Cómo crear una presentación híbrida

Resumen.

¿Qué pueden hacer los líderes para que las presentaciones híbridas sean más inclusivas y tengan más éxito? ¿Qué podemos hacer para garantizar que todos los participantes, tanto remotos como presenciales, no solo se sientan incluidos y abordados, sino que puedan participar plenamente y aportar el máximo valor a la discusión? Los autores ofrecen siete estrategias para que los presentadores y los líderes de reuniones involucren de manera más eficaz a todos en su audiencia híbrida.

Hace poco hablamos con un CEO que estaba ansioso por hablar en público en la oficina híbrida. «Cuando hago presentaciones ahora, es sencillo. Todo el mundo está en Zoom», nos dijo. «¿Qué pasa cuando algunas personas regresan mientras otras siguen trabajando desde casa?»

Su ansiedad tiene sentido. Si bien las presentaciones de Zoom distan mucho de ser ideales, al menos la audiencia está en igualdad de condiciones. Literalmente, las cajas de la pantalla tienen exactamente las mismas dimensiones. Las presentaciones híbridas, por otro lado, corren el riesgo de poner en grave desventaja a los participantes remotos. Una razón importante tiene que ver con la energía que se crea cuando estamos juntos físicamente, y la energía que falta cuando no estamos. Derivamos nuestra energía compartida en parte de las señales no verbales que ocurren cuando estamos juntos en la sala. Las miradas de conocimiento, las expresiones faciales, el contacto visual personal son parte de lo que hace que la conversación fluya de forma más natural. Esto está ausente tangiblemente en línea, y la falta de energía compartida entre los participantes remotos puede ser enervante (de ahí uno de los factores de fatiga del zoom).

Los líderes corporativos que buscan hacer que las presentaciones híbridas sean más inclusivas, enérgicas y exitosas pueden buscar orientación en el aula. Durante los primeros días de la pandemia y los confinamientos, trabajamos con varios profesores y educadores que buscaban mejorar sus habilidades para hablar en pantalla y su presencia. Este año académico, cuando algunos niños regresaron a la escuela, hemos visto algunos maestros notables el desafío de enseñar eficazmente a aulas híbridas.

Hace poco tuvimos el privilegio de presenciar a uno de ellos en acción. Esta maestra de séptimo grado de Bethesda enseñaba poesía a una clase híbrida. Inmediatamente nos llamó la atención su energía. Su cuerpo estaba en constante movimiento y sus ojos se movían sin problemas de la pantalla hacia los rostros de la habitación. También animó a los niños a moverse, pidiendo que levantaran las manos o que los niños a distancia se levantaran para leer. Aún más importante, asignó pequeños grupos de trabajo donde los niños remotos y en pantalla trabajaban juntos. A pesar de ser híbrido, la clase era una.

A continuación se presentan siete estrategias para que los presentadores y los líderes de reuniones participen de manera más eficaz en su audiencia híbrida:

1. Concéntrate en lo positivo.

En lugar de centrarse en las responsabilidades de la reunión híbrida, céntrese en el valor que cada persona puede aportar. Pregúntese cómo pueden beneficiarse tanto los participantes remotos como los presenciales al escuchar su presentación. ¿Y cómo podría enriquecerse toda la experiencia con una audiencia híbrida? Una mentalidad positiva te ayudará a hacer que cada persona sea esencial para la presentación. Además, esa mentalidad es contagiosa. El presentador marca el tono de toda la experiencia. Si el presentador cree y expresa entusiasmo sobre la experiencia híbrida, esto influirá positivamente en la experiencia de la audiencia.

2. Exigir que las cámaras estén encendidas.

En las reuniones híbridas, es más importante que nunca que los participantes remotos enciendan sus cámaras para mostrar su presencia completa. También es fundamental que el presentador sea capaz de interactuar visualmente con toda la audiencia, no solo con los presentes en la sala.

Para nivelar aún más el campo de juego, considere pedir a los participantes presenciales que traigan sus computadoras portátiles y enciendan sus cámaras, manteniéndose en silencio cuando no hablan. También puede ser útil tener una pantalla delante de la sala para que todos puedan ver a los participantes remotos.

3. Haz contacto visual directo.

Comience su presentación mirando primero deliberada y directamente a la cámara. Esto envía a todo el grupo un mensaje de que las personas de Zoom son críticas. Intenta enfocarte en la cámara como si estuvieras haciendo contacto con una persona. Luego, a lo largo de la presentación, continúa cambiando entre mirar a las personas en la sala o devolver el enfoque a la cámara.

4. Muévete para incluir a todos.

Cuando empiece la presentación, avanza hacia la cámara para ayudar a los participantes remotos a sentirse conectados con lo que está sucediendo en la sala. Mientras continúas hablando, muévete a propósito hacia las personas de la sala y luego vuelve a la cámara. Pero asegúrate de tener en cuenta el marco de la cámara. No querrás aventurarte demasiado lejos de la toma. Este movimiento de ida y vuelta comunica una mayor inclusividad y hace que los participantes, tanto dentro como fuera de la sala, se sientan más conectados entre sí.

Considere también la posibilidad de destacar. Si alguien en la habitación está hablando, levante la cámara (portátil) y acérquela al altavoz (si no ha traído la suya). Esto les recuerda a las personas que están en la sala que sus colegas remotos forman parte de la sala.

5. Atrae emocionalmente a los participantes remotos.

El modelo híbrido no tiene por qué ser una experiencia pasiva para quienes están llamando. Es fundamental ayudarles a sentirse escuchados y vistos. Saluda personalmente a los participantes virtuales al comienzo de la sesión. Y continúe abordándolos e involucrándolos a lo largo de la presentación. Es más fácil decirlo que hacerlo. Los presentadores pueden tener las mejores intenciones, pero su atención se dirige naturalmente hacia las personas que están en la sala. Designe momentos específicos en la presentación para hablar directamente con los participantes remotos e incorpore en el contenido los mensajes dirigidos específicamente a las personas que marcan.

6. Fomente la colaboración híbrida

Al dividir una presentación más grande en grupos más pequeños, la tentación es colocar a las personas presenciales y remotas en grupos separados. Esto refuerza la noción de que los dos son grupos separados en lugar de un grupo que trabaja juntos. En su lugar, intenta mezclarlo. Que los participantes virtuales y presenciales trabajen juntos.

7. Mantenlo breve.

Zoom nos ha obligado a perder menos tiempo en las presentaciones. Cuando volvamos a la habitación, resiste la tentación de hablar más tiempo. Mantenga las presentaciones híbridas lo más breves y eficientes posible. Intente hacer el tiempo de la reunión basándose en los niveles de energía de los participantes remotos. Al final, todo el mundo lo apreciará.

Una de las ventajas potenciales de las presentaciones híbridas es que todos participan desde su ubicación preferida. El profesor de séptimo grado nos dijo que esto ha creado una mayor equidad en su aula y que su clase se ha enriquecido con el aprendizaje de cada alumno desde su lugar de máximo rendimiento. Esta mentalidad es inspiradora, tanto para sus alumnos como para los líderes empresariales. A medida que nos adentramos en esta próxima era de presentaciones híbridas, sigamos su ejemplo y esforcemos por crear un entorno inclusivo y energizante para cada persona de la audiencia.

— Escrito por Sarah Gershman Sarah Gershman Rae Ringel