Cómo crear un programa de pasantías virtuales exitosas

La pandemia requería que las empresas de todo el mundo se volvieran ágiles aparentemente de la noche a la mañana para salvaguardar eficazmente el bienestar de los empleados y mantener su negocio en marcha. En Intel, esto incluyó mantener nuestro sólido historial de asociación con colegios y universidades para ofrecer a los estudiantes un programa de pasantías altamente valorado, a pesar de las limitaciones del trabajo presencial.

Los programas de pasantías han desempeñado un papel fundamental en nuestra empresa; reflejan nuestro compromiso de invertir en el desarrollo de las habilidades de los futuros trabajadores y son un componente vital de nuestra cartera de talentos. Cuando la pandemia amenazó nuestra capacidad para ejecutar nuestro programa tradicional, creamos un programa virtual de pasantías para estudiantes de pregrado y posgrado en las unidades de ingeniería, diseño, marketing, finanzas y otras unidades de negocio de Intel. Para nuestra sorpresa, rivalizó, e incluso superó, lo que las prácticas tradicionales tenían que ofrecer, dando a los estudiantes la flexibilidad de trabajar donde fuera más conveniente y permitirles conectarse con compañeros, mentores y ejecutivos de todo el mundo.

Al dar un paso atrás para comprender los desafíos clave de nuestro entorno de trabajo desde casa y escuchar las necesidades de las partes interesadas internas, Intel trabajó rápidamente para diseñar un programa de pasantías virtuales para más de 5.700 participantes en 32 países. Una vez finalizados los tres meses del programa de verano, el 98% de los participantes respondieron que recomendarían trabajar en Intel a un amigo o familiar, lo que resultó en nuestro ranking más alto de la historia de la pasante estadounidense Glassdoor, y casi la mitad de los pasantes elegibles se comprometieron a unirse a nosotros para un puesto de tiempo completo en su graduación. La respuesta positiva a nuestro primer programa virtual nos ha alentado a continuar con un programa solo en línea hasta septiembre de 2021, ya que el mundo vuelve lentamente a un estado de normalidad.

Aunque obviamente los programas de pasantías varían enormemente, los pasos que tomamos en Intel para maximizar el valor de nuestra iniciativa virtual pueden servir de guía para otros que deseen hacer lo mismo.

Escucha, escucha, escucha.

Antes de comenzar a reclutar a su nueva clase de pasantes y planificar cómo se verá el programa, es importante aprender todo lo que pueda acerca de los sentimientos de los estudiantes que buscan pasantías. Trate a sus pasantes y a sus partes interesadas internas como clientes y busque de forma proactiva comprender sus deseos y necesidades. Invierta en investigación y servicios de terceros para recopilar información adicional y utilizar los conocimientos para dar forma a su programa.

En consecuencia, antes de comenzar a diseñar la estructura de nuestro nuevo programa, solicitamos la aportación de pasantes existentes que estarían en transición al programa virtual a través de puntos de contacto regulares y encuestas formales y anónimas. Como era de esperar, descubrimos que los estudiantes estaban aceptando una experiencia virtual, pero aún así tenían un fuerte deseo de las oportunidades de networking que normalmente sólo provienen de los programas de pasantías tradicionales. También buscamos programas de MBA en línea donde lo digital era la norma antes de la pandemia y trabajamos para incorporar las cosas que hicieron con mayor éxito. Esto incluyó asegurarse de que los estudiantes tuvieran una cohorte designada al entrar en el programa y permitirles mostrar a otros becarios los proyectos en los que trabajaron.

También nos esforzamos por refinar el programa mientras se estaba ejecutando. Realizamos encuestas después de actividades y eventos, así como al final del programa, y personalmente consultamos con las partes interesadas de forma regular para comprender sus sentimientos hacia el programa. Como resultado de estas conversaciones, aprendimos que los pasantes disfrutaban particularmente de actividades de networking y trabajando junto a otros pasantes y empleados en proyectos desafiantes. Sin embargo, tendieron a no gustarles grandes reuniones grupales que no dejaban espacio para la colaboración. En respuesta, reconsideramos nuestro enfoque de celebrar reuniones de grupo para todos los pasantes y priorizamos reuniones virtuales más pequeñas que permiten una mayor participación.

Crear sustitutos para el compromiso natural en persona

Además de planificar para garantizar que sus partes interesadas reciban el máximo valor de su programa, también debe estructurar su pasantía virtual para que posibilite experiencias o interacciones que se producirían naturalmente en la configuración de la oficina. Por ejemplo, los estudiantes en edad universitaria suelen ser nuevos para trabajar en un entorno profesional. La eliminación de la experiencia en persona hace que sea difícil para ellos adaptarse y comprender los conceptos básicos observando a los demás. En consecuencia, es fundamental que las pasantías virtuales lleven a cabo una extensa sesión de capacitación al comienzo del programa para hacer presentaciones entre los pasantes y sus gerentes, proporcionar una visión general del programa, compartir las mejores prácticas para el trabajo remoto y establecer expectativas.

En un entorno de trabajo remoto, es especialmente importante crear un entorno interactivo que fomente el trabajo en equipo entre los pasantes y sus gerentes, a pesar de las barreras físicas. Asegúrese de que cada pasante tenga un empleado de tiempo completo designado para guiarlo a través del programa y proporcionar puntos de contacto virtuales para discutir la carga de trabajo del pasante, así como su desarrollo profesional y sus objetivos. Además de hacerlo, dividimos cohortes de pasantes en pequeños grupos de pares, creando un mayor sentido de camaradería y apoyo, y algunos departamentos de Intel adoptaron un sistema de amigos internos que combinaba a dos participantes.

Como sustituto de las conversaciones de «enfriador de agua» en la oficina, creamos una actividad mensual de redes de velocidad, que permitió a los pasantes reservar sesiones de 15 minutos para reunirse con otros pasantes y empleados. También dimos a los pasantes la oportunidad de pasar una hora con empleados a tiempo completo para tomar café y coaching de forma más formal. A través de este proceso, contratamos a 150 empleados, desde nuevos graduados universitarios hasta directores sénior de casi todas las unidades de negocio de Intel, para que presenten su biografía para que los pasantes la revisen y elijan con qué representante les gustaría chatear. Esto dio a los pasantes la posibilidad de conectarse con los empleados en función de cómo sus antecedentes y su trabajo en Intel resonaron con sus propios intereses personales y objetivos profesionales.

También tratamos de exponer a los internos al lado extracurricular de nuestra cultura de oficina. Por ejemplo, Intel alentó a sus pasantes a crear sus propios clubes y proporcionó fondos para ayudarlo a facilitarlo. Para apoyar a un club dedicado a los aficionados a los cómics, Intel invitó a los escritores de cómics a hablar virtualmente con los miembros, ofreció a los participantes una suscripción a la revista de cómics y financió almuerzos del club. Intel también ofreció a los pasantes oportunidades de voluntariado virtualmente con organizaciones sin fines de lucro. A través de una iniciativa con la Cruz Roja, se reclutó a pasantes para ayudar a cartografiar zonas remotas en países del tercer mundo a fin de mejorar las respuestas a los desastres.

Aproveche las ventajas de Virtual

Hay algunas oportunidades que sólo el entorno digital hace posible. Para promover las interacciones entre los pasantes y aumentar su productividad, las empresas pueden gamificar tareas y actividades con incentivos para la participación, aprovechando herramientas como las redes sociales. Por ejemplo, Intel desarrolló el Programa Intel Passport, que permitió a los participantes obtener insignias y recompensas, incluido un codiciado almuerzo virtual con nuestro CEO, por completar actividades específicas, como la creación de un blog para que Intel distribuyera o compartiera una publicación social sobre la tecnología Intel.

El entorno virtual también ofrece formas de reforzar la diversidad y la inclusividad eliminando las limitaciones geográficas o de accesibilidad del mundo físico. Aunque el vasto programa de Intel ha incluido históricamente un amplio y diverso conjunto de pasantes, la experiencia virtual nos permitió agrupar a participantes de diferentes ámbitos sociales para enriquecer su experiencia colectiva.

Por otra parte, dado que la pandemia redujo considerablemente la cantidad de viajes ejecutivos, nuestros líderes estuvieron más disponibles para interactuar con los pasantes, lo que resultó en uno de los elementos más positivos de nuestro programa virtual. Invitamos a ejecutivos de toda la empresa a hablar con pasantes a través de preguntas y respuestas en vivo en línea y otros eventos virtuales, proporcionando a los pasantes más acceso a líderes de alto nivel que en años anteriores, al tiempo que les proporcionamos información valiosa sobre la estrategia y las prioridades de la empresa.

Al diseñar y ejecutar cuidadosamente un programa que abordó las necesidades de todas las partes interesadas, pudimos crear un programa de pasantías altamente exitoso. Con una preparación adecuada, un enfoque continuo centrado en la mejora y un compromiso de toda la empresa con el éxito del programa, otras empresas también pueden hacerlo.