapositivas de datos consecutivas, así que trato de intersperar gráficos con diapositivas que transmiten mi punto clave usando imágenes o unas pocas palabras de texto. Mostrar una foto de un carrito de la compra, y dígale a la gente que ahora sabe qué pantallas registradora tienen más probabilidades de producir compras por impulso; entonces muestra el gráfico que muestra las cifras de ventas de diferentes artículos. Siga ese gráfico con una imagen o unas cuantas viñetas cortas que enfatice los conocimientos prácticos y las implicaciones de sus datos.

Es raro que alguien retenga todos los números reales en su presentación, así que piense en el palabras que capturan la idea, el conocimiento o la conclusión a la que desea que se aferren. En lugar de simplemente arrojar un gráfico de barras que muestre los niveles de participación de los empleados frente a los diferentes arreglos de trabajo, construya ese gráfico clave con una historia sobre el impacto de los arreglos de trabajo en la satisfacción de los empleados, ilustrado por ejemplos humanos reales, si es posible.

Y si hay un solo número que realmente capte su punto clave, como «los empleados que trabajan desde casa 1 día a la semana son 30% más felices que el resto de nuestra fuerza laboral», entonces no solo haga que ese gráfico, sino ese punto de datos específico sea muy prominente en su mazo. Resalte en el gráfico correspondiente y considere darle a ese único punto de datos su propia diapositiva o viñeta en su conclusión.

Mientras presente, recuerde que la gente toma algún tiempo para digerir un gráfico o una tabla de datos. Tómate el tiempo para deletrear la historia que ves en los datos para que quede claro para alguien que no ha ha estado haciendo un porche sobre ese conjunto de datos durante las últimas seis semanas. Una simple declaración como «en todas las regiones excepto el suroeste, el correo electrónico supera las llamadas telefónicas como una forma de generar clientes potenciales; en el noreste, el 5% de los correos electrónicos recibe una respuesta, frente a solo el 3% de las llamadas telefónicas» ayudará a la gente a entender lo que están viendo y cómo se supone que deben leer su gráfico. Hable más despacio de lo que suele hacer, y considere hacer una pausa por un momento a mitad del gráfico, para permitir que la gente tenga tiempo para absorber los datos; incluso si prefiere esperar hasta el final de su presentación para preguntas, pregunte si alguien necesita que aclare el gráfico.

Aunque las declaraciones aclaratorias son útiles, eso no significa que pueda descuidar los objetos visuales. Si todo lo que hace es producir sus gráficos con una herramienta como Infogr.am o Tableau, ambas de las cuales producirán gráficos que se ven mucho mejor que lo que escupe Excel, mejorará inmediatamente sus presentaciones basadas en datos. Sin embargo, es posible que tenga que reestructurar o volver a formatear los gráficos para que funcionen en pantalla. Incluso si ha utilizado el sombreado para diferenciar entre categorías en un documento impreso, será más fácil para los usuarios distinguir entre categorías en pantalla si se muestran en colores diferentes y contrastantes.

Asegúrese de que sus etiquetas de leyenda y datos estén impresas en una fuente grande y visible; si ha utilizado una herramienta de diseño infográfico como Infogr.am, que genera gráficos hermosos pero no le permite ajustar los tamaños de fuente, tendrá que agregar sus propias etiquetas más grandes cuando esté produciendo su mazo final. (Mi truco es crear esas etiquetas como cuadros de texto individuales en el color de las columnas del gráfico, para que pueda colocarlas encima de mis columnas y ocultar las etiquetas originales).

Si no cuenta con el apoyo de un diseñador infográfico en la creación de sus gráficos, familiarícese con las reglas básicas de una buena visualización de datos, como tipos de gráficos para usar para diferentes propósitos. Y asegúrate de que no violas ninguna principios de visualización de datos cuando exprime los datos en una diapositiva: si simplemente no puede ajustar todo el gráfico en una sola diapositiva de una manera legible, es mejor mostrar los resaltados que poner en peligro la claridad de los datos. Un gráfico de columnas que muestra ocho categorías de columnas agrupadas va a estar muy lleno, pero no se atreva a convertirlo en un conjunto de gráficos circulares en su lugar: si hay valor en comparar categorías, desea mantenerlo como un gráfico de barras donde todas las categorías están alineadas en una sola línea base. Tal vez no realmente necesitan mostrar las ocho categorías — sólo las cinco más importantes. O tal vez tenga que dividir su gráfico en dos diapositivas sucesivas; si es así, organice sus categorías para que las categorías más estrechamente relacionadas se mantengan juntas en cada diapositiva.

Por último, tiene mucho valor dejar a las personas con una copia física (o virtual) de sus gráficos, para que puedan ver los números más de cerca después de su presentación. Dado que los mazos e informes basados en datos tienden a circular, asegúrese de que cualquier gráfico que incluya pueda mantenerse por su cuenta, sin que usted hable con ellos: anote el origen de sus datos, deje clara su leyenda y anote sus gráficos con llamadas que muestren a la gente cómo dar sentido a un punto de datos específico («7 en 10 los clientes eligieron el paquete azul»).

Si esto está empezando a sonar desalentador, no deje que una visión del informe de presentación basado en datos ideal le impida usar datos para presentar su trabajo o ideas a colegas o compañeros. Con la narración de datos, los estándares excesivamente altos pueden impedir que aprovechemos la oportunidad de mejorar una buena historia al respaldarla con evidencia cuantitativa.

No es necesario tener el conjunto de datos perfecto ni las infografías más bellas del mundo para convertir la narración de datos en una parte valiosa de su caja de herramientas de comunicaciones. Todo lo que necesitas es derribar la pared que mantiene las matemáticas en una parte de tu cerebro, y contar historias en otra.

— Escrito por Alexandra Samuel